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テレワーク・リモートワーク時代に適応するニューノーマルの社内コミュニケーションとは

2021.02.28
オフィスのミカタ編集部【PR】

 新型コロナウイルス感染症の影響で多くの人がテレワークを余儀なくされた。
 「ブラビア」を始め、数々のソニー製品の設計・開発・製造を担うソニーホームエンタテインメント&サウンドプロダクツ株式会社 (以下、SHES)や、ソニー製品の販売を担うソニーマーケティング株式会社でも、テレワークが大幅に普及した。どのようなマネジメントでこの状況に適応していったのか。
 ニューノーマル時代のオンライン・オフライン会議の使い分けについて、SHES 企画・設計部門の佐藤智之 統括部長とソニーマーケティング株式会社 法人営業部の樺山拓 統括部長に話を伺った。

ニューノーマルに急激に浸透したテレワーク

 「みんな『出社が必要な業務はどうしたらいいんだ』という感覚だった」――。佐藤氏は、緊急事態宣言が発令された当時の状況をこう振り返る。
 SHESでテレワーク制度が始まったのは、「働き方改革」が社会に浸透した数年前のこと。だが、製品の設計や試作評価のための測定機器は大型のものもあり、エンジニアなどほとんどの社員が出社していた。
 
 そこに昨年春、政府の緊急事態宣言が発出され、現場は対応を迫られた。

工程を止めないためにできる限りのことをした

 会社として「テレワーク体制に移行する」と決めてからの動きは早かった。その日のうちに現場まで具体的な指示が伝わり、行動に移った。

 仕事に必要な機器はできるだけ社員の自宅に配送。必要なソフトに自宅からアクセスできるよう管理権限を変えるなど、テレワークができる環境を整備した。どうしても出勤が必要な社員は時差出勤の上、オフィスに入る際には検温や手指消毒など対策を徹底した。

 「初の経験で手探りな部分もあったが、分からないことがあればすぐ情報共有・協議して工程が止まらないよう動いた」(佐藤氏)

 人の動きが制限され、国内外の他拠点や、協力会社との連携も課題になった。協力して作成する試作品の検査は、細かい傷や歪みを見落とさないよう、担当者による実物の確認が欠かせなかったからだ。そこで役に立ったのは高性能のカメラだ。Web会議の際、海外拠点を巻き込んで、高解像度での試作品の確認が可能になった。

管理職から積極的に話を振るWeb会議

 社内コミュニケーションも難しい対応を迫られた。会議室ではできていた、互いに顔を見ながらのコミュニケーションがなくなったことで「会議でコメントするタイミングが分からず遠慮してしまう。上司が出席する場ではなおさら」という意見があったという。ただ、一部の会議は他部署も出席しており、販売状況や商品に関するフィードバックなどが共有され、それらに関して協議できる、製品作りにとって重要な場だ。

 そこで、意図的に管理職から話を振ったり、Web会議の挙手機能を使ったりと、上手くいくように工夫しながら仕組みづくりを実施。できるだけ従来の会議のように意見が出やすい環境を整えた。

重視した「雑談」

 出社するときは当たり前だった「雑談」ができなくなったことも、課題となった。

 「テレワークによって『そういえばさ』という気軽なコミュニケーションができなくなり、マネジメント層からするといろいろな情報を能動的に取りに行かなくてはいけなくなった」そこで、週に1回実施していた部長と課長の会議を2、3回と増やし、現場のメンバーとの1対1のコミュニケーションも増やした。

 「現場を理解しないと、指示も届かなくなる。『最近どう?』という他愛ない会話も大事」だという。

他部署交流会で連携を深める

 佐藤氏が難しさを痛感しているのが、新入社員教育だ。従来は、小さな疑問や質問があれば聞きたい情報を持っている人のもとへ行き、対面のコミュニケーションを図ることができたし、オフィスで先輩社員が話していることを自然と耳にすることができた。

 「テレビ事業でいうと、いろいろな知識や人とのつながりがある人は、仕事の進み方が全然違う。『このことならあの人に聞けばいい』ということを知っているので、他の社員も巻き込みながら業務を推進していける」と佐藤氏。そこで新たに実施したのはオンラインでの他部署交流会だ。

 交流会では「次世代のテレビに必要なものは何か」といったお題を出し、他部署の社員との会話が必然的に生まれる状況を意図的に作り出すという。

 だがなお、佐藤氏は改善が必要だと実感している。「人との信頼関係を構築するのは業務上の会話だけでは不十分だと思っている。もっと工夫して改善していきたい」と話す。

上司が現場を分かっている ことが重要

 なぜ、これらの動きが素早くとれたのか。佐藤氏は「トップマネジメントの人が現場を分かっていたことが大きい」と話す。トップの指示が現場に浸透するには、現場の動きを理解していることが重要で、経営観点とのバランスも図る必要がある。「『こうしなければならない』ということがなく、柔軟性を持たせてくれていた。『トップはこう言っているけど、現場ではこんなことできないよ』というギャップの発生も防ぐことができた」

ニューノーマルへの対応で 発見した効率性

 一方で、コロナ禍だからこその発見もあった。

 「コロナの問題が解消されても良いところは残すべき」と佐藤氏。テレワークにより、通勤時間分のロスが消えた。会議に出席するべき人や業務全体を見直したことで、効率性もアップ。世界中の拠点とボーダーレスにコミュニケーションができることも分かった。

 この経験は、製品作りにそのまま生かせると実感している。「コロナで、人々の嗜好も価値観も変わった。そんな中で、僕らに何ができるのかをもっと考えていきたい」。

オンライン・オフライン会議の使い分け

 続いて、ソニーマーケティング株式会社で法人営業部を統括する樺山氏に話を伺った。

 設計・開発・製造を担うSHESに対して、販売を行うソニーマーケティングでは業務の特性上、オフィスの映像音響機器を検討しているお客様への提案やディスカッション、社内のコミュニケーションが多くなる。

 テレワークの普及によりオンラインコミュニケーションが増えた現在、従来の対面によるコミュニケーションとオンラインコミュニケーションはどう使い分けていくべきか。長年、オフィス設備の提案を通して、企業の働き方改革に伴走してきた法人営業部の樺山氏はこう説明する。

 「オンラインは、タスクベースで話す目的が明確に決まっているもの。オフラインはアウトプットが想定を超えてくることもある」

 オンラインでは、事前に議題が設定されており、必要な時間も事前に決まっている場合が多い。一方オフラインでは、枠にはまらないコミュニケーションが起こるし、顔が見えるため意見も出しやすい。そこに気付きや発見が生まれる。

 会議の目的によって、オンライン・オフラインのどちらかを決めるべきだという。樺山氏は「私自身、営業をしていて、去年はほとんどオンラインコミュニケーションに限られた時期もあったが、オンラインだけでは達しなかったアウトプットもあったと実感している。今はどのようなコミュニケーションで新しい気付きや雑談をつくっていくかを検討している」と話す。

大画面・高画質のブラビアは「コミュニケーションの窓」 になる

 こうした中、法人向けブラビアをWeb会議で使用する目的は、「オンライン会議をオフラインに近づけること」と樺山氏。「たとえ新型コロナウイルス感染症の脅威が過ぎたとしても、オンラインとオフラインの良いとこ取りをした、ハイブリッドなコミュニケーションは残る」と言い、「クライアントとの商談でもそれを実感している」という。「これまで、オフィスでの対面の会議ではディスプレイに資料だけを表示していたが、テレワーク組と出社組が混在するWeb会議では、資料に加え、相手の顔や参加者一覧、チャットなどをマルチに表示する機会が増えている。大画面・高画質・広視野角の法人向けブラビアなら、テレワーク組と出社組、それぞれをつなぐ『コミュニケーションの窓』になれると考えている」(樺山氏)

リモコン不要、すぐに始まる会議

 法人向けブラビア 「会議用ディスプレイパック」は、オフィスでの使い方に特化した専用パッケージモデルだ。

 例えば、ブラビアはHDMIをPCにつなぐだけでスイッチがオンになり、即画面が映る。会議を始めるために、リモコンを探したり、操作に手間取ったりといった無駄な時間が必要ない。バックオフィス担当者は、これまでかかっていたリモコンの管理業務が不要になる。

 さらに、ブラビアがPCと接続されていない時は、「デジタルサイネージ」を表示することができる。「ノー残業デー」「アルコール消毒しましょう」といった社内への呼び掛けを映し出すことが可能だ。デジタルサイネージの表示は任意のURLにつなげて、担当者がテレワーク中でも表示を更新することができる。

クライアントやパートナー企業と対話し、高画質に磨きをかける

 法人向けブラビアは「コミュニケーションの窓」としての目的以外でも、製造業・アパレル業・化粧品メーカーなどの企業でも高く評価され、採用されている。

 樺山氏によると、ブラビアは色の表現力が豊かで、素材やデザインを検討する際に重要な、質感や色味の確認がしっかりできるからだという。

 高画質へのこだわりは強い。設計段階では、テレビ局やゲームのメーカー、オフィスファシリティに一緒に取り組んでいるパートナーなどと協議する。要望を聞き、期待に応え続けている。「ソニーグループはクリエイティビティとテクノロジーの力で世界を感動で満たすという哲学がコアにある」と樺山氏。この結果は「画質エンジン」というブラビアの「頭脳」にインプットされ、画質や音質といった形で表れている。

 サイズも24インチから98インチまで幅広く取り揃えており、用途やスペースの広さに合わせた導入が可能だ。お客様に合わせたご提案を行い、クライアントに納得してもらえたら本格導入するという流れをとっている。

 テレワークが常態化する中、Web会議の質を高める重要度は拡大している。ニューノーマル時代のオンライン会議で、ブラビアが果たす役割は大きい。

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