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2021年度版ワークフローシステムを徹底比較|企業規模別にサービスを紹介

2021.06.07

コロナ禍によってリモートワークの推進は加速の一途をたどり、多くの企業が導入するようになった。それに比例するようにワークフローシステムを導入する企業が増えている。リモートにより、紙の書類の受け渡しが困難になったことがその大きな要因だ。
一方で、システムの種類が多く、どのツールを使うのが最善かを決めきれずにいる企業が多いのも事実。そこで今回は、システムの選び方から事業規模ごとに人気の高いサービスを具体的に紹介していく。

ワークフローシステムの比較・選び方のポイント

ワークフローとは業務における申請(書類の作成・申請)、承認、決裁までの一連の流れのことを指す。コロナ前であればオフィスで済ませることができたが、リモートワークが進む現状では、今までのアナログなワークフローでは業務が滞ることが増えてきた。そこで登場したのが電子化された申請フォームで一連の流れを行えるシステム。ペーパーレス化で経費削減もできると、急速に広まっているサービスだ。

ここではワークフローシステムをこれから導入したい会社向けに選び方のポイントを解説しよう。

利用する業務範囲から比較して選ぶ
まずは、どういった業務をワークフローシステムでカバーしたいのかを決めることから始めよう。切り替えの難しいワークフローシステムは、「とりあえず」で取り入れて、自社のフローにマッチしないサービスだったとなれば余計な手間が増えるだけだ。事前に自社にとって最適なシステムを選べるよう、しっかりと検証する必要があるだろう。

申請・承認フローの自社ルールとの相性から比較して選ぶ
ワークフローは会社の数だけルールが存在し、定型というものがない。それだけに、サービスを提供する側も柔軟に使えるシステム作りに注力しているが、自社ルールと相性の良いサービスを見極める必要がある。

既存・現行の書式への対応範囲から比較して選ぶ
現行の書式を変更せずに電子化したい。抵抗なく電子化へ移行するために、多くの会社が条件としている項目である。そんな企業の要望に応えるサービスは多く存在する。ただ、書式変更をせずに移行させる場合、サービス提供会社の定型を使わない分コストがかかる可能性もあるので、導入のコストと定着の負荷のバランスをどちらに取るか見極める必要がある。

操作性にすぐれていて簡単に操作ができるか比較して選ぶ
ITリテラシーは社員間で大きな差がある。ボトムラインに合わせた操作性の良さを選択することが非常に重要だ。すべての社員が使えるようにしなければ、システムが現場に浸透しない。できるだけ簡単で、マニュアルなどを見なくても直感的に使えるシステムを選ぶようにしたい。

中小企業向けワークフローシステム

❖ クラウドERPfreee
自社で実際にシステムを取り入れ、従業員300人時点で経理1.5名、労務1名体制を実現している「freee」。
会計処理や、部署/プロジェクト単位の費用分析まで一貫して行えるのが特徴だ。また、外部連携や内部統制機能も充実している。

❖ kintone
「サイボウズ」が運営する業務アプリ作成クラウド「キントーン」。ワークフロー機能を標準搭載しており、経費/労務/稟議/プロジェクト管理などあらゆるワークフローに活用できる。システム導入前の相談はもちろんのこと、導入後もセミナーや電話・メールで問い合わせができてアフターフォローも万全だ。

❖ ジョブカンワークフロー
あらゆる申請書のテンプレートがそろっているだけでなく、会社独自のフォームを簡単に作成できるのが特徴。スマホで申請・承認を済ませることもできる。業界最安クラスという導入費も魅力的だ。

❖ Hachikin
中小企業に向けて作られた「Hachikin」はスタートアップなど、ワークフローシステムに予算が取れない企業の強い味方。無料で2人までの利用が可能だ。現在勤怠管理・経費精算のみだが、今後その他の機能も増える予定となっている。

❖ ActionPassport
データセンター運用のプロが提供するシステムのため、強固なセキュリティが魅力の「ActionPassport」。Excelファイルを取り込んで申請書を作成でき、紙ベースと同じ見た目で抵抗なく切り替えられるように配慮されている。

❖ GluegentFlow
承認・申請・決裁をPC、スマホどちらからでも操作でき、承認に至ってはボタン一つの簡単操作でクラウドになじみのない人でも使いこなせる操作性が魅力。GoogleWorkspaceやMicrosoftOffice365との連携に強い点も大きな特徴だ。


❖ Streamline
社内のワークフローだけでなく、社外との電子承認にも対応している「Streamline」。日英の言語切り替えも標準装備で、グローバル展開している企業にとってもうれしい機能だ。

❖ rakumoワークフロー
GoogleWorkspaceと連携したクラウド拡張ツールを提供している「rakumo」。ワークフローの承認ルートにコメント機能を付加し、社内のコミュニケーションを活発化してくれる。

❖ EXPLANNER/FL
NEC提供の中堅・中小企業向けワークフローシステム。マウス操作だけで申請書のレイアウト作成が可能だ。条件分岐やグループ承認、ルート変更など、複雑な承認ルートにも柔軟に対応している。

❖ Hi-PerBTワークフロー
日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT」。Excelからのフォーマット作成にも対応しており、初心者でも簡単に操作ができる。検索機能も充実しており、文書管理システムとの連携も可能だ。

❖ 業務デザイナー
専門知識不要でワークフローを遂行できるだけでなく、システム連携やAI自動解析ツールなど拡張性の高さが魅力の「業務デザイナー」。例えば連携した生産管理システムと連携した製造指図発行や、販売管理システムと連携した受発注登録など、バックオフィス業務にとどまらない活用が可能だ。

❖ iQube
10名まで無料で使えるクラウド型グループウェア。ワークフロー機能では申請書の細かな経路設定ができるだけでなく、申請がどの段階まで進んでいるのかを一目で確認できる。シンプルな機能を求めている会社にぴったりだ。

❖ コラボフロー
Excelで作成した帳票や申請書をそのままフォームに転換でき、導入の壁がとても低い「コラボフロー」。システム連携も充実しており、サイボウズの各種製品、クラウドサイン、ラインワークスなど無限に広がるコラボで使いやすさが倍増している。

大企業向けワークフローシステム

❖ サイボウズOffice
申請書の作成から決裁まで簡単にできるだけでなく、スマホアプリも導入すれば社外での処理も楽々。日本人の働き方に合ったグループウェアを作り続けて20年超の業界先駆者であるサイボウズ。使い勝手と信頼性の高さは他社の追随を許さない。

❖ Garoon
社員のITリテラシーがそろっていないことで、ワークフローシステムが導入できないと考えている企業でも、導入しやすいよう作られているのが「Garoon」。管理者の負担を軽減する機能や国際認定で最高評価を獲得したカスタマーセンターがサポートしてくれる点も大きな特徴だ。

❖ CincomECM
全世界800サイト以上で採用されたシンコム・ドキュメント・ソリューションに基づいて提供される統合型のコンテンツ管理ソリューション「CincomECM」。認証・権限機能で機密情報をしっかり保護してくれるのも安心できるポイントだ。

❖ J-MOTTOグループウェア
1ユーザーあたり月額150円という低価格が魅力の「J-MOTTO」は、直感的に使える操作でパソコンに苦手意識がある人でもすぐに使えるにこと重きを置いている。14万ユーザー以上の豊富な実績をもとに、専門のスタッフがしっかりとサポートしてくれる。

❖ 承認Time
あらゆる社内文書がマルチデバイスでで申請・承認でき、スピーディーな業務とペーパーレス化を実現する「承認Time」。SBIグループの運営という面でも信頼性が高い。

❖ SmartDB
大企業向けの業務デジタル化クラウド「SmartDB」は、現場部門自らが扱える操作性が魅力だ。すでにシステムを導入しているのに紙業務が減らない、全社で使えるワークフローがない、基幹システムとの連携が困難、という企業におすすめだ。

❖ BusinessWorkFlow
メンテナンスも簡単で少ない初期投資でサービスを導入できる「BusinessWorkFlow」。日本語、英語、中国語、ドイツ語など多言語にも対応している。サーバライセンス型の料金形態でユーザー数無制限なのもうれしいポイントだ。

❖ MAJORFLOWZFORM
Panasonicグループが提供するワークフローシステムの「MAJORFLOWZFORM」。「FormDesigner」を使用することで、誰でも簡単に申請書類を作成することができる。グループ企業など複数の企業で利用できるのも強みだ。

❖ 賢人ワークフロー
修理・点検・工事業務に役立つサービスを提供している「賢人ワークフロー」では、顧客管理だけでなく、請求・採算管理システム、部品在庫管理システムなどバックオフィス機能を効率化するための機能が備わっている。

❖ Flow
「Flow」は、SharePointOnlineを基盤にしたワークフローサービスだ。Office365とのシングルサインオンでログインも不要。クラウドサインとの連携で契約業務の効率化も可能だ。

❖ NICollabo360
経営コンサルティングノウハウを生かした多機能型グループウェア「NICollabo360」。「企業経営を360°可視化する」をコンセプトに、経営や業務をより迅速にこなせるよう配慮されている。

❖ QuestetraBPMSuite
複雑な構造を持つワークフローをマウス操作だけでシステム化できる業務プロセス管理システム。ワークフローだけでなく、個別の案件進捗の確認や助言ができるほか、社内チャットでリモートワーク中でも社員同士の交流を持つことができる。外部システムとの連携にも力を入れている。

❖ X-point
紙のように直感的な入力フォーム、ワンクリックでできる承認により、ワークフローの手間が改善し、業務スピードをアップさせる「X-point」。ノンストレスの操作感で、ITリテラシーの高さに関係なく誰もが簡単に導入できるよう設計されている。

❖ AgileWorks
「大企業が抱える煩雑な社内業務や生産性の低い仕事の問題を上手に解決する」をコンセプトに開発されたシステム。大企業に発生しやすい組織改編にも簡単な操作で対応でき、周辺システムとの連携も簡単に。大企業への導入実績が豊富な点も安心できるポイントだ。

❖ Create!Webフロー
紙による申請、決裁業務をそのまま電子化できる「Create!Webフロー」。ルート設計や組織管理がしやすく、使い勝手にこだわったサービスに定評がある。

ワークフローを現場に浸透させるための導入時のポイント

ワークフローを導入するには現場の人間の意見を聞くことが大切だ。システムが浸透するか否かは、すべて現場の人間にかかっている。ここでは導入する前に気をつけたいポイントを解説していく。

ワークフローシステムで解決したい課題を現場からヒアリング
まずは現場からどういった業務が負担になっているのか、どんな課題があるのかをヒアリングしよう。紙の書類のファイリングに手間や場所を取られている、リモートワークが広がり紙ベースの申請書の流れが滞っているなど、さまざまな意見が出てくるはずだ。しっかりとメモを取り、何を目的とするかを明確にしよう。

自動化したいフローを明確にしてからワークフローシステムを導入
自社に適したワークフローシステムを選定するには、自動化したいフローのパターンを詳細に確認しておく必要がある。条件分岐、グループ承認、代理承認、相談のステータスなど、各社によってさまざまなフローがあるだろう。通常のフローのほかにイレギュラーのパターンがないかどうかも確認し、カバーできるものを探し出そう。

部門内・部門間連携・全社導入の順に段階を踏んで導入
数人のスタートアップ企業ならばいきなり全社で導入しても構わないが、ある程度組織化されている企業ならば、部門内、部門間連携、全社導入と少しずつ導入範囲を広げていくことをお勧めする。小さな単位から始めることでトラブルも小さいうちに解決でき、各部署でノウハウを蓄積することができるようになるからだ。

まとめ

一口にワークフローシステムといっても、各社で必要な機能はさまざまだ。どういったシステムを導入したらいいのか迷うところだが、せっかくのシステムを使わずに放置される事態だけは避けたい。
まずは各社サービスの特徴を理解するために資料請求や無料トライアルを活用して使用感を確かめることから始めよう。そして自社のスタッフの業務が効率化するサービスを導入してほしい。

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