テレワークに役立つおすすめのグーグル・マイクロソフト拡張ツール

テレワークの普及にともなって注目されている、ブラウザの「拡張機能」。拡張機能を有効に活用し、テレワーク下における課題を解決したい、業務効率を上げたいと考えることもあるのではないだろうか。

今回は、拡張機能の概要やテレワークに役立つ拡張機能を選ぶポイント、代表的なブラウザ「Google Chrome」「Microsoft Edge」それぞれのおすすめ拡張機能を紹介する。ポイントをおさえ、拡張機能導入の参考にしてほしい。

目次

●そもそも拡張機能とは？
●テレワークに役立つ拡張機能選び方のポイント
●Google Chromeのおすすめ拡張機能
●Microsoft Edgeのおすすめ拡張機能
●まとめ

そもそも拡張機能とは？

「拡張機能」とは、Webサイトを閲覧するためのブラウザの機能を増やしたり、強化したりする追加プログラムのこと。ブラウザによっては「アドオン」または「アドイン」と呼ぶこともある。まずは、拡張機能の概要と追加する際の注意点を見ていこう。

拡張機能の概要
「拡張機能」は、標準的に搭載されている機能の性能を上げたり使いやすくしたりするための追加プログラムを指す。必要に応じて適切な拡張機能を追加すれば、業務の効率化が目指せるだろう。

拡張機能には、「インストールをすると自動的に機能するもの」と「表示されるアイコンをクリックすることで起動するもの」とがある。無償で提供されているものが大半だが、高度な機能を利用する場合に一部が有料化されているものもあるため、インストールの際には注意が必要だ。

拡張機能を追加する際に気をつけるべきポイント
拡張機能を追加する際に注意すべきポイントが2つある。

1つは、「マルウェア」「スパイウェア」と呼ばれる個人情報を抜き取る拡張機能が存在することだ。アカウント情報を盗まれたり悪用されたりすることのないよう、出所の不明な機能をインストールしない、拡張機能をウイルス対策ソフトウェアでスキャンできるようにしておく、などの対策をしておこう。

次に、拡張機能を追加するほどブラウザの動作が遅くなるというデメリットもある。必要な拡張機能のみをインストールする、定期的に拡張機能の整理をして不要なものは無効または削除するなど、本来の業務スピードが落ちることのないように気をつけよう。

テレワークに役立つ拡張機能選び方のポイント

オフィス出社とは異なるテレワークの環境下では、「自宅のパソコンの使いづらさ」や「コミュニケーション機会の減少」「セキュリティの不安」などの課題が懸念されている。ここでは、テレワークに役立つ拡張機能を選ぶポイントを紹介する。

オフィスと同じ環境で行える機能
オフィスのパソコンと自宅のパソコンが同じように使用できると、作業効率を落とすことなく業務を遂行でき、煩わしさも軽減されるだろう。拡張機能の中には「オフィスのパソコンを遠隔操作できる機能」「自社のパソコンと自宅のパソコンのウィンドウサイズを同じサイズにできる機能」「定期的なセキュリティアップデートをリモートでダウンロードできる機能」などがある。これらを利用すると、オフィスで業務を行うのに近い環境が整えられるだろう。

手間や工数を短縮できる機能
テレワークではツールやタブの切替、メールやチャットの入力作業に時間を要することが多いだろう。それらの手間や工数を短縮して時間を有効に使うためにも、「同じブラウザ内で作業を完結できる機能」「煩雑になりがちなタブを整理する機能」「ワンクリックで作業が進められる機能」などを活用しよう。

Google Chromeのおすすめ拡張機能

世界的シェアを誇る「Google Chrome」は、拡張機能が豊富に存在することが特徴だ。拡張機能は「Chromeウェブストア」からインストールすることができる。ここでは、テレワーク業務に活用できるGoogle Chromeの拡張機能を5つ紹介する。

❖ Chrome Remote Desktop
「Chrome Remote Desktop」は、自宅からオフィスのパソコンを遠隔操作できる拡張機能だ。自宅にいながらオフィスのパソコンをそのまま操作しているように扱えるため、スムーズな業務につながる。画面を共有してリアルタイムで共同作業を行うことや、別のパソコンに接続してリモートサポートを受けたり提供したりすることも可能。オフィスのパソコンがデスクトップ型で持ち出せず、自宅のパソコンを使用している場合や、フォローが必要な新入社員へのサポートなどにおすすめの機能だ。

❖ Black Menu for Google
「Black Menu for Google」を使用すると、現在閲覧しているページから離れることなく、簡単にGoogleサービスにアクセスすることができる。メニューアイテムをクリックすると小さなウィンドウが表示されるため、各サービスを開くためのタブの追加が不要。「Google 検索」「Googleカレンダー」「Google ドライブ」など、よく利用する機能や自身のニーズに合わせて表示をカスタマイズできるため、テレワーク中の作業効率が高まり、快適に業務を行えるだろう。

❖ AutoPagerize
業務上さまざまなウェブサイトを閲覧することが多い場合に便利なのが「AutoPagerize」だ。複数に分割されているページを自動で1ページに統合してくれるため、次ページに進むためにボタンをクリックする必要がなく、スクロールだけで読み進めることが可能。必要な情報を探すためにページを行き来する手間が省け、テレワーク中の業務効率向上が期待できる機能だ。

❖ Awesome Screenshot
「Awesome Screenshot」は、Chromeで開いている画面のスクリーンショットを取得・加工できる機能。通常、スクリーンショットは画面をキャプチャした後に画像編集ソフトで加工・保存をするという手間が発生するが、この拡張機能を使用すると、キャプチャ後にその機能上で編集することが可能。スクリーンショットは「表示部分」「フルページ」「選択範囲」の3種類から選択でき、サイズ変更やトリミング、囲み線などの簡単な加工機能が搭載されている。Web会議での資料の共有や、自身のメモとしてスクリーンショットを保存しておきたいときなどに便利な機能だ。

❖ Google Meet Grid View
Google Meetを用いてWeb会議を行う場合、「Google Meet Grid View」を追加するのもおすすめだ。Google meetは画面に表示される人数が標準5人までとなっているため、「全員のリアクションを確認したい」「発言している人を優先的に表示させたい」と感じることもあるだろう。この拡張機能を利用すると、参加しているメンバー全員をグリッド表示することができる他、「カメラをオンにしている参加者のみを表示」「発言者をハイライト」「自分を含めて表示」などを選択することが可能に。ただし、大規模な会議では接続が不安定になる可能性があることに注意しよう。

Microsoft Edgeのおすすめ拡張機能

「Microsoft Edge」はWindows 10より搭載されており、従来のInternet Explorerよりも早い表示速度や柔軟な拡張機能を持ち合わせた新たなブラウザだ。それぞれの拡張機能は、「Microsoft Store」から追加が可能。ここではテレワークにおすすめなMicrosoft Edgeの拡張機能を4つ紹介する。

❖ Save to Pocket
読み返したい記事や保存しておきたい資料を後で見返すのに便利なのが「Save to Pocket」だ。ワンクリックでウェブ上のページを保存でき、コンテンツごとに整理することも可能。いつでも記事を読み返すことができるため、会議の合間や休憩時間などに情報をさっと確認したいときにも便利だろう。

❖ OneTab
「OneTab」は、複数のタブを1つのタブにまとめてリスト化する拡張機能。テレワーク下では情報収集やコミュニケーションのために次から次へとタブが増えていくこともあるだろう。「OneTab」はアイコンをクリックすることで開いているタブが一覧表示されるため、必要なページに効率よくアクセスすることができる。メモリの使用量を減少させる効果があることもメリットだ。

❖ Translator Plus
外資系の企業に勤めているなど多国語にふれる機会が多い場合は、「Translator Plus」もおすすめだ。テキストを選択してアイコンをクリックすると、「Google翻訳」を用いて瞬時にテキストを翻訳してくれる。語句やワードをコピーし新たに翻訳用のタブを開いて貼り付ける、という煩わしさが解消されるため、テレワークにおける翻訳時間を大幅に削減できるだろう。約100の言語間サポートがされているのも魅力だ。

❖ Microsoft Editor
「Microsoft Editor」は、正しい日本語になるよう文章作成をサポートしてくれる拡張機能。この拡張機能をインストールすれば、通常Microsoft Wordでのみ行われる文章校正やスペルチェックがメールやドキュメントなどでも行えるようになる。テレワークで社内外のコミュニケーションにメールやチャットツールを利用している人には、日本語の誤りを防げる安心の機能と言えるだろう。

まとめ

「拡張機能」には多くの種類があり、それらを業務の特質や作業のしやすさに合わせて柔軟にカスタマイズしていくことで効果を最大限に発揮できるだろう。一方で、拡張機能をむやみに追加するとブラウザの動作環境を遅延させたりセキュリティが懸念されたりすることに注意が必要だ。拡張機能を利用する際は必要な機能のみをインストールし、定期的に削除・休止するなどして、整理するとよいだろう。

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