ワークフローシステムの導入方法、メリット・デメリットを解説！

コロナ禍で、テレワークをはじめとする就業環境の変化が起こる中、各種申請や決裁といったワークフローが出社前提となっていることにお困り方も多いのではないだろうか？そこで今注目を集めているのが、決裁を電子化するワークフローシステムの存在だ。本記事では、ワークフローの整備にお悩みの方に向けて、ワークフローシステム導入の成功・失敗のポイントや、導入の手順などを詳しく解説する。

目次

■ワークフローとは

■ワークフローシステム導入で成功するためのポイント

■ワークフローシステム導入が失敗してしまう要因

■ワークフローシステムの導入手順・全社化のステップ

■ワークフローシステムの導入は慎重に。一括資料DLで各サービスを比較

ワークフローとは

ワークフローとは、業務を進めるための一連の流れのことを指す。

一例として、必要な備品を購入したいとなれば、
　1.申請者が申請書を作成して、直属の上司に提出
　2.直属の上司が承認後、管理部門の責任者に申請
　3.管理部門の責任者が承認後、購買の担当者に共有
　4.購買の担当者が実際に購入
といった決められた手順を踏むだろう。これがワークフローである。

発注業務以外にも、勤怠管理や休暇の取得、稟議など、さまざまな場面でワークフローが回っている。申請の内容によって承認者やステップが変わったり、金額や経費科目などの条件によって承認ルートが変わったりするケースもあるだろう。

ワークフローシステムは、こうしたさまざまな申請書類を電子化し、決められたワークフローを自動で回していくことで、業務の流れをスムーズに、スピーディーにするシステムだ。

また、以下の記事ではワークフローシステムを導入することのメリットとデメリットについて詳しく解説している。ぜひ一読してほしい。
■ワークフローシステムとは？ サービス・ツールの選び方

ワークフローシステム導入で成功するためのポイント

ここでは、ワークフローシステムの導入を成功させるために、留意したい観点を解説する。

システムベンダーから要件定義やツールのレクチャーを受ける
システム導入前に、システムベンダーからの提案やレクチャーを受ける時間を作るようにしよう。というのも、直接説明を受けることで、具体的な運用の方針を固めるとともに、ツールの導入により当初期待していた目的の達成が可能かどうかを検討することで、ツールに求められる要件や伴うワークフローの見直しを効果的に進めることができる。

導入前にワークフローの再設計をする
システムの導入前に、ワークフローの見直しが大切だ。

ワークフローの再設計をせずにシステムを導入したために、既存のワークフローが複雑で、導入したシステムではそのワークフローを実現できない可能性もある。

特に、紙での運用をしていた場合では、フローが曖昧・複雑でも人が考えて対処が可能だが、システムで運用する場合は、明確にワークフローを定義しないと業務が止まってしまうことも起こるだろう。

そのため、事前に既存のワークフローを図式化し、どの部分に課題があるのかを再検討し、シンプルなワークフローを再設計するべきだ。

相談窓口・ヘルプデスクを社内で一本化する
社員自身が意識することなく円滑に業務を行える状態を維持するのが理想的だが、組織内にサポート窓口がないと、システムのエラーやツールの使い方がわからない際にマニュアル片手に自分でトラブルを解決しなければならず、解決までに長い時間がかかってしまう。

組織内のサポート窓口を設置し一本化することで、過去に社内で同様のトラブルが起こっていた内容を一元化し過去のトラブルとその対応の履歴から解決ができるようになり、全社での業務の効率化が進められる。

ワークフローシステム導入が失敗してしまう要因

ここでは、ワークフローシステムの導入を失敗させないために、考慮したい観点を解説する。

機能が豊富すぎて使いこなせない
自社の要件に見合わない高機能なワークフローシステムの導入は、設定や運用に時間がかかるだろう。そもそも全ての機能を全員が最大限に活用することは難しく、結果として従来のワークフローが適していたという意見が現場から出ることや、使い勝手が悪い場合にはかえって業務効率が落ちるため、気をつける必要がある。

コストとのバランスが取れない
複雑なワークフローがないのに、多機能なシステムを導入すると無駄な作業が逆に多くなり、費用に対して導入効果が見込めないと判断されてしまう場合もある。

自社のニーズや規模に合わせたシステムの選択やカスタマイズの柔軟性が重要だが、使用しない機能を予め要件から排除をしないとワークフローのプロセスに無駄が生じ、複雑なシステムであればあるほど、社員教育にかけるランニングコストもかさんでしまうだろう。

既存システムや外部連携できないツールを選んでしまう
給与計算ソフトや会計ソフト、販売管理システムなどを利用している企業は多いが、ワークフローシステムを導入しても、他のソフトとのデータ連携が不足していれば、業務の効率は向上しない。特にデータをシステム同士で一本化できない場合、手作業でのデータの入力や付け合せ作業が発生するために、業務の負荷やミスが増加してしまうだろう。

ワークフローシステムの導入手順・全社化のステップ

最後に、ワークフローシステムを浸透・定着させるためのポイントと流れをお伝えしよう。

会社・部門の現場での課題を把握する
まず1つ目のポイントは、現場の課題を把握することだ。

各部門にどのようなワークフローがあるのか、それぞれどのような承認ルートなのかを把握することはもちろんのこと、ワークフローを回す中での課題を拾い上げてみよう。
申請者／決裁者／管理部門など、役割によっても異なる課題を感じているケースも多いだろう。そうした現場の生の声を拾い上げることで、業務改善や効率化のポイントを洗い出すことが重要だ。

抽出した課題を分析してワークフロー自体を再構築
2つ目のポイントは、ワークフロー自体の再構築。現場から拾い上げた課題を分析して、ワークフローに反映していこう。

例えば申請フォーマットを改変することで、不要な項目を整理したり、入力規則を設けてミスを削減したり、上司が申請書にない内容を口頭で確認する手間を省いたりできるかもしれない。承認ルートの再設計・可視化することで、無駄を省けることや、見えない所で動いていた人の負担を軽減できることもあるだろう。

ワークフローシステムを導入する際は、単にデジタル化するだけでなく、ぜひこうした業務に潜む「ムダ・ムリ・ムラ」を解消して、本質的な業務効率化を目指して欲しい。

ワークフローシステムの導入をする
上記の2つのポイントをクリアした上で、いよいよワークフローシステムの導入だ。自社の規模や利用の目的に合わせてツールを選定しよう。

会社の規模が大きいほど承認ルートは複雑になりやすいため、大企業向けのワークフローシステムは機能が充実していることが多い。その分、操作は複雑になりやすく、費用も高くなってくる。

また、権限制御機能が充実したものや、入力チェック機能が充実したものなど、システムによってさまざまな特色があるため、目的に添うものを探していこう。

試験的に一部門で導入を行い、その後拡大させる
ツールが選定できたら、全社導入の前にまずはテスト運用期間を設けよう。

ワークフローシステムには無料トライアル期間を設けているものも多いが、1カ月程度だと使い勝手の確認や自社に必要な機能が備わっているかの確認で終わってしまうことが多いだろう。

それでも、試験運用として実際の運用通りの設定で一部門からの導入をスタートすることをおすすめしたい。

申請フォーマットの準備や承認ルートの設定は思いのほか時間がかかる難しい工程だ。また設定ミスも実際にフローを回してみないと気付きにくく、修正・改善の時間も必要になる。
全社導入の前にこうした時間も見込んでロードマップを策定しておこう。

全社導入を検討する
テスト稼働が済んだら、費用対効果や運用面も踏まえて、全社導入をするか判断しよう。

実際の運用では、ユーザー・組織やワークフローを常に最新にしておく必要がある。変更があった際の対応も予めまとめておくとスムーズだろう。

ワークフローサービスの導入は慎重に。一括資料DLで各サービスを比較

本記事では、ワークフローの概要や、ワークフローシステム導入の成功・失敗のポイントや、導入の手順などを詳しく解説してきた。

仕事を取り巻く環境が著しく変化する中で、ワークフローの見直しは業務効率化を進めるチャンスでもある。新しい働き方に対応するだけでなく、新しい仕事の進め方を模索し、生産性の高い組織づくりを目指そう。
ワークフローシステムの導入も含めて、自社に適した方法を検討して欲しい。

なお、以下 のページでは、ワークフローのサービス資料の一括請求が可能となっている。
ぜひこの機会に、自社にあったツールを活用したワークフローの整備を行ってほしい。

ワークフローのサービス比較・無料資料ダウンロード

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