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【2021年度版】グループウェアを徹底比較 主要サービスを紹介

2021.06.04

グループウェアとは、社内での情報共有などを行う複合ツールが組みこまれたサービスだ。働き方改革、リモートワークが増えるにつれ、グループウェアの必要性は急速に高まっている。しかし、種類が豊富な上にツールによって使用規模の違いがあり、選定に難儀している人も多いことだろう。そこで今回は、導入する際の選び方や多くの企業が導入しているツールを紹介していく。

グループウェアツールの選び方

まずはグループウェアのツールを選ぶ際に、頭に入れておきたいポイントについて解説しよう。

操作性が良く必要とする機能や目的に沿った機能があるかどうか
社内で必要とする機能が備わっていることは大前提だが、機能が多すぎるために何をどのように使ったらよいかがわからず現場が混乱し、しまいには導入をしたが定着しないという事態は避けたい。そのためにも目的に沿った機能が備わっており、且つ万人が使いやすいインターフェイスであることが大切だ。

社内で実際に活用する人数とマッチするかどうか
グループウェアには最低利用人数など縛りがあることもある。また、グループウェアの機能が規模感に合わせて設計されている場合もあるため、自社の規模にあったサービスを選ぶようにしたい。

セキュリティ面で十分に信頼ができるかどうか
グループウェアには、オンプレミスとクラウドの2種類がある。セキュリティの万全さでいえば、自社内の設備で運用するオンプレミスに軍配が上がるが、アクセスが容易であり使い勝手がよいとされるのがクラウドだ。現在はクラウドでもセキュリティ面を強化しているサービスが多いが、どこまでのセキュリティレベルを求めるのかによって、どちらを選ぶかを選択しよう。

運用までを見据えた導入コストが適切かどうか
グループウェアは導入をしたらそれで終わり、ではない。その後の運用まで見据えたコストを考える必要がある。オンプレスミスであれば、膨大な初期費用がかかるだけでなく、管理するための人件費、サーバー維持費も必要だ。クラウドのほうがコスト安ではあるものの、いずれにせよ、導入前にコストシミュレーションを行い、社内でしっかりと協議するとよいだろう。

グループウェア導入にあたっての注意点

グループウェアを導入するからにはしっかり使ってもらいたいというのが管理者の思いだろう。しかし、そのためにはしっかりニーズを把握し、使用感のよいシステムを導入する必要がある。導入する前に注意したいポイントを紹介していこう。

現場の声からツール導入の要件定義をする
管理者の判断のみでツールを導入すると、実際の業務に合わないなどで使われない可能性が高まる。現場の人間の意見をまずは取り入れるようにしてほしい。
 
導入は小規模から初めて全社導入までは計画的に行う
グループウェアの導入が無事に決定しても、まずは小さなチームから試して使うようにしたい。業務効率が実際に上がるのか、使われていない無駄なツールはないかなど、ある程度見極めてから少しずつ社内全体に導入すれば、無駄なコストをかけずに済む。さらにはチーム内で使用上のノウハウを獲得できるため、全社導入の際の指南役を育てることもできる。

運用の担当者をあらかじめ決めておく
導入を決める際には運用担当者をあらかじめ決めておくことも重要だ。運用している中で、「その他の機能を追加してほしい」「使い方が分からないから教えてほしい」「トラブルが起きた」などさまざまな要望・トラブルが発生するだろう。そんなときに窓口となる人を立てておくと対応がスムーズにできる。

主要グループウェアのサービス比較

ここからは多くの企業が導入している主要グループウェアを紹介する。気になるサービスを比較してほしい。

❖MicrosoftTeams
マイクロソフトが提供する「MicrosoftTeams」は、「会議、チャット、通話、共同作業をすべて1カ所で」を合言葉に提供されるグループウェア。1クリックですべての環境につながる操作性の高さとマイクロソフトというブランドで多くの企業で採用されている。

❖Microsoft365
先に紹介したMicrosoftTeamsにword、Excel、PowerPointなど含めて使用できるのが「Microsoft365」。コミュニケーションだけでなく、仕事における作業もすべて一括して行える総合型クラウドプラットフォームだ。

❖Stock
チャットツールを取り入れたけれど情報が流れていってしまい、うまく活用できない。そんな企業におすすめなのが「Stock」だ。情報をストックし、タスク管理を簡単に行うことに特化したサービス。Slackとの連携をしており、ストックしたいメッセージをワンクリックでStockに保存できる。社外メンバーを完全無料、人数無制限で招待できるのも高ポイントだ。

❖Aipo
社内のチームメンバーのスケジュールを1つのカレンダーで確認できる「Aipo」。会議室や設備の予約、過去の予定検索など、リモートワーク中だけでなくメンバーがそれぞれ個別で動く仕事でその効力を発揮するシステムだ。

❖オルカ
従業員数が150名程度までの中小・零細企業に特化したグループウェアを提供している「オルカ」。1ユーザー当たり100円/月〜という低価格で、コスト重視の企業には見逃せない。また簡単操作で専任の担当者が必要不可欠ではない点も少数精鋭で働く企業にとってはありがたい。

❖J-MOTTO
「もっと、安く」「もっと、手軽に」「もっと、簡単に」「もっと」を「モットー」に頑張る企業を応援する「J-MOTTO」。最大3カ月は無料期間を設け、使用感を体感できるようにしている。オプションごとに料金設定があり、ほしい機能だけをチョイスすることができる。

❖Zohoconnect
あらゆる情報の流れを統合することで、チーム内で情報共有、問題対応を可能にする「Zohoconnect」。提供しているZohoの他サービスとの連携をすることで、拡張性といった観点で使いやすさを適宜アップデートすることが可能だ。

❖GRIDY
社内での情報共有はもちろんのこと、グループ企業や協力企業との情報共有も活性化させたのが「GRIDY」だ。特筆すべき点は無料版の充実したサービス。初期費用も月額無料、ユーザー登録数も無料で利用ができる。もちろんいくつかの制約はあるので確認してから利用してみてほしい。

❖サイボウズOffice
日本人のワークスタイルに合わせたサービスを提供するサイボウズが、今の時代にあったチームのための機能をワンパッケージで提供したのが「サイボウズOffice」。仕事をする上で必要な機能がすべて備わっている。

❖iQube
15の機能を10名まで無料で使えるクラウド型のグループウェア。情報やノウハウを蓄積して社内で共有することにより、社員のボトムアップを図ることができる。全画面SSL通信やアクセスIP制限なども無料で付帯されており、セキュリティも抜かりない。

❖Chatter
「大切な情報共有を迅速に、社内コミュニケーションをスムーズに」をコンセプトに開発されたシステム。時間や場所にとらわれない働き方を実践するため、承認申請・文書作成など多方面から仕事をカバーしてくれる。

❖R-GROUP
ベンチャー企業が提供する「R-GROUP」は、20カ国語対応で海外進出を果たしているサービスだ。利用者制限なしで、完全無料で利用できる上にスマホ対応も無料。ビジネスで必要なサービスが付帯されていて、海外進出を目標にしているスタートアップ企業にぴったりなシステムだ。

❖desknet'sNEO
430万人を超える導入実績を誇る「desknet'sNEO」。支持される理由の1つが現場の声を反映した使いやすい操作性。すべての機能でデザインを統一しているため、1つのカテゴリーを覚えてしまえばすべて使いこなせるようになっている。

❖ジョブカンワークフロー
「申請・承認業務にかかる時間を約1/3に削減」をテーマにサービスを提供している。申請・承認のワークフローをスムーズにするほか、多彩な通知機能で業務の進行を滞らせないシステムが好評だ。

❖ExchangeServer
マイクロソフト社が提供する大企業向けのメッセージプラットフォームが「ExchangeServer」。メールやカレンダー、連絡先などを各デバイスからアクセスできる。政府機関でも使用されるほどの高いセキュリティ対策が強みだ。

❖GROUPSESSION
メンバーのスケジュール共有から施設予約、ワークフローなどリモートワークで必要な機能がギュッと詰まった「GROUPSESSION」。ユーザー数無制限で無料で使える機能が充実している。日本人が日本企業向けに作っているため、痒い所に手が届く機能が満載だ。

❖ALL-IN
「日本の開業率を10%引き上げたい」というミッションを掲げるビジネスバンクグループが経営をミスなく安全に行えるよう開発したグループウェアが「ALL-IN」。顧客管理から販売・仕入れ・在庫管理、集客ツールまで11のシステムが使用でき、小売業者にとって使いやすい機能が備わっている。

無料版グループウェア導入の検討

度々出てくる無料版のグループウェアが気になった人も多いだろう。無料のサービスの場合、利用できる人数が少なかったり使用できる機能に制限があったりする場合が大半だ。事業規模によっては無料版でも十分な場合もあるので、スタートアップの場合は無料版の導入を検討し、成長フェーズに伴い有料版を検討していくとよいだろう。

まとめ

今後、多様な働き方が広がり、リモートワークも進んでいくのは間違いない。グループウェアの導入は業務効率の観点からも見ても無視できない事案になってくるだろう。
ただ、一度導入をすると他社サービスへの乗り換えには手間がかかるため、導入前にしっかりと比較・検討をおこなって自社にとって最善といえるサービスを利用してほしい。そのためにもまずはトライアルを活用してチーム単位で体験してみることをお勧めしたい。

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