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法人向けオフィス家具の購入方法 法人ならではの選び方・仕入れ先を紹介

2021.10.03

新拠点の開設や人員の増加、設備の老朽化に伴って発生するオフィス家具の購入は、総務担当者にとって不定期ながら手間取る業務の一つ。テレワークの導入に伴ってオフィスの移転を検討・実施したり、社員の在宅勤務環境の整備に悩んだりしている企業も多いだろう。家庭用の家具とオフィス家具では金額的に異なるだけでなく、耐久性や処分の仕方も異なる。またバックオフィス担当者としては会計処理上の注意点も頭に入れておきたいところだ。
そこで本記事ではオフィス家具の選び方や購入時の注意点などをご紹介する。すぐに購入の予定がない人も今後の参考にしてほしい。

法人向けオフィス家具の購入におすすめ業者・サイト

最初に、オフィス家具の品揃えが豊富なおすすめサイトを5つ紹介しよう。

❖ オフィスコム
法人向けのオフィス家具を専門に扱う通販サイトの「オフィスコム」。デスクやチェア、応接セット、ロッカー、会議室テーブル、パーテーション、キャビネットなど各種オフィス家具を網羅しており、取扱いメーカーも豊富だ。デスクやチェアもそれぞれ4,000点以上の豊富なラインナップで、多様なニーズに応えてくれること間違いなし。
(「オフィスコム」のサービスはこちら

❖ ASKUL
オフィス用品の通販といえば、迅速な対応と品揃えで定評のある「ASKUL」。デスクやチェアなどはもちろんのこと、耐火金庫や傘立て、ラグ、カーテンなどのオフィスインテリアまで豊富に取り揃えている。まとめて揃えたいという方にはぴったりのサイトと言えるだろう。
(「ASKUL」のサービスはこちら

❖カウネット
「カウネット」はコクヨが運営するオフィス用品の通販サイト。事務用品だけでなく、オフィス家具・収納も豊富で、コクヨ以外のメーカー製品も取り扱っている。組み立てサービスや不要家具の引き取り、素材サンプルの無料提供などサービスが充実している点が大きな魅力だ。
(「カウネット」のサービスはこちら

❖モノタロウ
製造業や建設業ではお馴染みの工具通販の「モノタロウ」。オフィス家具に関しても、デスクやチェア、収納、オフィスインテリアなどを豊富に扱っている。絞り込み条件が豊富で、価格やレビュー、出荷目安、エコマーク認定商品など、希望に合う商品を探しやすい。さらに、61万点が当日出荷に対応しているスピード対応もうれしいポイントだ。
(「モノタロウ」のサービスはこちら

❖ニトリ(法人向け)
家具・インテリア用品の大手であるニトリも公式通販サイトでオフィス家具を取り扱っている。オフィス向けだけでなく商業施設や飲食店、医療・福祉施設向けのテーブル・チェアも扱っており、多目的に利用できる。取り扱うのはニトリ製品のみだが、ニトリならではのコストパフォーマンスの高さが魅力と言えるだろう。
(「ニトリ」のサービスはこちら

法人家具を選ぶ上での注意点

次に法人家具を選ぶ上での注意点を3つご紹介する。一般の家具選びとは異なる視点も必要になってくるため心に留めておこう。

(1)業務における動線やレイアウトとのマッチ
1つ目は動線やレイアウトにマッチするかどうかという視点を持つこと。スペースに収まるサイズかはチェックするだろうが、少し奥行きや高さが変わるだけでも圧迫感や移動のしやすさは変わってくる。
オフィス家具は業務のしやすさを第一に選ぶことを肝に銘じておこう。

(2)強度・安全性・耐久性の高さ
2つ目は強度や安全性、耐久性の高さもチェックすることだ。
オフィスは多くの人が行き交う場所。またオフィスにある書類や備品類は思いのほか重量があるものだ。そのため、強度などの安全性には特に注意をしたい。
オフィス家具は基本的に家庭家具よりも耐久性が高く、そのため金額も高くなりがち。できるだけ価格を抑えたいのは山々だが、安全に使えるものを選ぼう。

またオフィス家具には、JOIFA(日本オフィス家具協会)が設けた標準使用期間がある。耐用年数や保証年数とは異なるが、買い替えタイミングや購入時の耐久性のチェックに役立てると良いだろう。
https://www.joifa.or.jp/useful/period_of_use.html

(3)経費計上の減価償却に対応する金額感
3つ目は会計処理上の扱いを意識しておくことだ。

オフィス家具は有形固定資産として原則、減価償却をする必要がある。
ただし、
・金額が10万円未満なら少額減価償却資産として全額を経費にすることができる。
・青色申告をしている中小企業の場合は、30万円未満(年間で300万円)なら少額減価償却資産として全額を経費にすることができる。
また、10万円以上20万円未満の場合は、耐用年数にかかわらず一括償却資産として3年で均等償却することも可能だ。

多くの場合は上記の金額内で収まるだろうが、主なオフィス家具の耐用年数を以下に記しておこう。
・事務机・事務いす・キャビネット
 主として金属製のもの・・・15年
 その他のもの・・・8年
・応接セット
 接客業用のもの・・・5年
 その他のもの・・・8年
・陳列だな・陳列ケース(冷蔵・冷凍機能付き以外)・・・8年

法人向けオフィス家具のサブスクリプションサービスも存在

新オフィスや新店舗などを開設するとなると什器類の費用も膨らむもの。そこで初期費用を抑える方法として、サブスクリプションサービスを利用するのも1つの手だ。新しいビジネスモデルである家具のサブスクリプションサービスのメリットを説明しよう。

初期コストが安い
まずは何といっても初期コストが安く抑えられる点がサブスクリプション型の魅力だ。月額500円〜という金額で希望する期間だけ利用ができる。ただし長期間使うのであれば割高になることも。接客業などで、短期間で新しいものに取り替えたいという場合にはぴったりだろう。

新品・中古から選べる
提供する会社によっても異なるが、サブスクリプションサービスなら新品だけなく中古を使うという選択肢もある。提供会社によって品揃えはさまざまなため、自社に合うサービスを見つけよう。

試してから購入ができる
さらに、サブスクリプションサービスの場合は、一定期間利用してみて気に入れば購入することも可能だ。その点はリースと似ているが、サブスクリプションサービスの場合は最短使用期間が短く融通がきく点が大きなメリットと言える。

テレワークに必要な主なオフィス家具やオフィス備品

最後に、テレワーク導入に向けて在宅での仕事環境を整えるために必要なオフィス家具やオフィス備品を紹介しよう。

● 面が広いデスク
まず必要となるのがデスクだろう。デスク選びの最大のポイントはサイズ感。幅1000mm程度のコンパクトなものから1500mm以上のゆったりサイズまである。
在宅の場合は保管する書類等も少ないため、収納よりも作業スペースの広さを重視したい。PCのサイズや周辺機器の有無、広げたい書類の大きさなどによって必要なスペースは異なるが、作業者自身にとって十分な広さを確保するようにしよう。

● 高性能なオフィスチェア
快適な業務環境を整えるならチェアの性能にはこだわりたいところ。張地や座面の素材、背もたれの高さ、アームレストの有無、ロッキング機能などが選ぶ際のポイントとなる。
在宅で作業をするとオフィス以上に座っている時間は長くなるもの。予算の許す範囲で長時間座っていても疲れにくいものを選びたい所だ。

● デスクライト
在宅での疲れにくい作業環境を考える上で意外と重要なのがデスクライトだ。
オフィスの場合はデスクライトがなくても十分な光量を保てることも多いが在宅となるとそうはいかない。さらにずっとデスクでPCと向き合うことになるため、目の疲れは作業効率を下げる要因にもなる。
光源の種類や設置方法、アームや首の可動域などを考慮して、適したものを探そう。

● ディスプレイ・モニターアーム
さらに快適なPC環境を突き詰めるなら、ディスプレイやモニターアームの購入を検討しよう。テレワーク化やDX化が進み、利用するシステム数も格段に増えてきている。ディスプレイの大きさは作業効率にも大きく影響し、モニターアームは大型のディスプレイを置いても作業しやすいデスク環境を整えてくれる。

● Web会議用カメラ・ヘッドフォン
最後は、Web会議用のカメラとヘッドフォンだ。コロナ禍によって社内外とのWeb会議が増える中で、PCに搭載されたカメラだと画質が不十分だったり、画角を自由に動かせなかったりと不便に感じている人も多いだろう。Webカメラは安価なもので2,000円程度、高価なものなら10,000円程度で販売されている。
またWeb会議にはノイズの問題もつきもの。在宅であればなおさら周囲の音は気になるところ。快適なWeb会議環境を整えるなら揃えておくと良いだろう。

まとめ

テレワークの広まりとともに、オフィスの移転や、在宅勤務用の労働環境整備が必要な企業も出てきている。
今回ご紹介したオフィス家具業者は指定配達にも対応している。業者によってはテレワーク用のプランも設けられているためぜひチェックしてほしい。
前述のテレワークに必要なオフィス家具を参考に、会計処理上の扱いに留意しながらテレワーク環境の整備を進め、生産性を維持しよう。

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