ワークフローシステムとは？ サービス・ツールの選び方

バックオフィスのDX推進が進む中で、ワークフローシステムの導入を検討している企業も多いだろう。ワークフローシステムの導入で得られる最も大きなメリットは、業務の効率化だ。しかし、ワークフローシステム導入自体に手間がかかってしまうことや、導入したが定着しないなど、かえって非効率になる。そのため、自社の運用で必要な要件を満たすシステムを選定することが重要になる。本記事では、ワークフローシステムの導入時に確認すべきポイントについて詳しく解説する。

目次

■ワークフローシステムを選ぶ際に確認するポイント

　・申請書のフォーマットが作りやすいかどうか

　・自社に合う承認ルートを登録できるか

　・申請の進捗を可視化する機能が使いやすいか

　・スマートフォンなどマルチデバイスに対応しているか

　・誰でも使いやすいインターフェースかどうか

　・自社の既存システムとの連携機能があるかどうか

　・自社の企業規模に合っているか

　・サポート体制は充分か

　・コストパフォーマンスは見合っているか

■ワークフローシステムの正式導入前にトライアルを活用

■ワークフローシステムの製品比較。資料を一括ダウンロード

ワークフローシステムを選ぶ際に確認するポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、単に機能だけではなく、費用や実際のオペレーションとの整合性などいくつかの重要な要素を総合的に考慮する必要がある。まずは、ワークフローシステムを選ぶ際の観点について詳しく解説する。

申請書のフォーマットが作りやすいかどうか
紙の申請書類で申請をするには、印刷や記入に手間がかかる一方で、ワークフローシステムでは申請書のフォーマットを一度作成さえすれば、デジタルで簡単に申請することが可能となる。

そのためには、申請書類のフォーマット作成機能を使用し、 既に社内で使用していた申請書のフォーマットを置き換える必要がある。そこで、豊富なテンプレートが整っているシステムや手軽に作成・編集できるシステムを選ぶことで導入の手間を大きく減らすことができる。

また、WordやExcelなどを用いて申請書を運用している場合は、Officeファイルをそのまま活用できるワークフローシステムを選ぶとよいだろう。

自社に合う承認ルートを登録できるか
ワークフローシステムでは、導入時に企業独自の承認ルートを申請内容ごとにあらかじめ登録し、その承認ルートで申請を進めることで、ヒューマンエラーを防止できるなどの内部統制の強化や稟議のスピードの向上につなげることができる。

しかし、承認ルートは、企業ごとに商習慣や用途、社内のルールなど様々な要因で異なる。そのため、ワークフローシステムには「承認ルートが自由に設定できるか」「複雑な承認ルートに対応できるか」という観点から、自社に合う承認ルートを登録できる柔軟性があるシステムを選ぶとよいだろう。

申請の進捗を可視化する機能が使いやすいか
紙の運用の場合など、申請者にとって申請の進捗状況を把握することができないと人為的なミスにより承認が遅れ、業務に支障が生じるリスクもある。

ワークフローシステムには、そういった遅延を無くすため申請の進捗状況を「承認待ち」「差し戻し」「確認」といった形で誰がどこまで確認しているかといった進捗を管理し可視化する機能がある。

進捗管理で承認履歴や決裁情報など進捗把握するため「必要な項目を簡単に見ることができるのか」「見え方がわかりやすいか」といった点を導入前に確認しておくとよいだろう。

スマートフォンなどマルチデバイスに対応しているか
承認者が訪問などで外出が多い場合や申請者が出張している場合など、ワークフローシステムが社内のパソコンからのみの承認しかできないシステムでは、稟議に承認者の帰りを待つ必要があり、業務が遅れてしまう。

システムがスマートフォンに対応していると、外出先で承認業務をおこなうことができるようになり承認業務のスピード向上に期待ができる。さらにはリモートワーク環境の整備にもつながるため、スマートフォンを始めとしてパソコンだけではなくタブレットなど、様々なデバイスからの活用ができるシステムを選ぶとよいだろう。

誰でも使いやすいインターフェースかどうか
ワークフローシステムは各従業員が日常的に利用するシステムだ。全員が難なく使うことができるシステムである必要があり、操作が難しくて活用に時間がかかってしまうという事態は避けたい。

そこで、なるべく直感的なインターフェースを持つシステムを選び、導入やトレーニングの手間を削減することが大切だ。利用する従業員にデモやトライアルを利用して実際の操作感を評価してもらい、導入するシステムを決めるとよいだろう。

自社の既存システムとの連携機能があるかどうか
ワークフローシステムが既存システムと連携できるかどうかを予め確認しよう。

バックオフィスでの会計や人事システムや業務管理システム、現場部門での販売管理システムや顧客管理システムなど、異なるシステム間でデータを自動的に共有することで、データを手動で転記せずに人為的ミスのリスクを減らしつつ、作業効率の向上ができる。

そのためには、「既存システムで管理しているデータを共通利用することができるか」「更新された情報を既存システムへ自動で登録ができるか」という観点を、導入を検討しているワークフローシステムだけではなく、自社内で導入済みのシステムがある場合には既存システムも連携に対応したシステムかどうかも確認しておくとよいだろう。

自社の企業規模に合っているか
これまで機能面について言及したが、サービスが自社の企業規模に適しているかも重要な観点だ。企業規模が大きくなると、組織階層が増え部署を横断した承認が必要になることから、往々にして承認フローが煩雑になりやすく、またコンプライアンスからセキュリティ要件も厳しくなることが多い。

そのため、大企業が中小企業向けのシステムを採用することや、逆に中小企業が大企業向けのシステムの採用をすると、要件が合わず定着しにくいシステムになってしまうため、注意が必要だ。サービスサイトの導入事例などをヒントにして、システムが対象としている企業規模を正しく把握するとよいだろう。

サポート体制は充分か
サービス提供側のサポート体制の内容も確認しよう。サポート体制が十分でないと、システム利用での不明点や問題の解決に必要以上の時間を要し業務に支障が生じてしまう。

そのため、サポート対応の日時・時間やメールや電話などの連絡方法だけではなく、操作説明資料のわかりやすさや社内へのシステムの使い方の説明会・セミナーの有無なども確認するとよいだろう。なお、最近ではチャットで即時対応を行うサポートもあり、いつでも問い合わせができる体制があると非常に心強い。

コストパフォーマンスは見合っているか
システム導入前に見積りを依頼し費用を事前に確認する際に、初期費用や長期的な維持費用やカスタマイズ、アップグレードの費用も含めて全体的なコストを見積もることは大切だ。

しかし、費用だけを見てシステムを選んでしまうと、中長期で使い続けるワークフローシステムだからこそ、後から想定外のコストが発生することもある。

正しくコスト計算するためには、システム導入により削減することができる利益としてのコストも算出し、費用と利益を比較して最もコストパフォーマンスの良いシステムを選ぶことが大切だ。

ワークフローシステムの正式導入前にトライアルを活用

これまで説明をしてきたように、ワークフローシステムは、コストが低いだけでも豊富な機能があればよいわけでもない。あくまでも業務効率化のために、自社の課題を解決できる機能があるシステムを導入すべきだ。

しかし、実際に会社に定着し導入目的を達成できるかどうかの予想を確実にすることは難しい。そのため、ワークフローシステムの選び方を参考に有力な製品を選定したら、トライアルを活用して実利用を想定したスモールスタートで検証から始めることをおすすめする。

なお、以下の記事では実際にワークフローシステムを導入する方法や注意点について詳しく解説している。ぜひトライアルでの導入方法の参考にしてほしい。

■ワークフローシステムの導入方法、メリット・デメリットを解説！

ワークフローシステムの製品比較。資料を一括ダウンロード

ワークフローシステムは業務を効率化し、働き方改革推進に役立つシステムである。従業員や管理職の負担軽減にもつながるため、生産性の向上も期待できる。自社のワークフロー体制を今一度見直し、システム導入の是非を検討してみてほしい。

なお、以下 のページでは、ワークフローのサービス資料の一括請求が可能となっている。

ぜひこの機会に、自社にあったツールを活用したワークフローの整備を行ってほしい。

ワークフローのサービス比較・無料資料ダウンロード

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