テレワークに便利なツールを部署別に紹介

新型コロナウイルス感染症の収束が見えない中、スムーズなテレワーク移行のために環境整備が急務となっている企業もあるだろう。部門ごとに業務が異なる中で、どのようなツールを導入すると良いのか、悩んでいる担当者もいるかもしれない。

今回は、テレワーク導入時に活用したいツールや新型コロナウイルス感染症の予防対策として、どのような対策・対応を心がけるとよいのか紹介する。

目次

●テレワーク導入時に活用したいツール
●社内全体で導入したいテレワーク支援ツール
●総務部がテレワークを導入する課題と解決ツール
●経理部がテレワークを導入する課題と解決ツール
●人事部がテレワークを導入する課題と解決ツール
●新型コロナウイルス感染症の対策・対応
●まとめ

テレワーク導入時に活用したいツール

新型コロナウイルス感染症の流行下、リスク低減を目的として「テレワーク」を導入する企業が増えている。テレワークにおいて業務を円滑に進めるためには、種々のクラウドサービスをはじめとする「テレワーク支援ツール」の活用が必要不可欠だ。
どのようなツールを使用するかは、「業務内容」や「課題」に合わせて検討すると良いだろう。今回は、社内全体で導入したいツールに加え、特にテレワーク導入が難しいと言われる「総務部」「経理部」「人事部」で活用したいテレワーク支援ツールを紹介する。

社内全体で導入したいテレワーク支援ツール

テレワークを導入する場合、社内全体で「コミュニケーションの希薄化」や「業務の進捗管理、自己管理が難しい」といった課題が生じやすい。従業員たちが遠隔で業務を行う場合、円滑にコミュニケーションをとるために活用できるツールは以下の通り。

●Web会議ツール
●ビジネスチャットツール
●情報共有用ツール　など

各種ツールを活用し、遠隔であっても気軽にコミュニケーションをとれる場を創出したい。業務上必要なやりとりだけでなく、気軽に話せる機会を設けることで、仕事の生産性や会社への帰属意識の維持、向上が期待できるだろう。

　

総務部がテレワークを導入する課題と解決ツール

続いて、総務部の業務内容に対する、テレワーク導入の課題と、課題解決のためのツールについて見ていこう。

■ 総務部の仕事
総務の仕事は、企業の規模などによって大きく異なるが、「モノ」や「組織」を管理するための業務が主体となる。具体的には、ボールペンやノートなどの「消耗品」から、机や椅子といった「オフィス家具」まで、会社で使用しているあらゆる「モノ」を管理する。さらには、代表電話の取り次ぎや建物・オフィスの維持管理、社内規定の制定や組織の企画運営サポートなど、業務範囲の広さが総務の仕事の特徴だ。

■ 総務部におけるテレワーク導入の課題
総務部でテレワークを導入する場合、郵便物や紙、押印などの対応が課題となるだろう。仮に総務部全員がテレワークに移行した場合、「受け取りサインが必要な郵送物を受領できない」「送るべき書類を発送できない」といった問題が発生することが想定される。取引先と結ぶ契約書への押印を総務部が担当している企業では、契約書が「紙」である限り、出社対応が求められるケースが多いだろう。

■ 総務部のテレワークを支援するツール
総務部がテレワーク移行するためには、「紙」「電話」「郵便」などへの対応策を検討する必要がある。まず、契約書などの紙書類に関しては、ペーパーレス化を検討しよう。例えば「クラウド契約サービス」を利用すれば、各種書面や契約書の手続きに関して、出社することなく対応できるようになるだろう。

代表電話の受電に関しては、代表番号の受発信をスマートフォンでできるクラウドツールが、近年大企業を中心に導入が進んでいる。郵便物の受け取りは、会社に届く郵便をクラウド上で管理できる「郵便管理ツール」や「郵便代行サービス」の利用を検討してはいかがだろうか。取引先から送られてくるFAXも、パソコンやインターネット上でFAXを送受信できる「パソコンFAX」や「インターネットFAX」を使えば、テレワークでの対応が可能だ。

経理部がテレワークを導入する課題と解決ツール

■ 経理部の仕事
経理の仕事は、企業規模や業種によって違いがあるが、主に「会社の動きに伴って発生するお金」に関する全てを担当するのが一般的だ。代表的な経理の仕事内容としては、記帳業務や請求・支払業務のほか、固定資産や減価償却の管理、決算業務などがある。

■ 経理部におけるテレワーク導入の課題
経理部では、他の部署に比べて「紙」を主体とした業務プロセスが多いと言えるだろう。書類や請求書の作成・記入、取引先への振り込みや受け渡しといった業務がテレワーク移行を阻む大きな要因となる。経理の仕事の一つである「決算対応」も、テレワークでの作業が難しく出社を余儀なくされるケースが多く見受けられる。

■ 経理部のテレワークを支援するツール
経理部のテレワーク移行には、総務部と同様に紙書類等のペーパーレス化がポイントとなる。請求書関連業務においては、「請求書発行・管理ツール」を活用し紙のデジタル化を進めたい。出入金伝票なども、PDFデータにしてクラウド上に保管しておくと管理しやすいだろう。

会計処理や決算業務のほか、請求書発行や領収証読み込みが可能な「クラウド会計ソフト」の導入も、テレワーク移行で経理業務を行う場合には役立つ。ただし、データをクラウド上で保管する場合には、法律の順守や情報セキュリティに関するルール整備も忘れないようにしたい。

人事部がテレワークを導入する課題と解決ツール

■ 人事部の仕事とテレワーク導入の課題
人事部は、企業の人事や労務管理に加え、採用についても担当する部門だ。一定規模以上の企業であれば、組織運営やカルチャー形成を担うなど、企業の経営そものもに大きな影響を与える重要な役どころと言える。小規模な企業においては人事部が設けられておらず、業務のことは「総務」が、意思決定については「経営陣」が、その機能を担う場合もあるだろう。

■ 人事部におけるテレワーク導入の課題
企業においてテレワークを導入した場合、従業員の労働状況や仕事ぶりを直接見ることができない。従業員一人ひとりの労務状況をどのように把握するか、適正で納得感のいく、新たな人事評価制度の構築が必要となるだろう。さらには、従業員が自宅から会社の情報にアクセスするため、オフィスに比べてセキュリティリスクが高くなることも知っておきたい。

■ 人事部のテレワークを支援するツール
人事部のテレワーク導入に際しては、一つのプラットフォームで従業員のマネジメントが可能となる「コンテンツ共有ツール」を活用するのも一つの方法だ。ツールを選ぶ際には、セキュリティ面への配慮はもちろんのこと、「多様な形式のデータに対応している」「閲覧履歴の管理ができる」といった点にも注目すると良いだろう。

加えて、テレワーク環境下における人事評価制度を確実に運用するためには、評価シートをクラウド上で表示できる「人事評価クラウドツール」などの活用も検討してみてはいかがだろうか。

新型コロナウイルス感染症の対策・対応

企業には、従業員の安全や健康を確保し、快適な職場環境を提供する義務がある。新型コロナウイルス感染症が流行している環境下において、感染予防のために必要なことは以下の通り。

●換気の悪い密閉空間にしないための「換気」を徹底する
●多くの人が近距離に集まらない
●近距離での会話や大声での発声を控える

これらを踏まえ、オフィスでどのような対策・対応を取ると良いのだろうか。ここでは、新型コロナウイルス感染症のリスクを低減するための具体的対応策について紹介する。

◆ 「社内」で役立つ新型コロナウイルス感染症の対策・対応
従業員たちが働くフロアにおいては、飛沫感染防止のために、座席配置を工夫しよう。パーテーションを使って仕切りを設けるほか、仕切りがない場合には、座席を対角に配置したり、横並びにしたりするなど、環境に応じた対策を検討してみてはいかがだろうか。

また、フロアに窓がある場合は、計画的な換気を行うことも重要だ。1時間に2回以上、建物全体や個別のブースなども定期的に換気することで、感染リスク低減につながるだろう。

◆ 「来客時」に役立つ新型コロナウイルス感染症の対策・対応
コロナ禍においては、人との接触をできるだけ減らすことが重要であり、まずは、本当に必要な来客であるかどうかの見極めが大切だ。来客の人数についても、相手に配慮しつつ、極力来社人数を減らせるように対応することを心がけたい。

来客がある場合は、エントランスで検温や手指消毒を実施するなど、感染予防対策に対する協力を求めよう。会議の際には、必ずマスクを着用することも忘れないようにしたい。万一、誰かが感染した場合に備え、来客時に使った社内の移動経路や部屋を随時記録を残しておくと、その後の対処がしやすいだろう。

まとめ

テレワーク環境下でオフィス環境と同等か、それ以上の生産性を上げるには、各種ツールの活用が必要不可欠だ。各企業においては、部門ごとの業務や課題を明確にした上で、導入ツールを検討できると良いだろう。従業員の成果やモチベーションを高められるテレワークツールを採用し、スムーズなテレワーク移行を実現しよう。

＜PR＞