総務とは？業務内容や必要なスキルを紹介

「縁の下の力持ち」や「何でも屋のゼネラリスト」とも言われる、総務部。業務内容が多岐に渡ることから、仕事の全容がイメージしづらい場合や、どのようなスキルが求められるのか知りたい場合もあるだろう。今回は、総務部の業務内容や業務スケジュール、求められるスキル等、総務部で業務を行う上で知っておきたいポイントを解説していく。

目次

●総務部とは？主な役割や人事部との違い
●総務部の主な業務内容
●総務部の業務スケジュール
●総務部の仕事に必要なスキル
●まとめ

総務部とは？主な役割や人事部との違い

多くの企業や組織にはその大小に関わらず、「総務」部門が設置されている。まずは総務部門の目的や主な役割と、似た部署である人事部との違いについて見ていこう。

総務部の役割と目的
総務部は、「企業の事務業務および各部門の管理業務」および、「他の部署に属さない多種多様な業務」を担う部署だ。その業務内容は広範囲に渡り、「担当部署が明確に決まっていない」業務は、ほとんどが総務部の担当業務となる。

総務部を設置する目的は、端的に言うと「会社のレベルアップ」だ。総務部は、経営陣を含め社内全ての部署と関わりを持つ数少ない存在として社内全体を俯瞰し、社員全員を目指す目標に向かわせるという重要な役割を持つ。

さらに、近年総務部の業務として「ファシリティマネジメント」が注目を集めている。ファシリティマネジメントとは、「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」という会社の経営資産を「いかに経営に活かし、最適化させていくか」や「社員が力を発揮できる環境を整備する方法」を考え、活動するものだ。経営資源や方針を踏まえた上で、投資対効果を意識してオフィス環境を最適に整えていくことが、求められているとも言えるだろう。

人事部との違い
人事部とは、経営資源のうち主に「ヒト」に関連する業務を担う部門だ。主な業務内容としては、「勤怠管理」や「人事評価」「採用」等が挙げられる。総務部と人事部は同じ経営資源を扱う部門という点で共通性が高い部門だ。両者の違いとして、人事部はより「ヒト」に特化した部門であるのに対して、総務部は全ての経営資源に関連する業務を担う部門と考えるとよいだろう。

総務部の主な業務内容

では、総務部は具体的にどのような業務を行っているのだろうか。ここからは、総務部が担う各業務の概要について、見ていこう。

■ 株主総会・取締役会の企画・運営
総務部の主な業務の一つとして、「株主総会」「取締役会」の企画と、事務局の運営がある。具体的には、「必要書類の作成」「総会全体のシナリオ作成」「想定される質問および回答の作成」「招集の通知」「会場の手配」等の準備が挙げられる。総会当日の運営としての業務では、「議長の進行補助」「質疑応答の対応」「議事録作成」等を担う。これらの会では配布資料が多いため、印刷業者の手配や発注を行うこともある。

また、株主から電話やメール等で問い合わせがあった際には、その応対も必要になる。

■ 社内行事の企画・運営
「入社式」「社員旅行」「社員総会」「忘年会・新年会」等の社内行事の企画・運営も総務部の業務だ。具体的には、「参加者の名簿作成」「日程調整」「予算の決定」「会場の手配」「社員への告知」「当日の案内」等が必要となる。会によっては、当日の司会を担当することもあるだろう。

行事をスムーズに行うためには、準備段階から当日の行動まで数多くの関連業務が発生する。スケジュールを立てて、計画的に実行していくことが重要だ。

■ 文書管理
社内にあるさまざまな文書を正しく作成・管理するのも、総務部の重要な業務の一つだ。管理が発生する文書は、「機器や備品の発注文書」「会議で使う資料」「稟議書」「契約書」「社員名簿」や「株主名簿」等、多岐に渡る。文書管理では、作成した文書や各部署から受け取った文書を、種類や日付ごとカテゴライズして保存し、必要なときにすぐに取り出せるようにしておくことが重要だ。

合わせて、不要になった文書を情報漏えいに十分配慮しながら定期的に廃棄することも、忘れないようにしたい。

■ 施設管理
社員がモチベーションを維持し、安全に業務を遂行できる環境を整備するのも、総務が担う役割だ。「清掃業者の依頼」「照明・空調の調節・整備」「防災設備の管理」等が代表的な業務として挙げられる。設備に不具合が生じていないかを定期的に点検し、不具合がある場合は早急に業者に修理依頼を出そう。

近年では新型コロナウイルスの感染防止策として、オフィスのレイアウト変更やパネルの設置等、施設や設備の利用方法を見直す企業も多い。また、災害への備えを行う「オフィス防災」への取り組みも、施設管理の一環と言える。重要度や緊急度を確認し、適切に対応したい。

■ 機器・備品管理
社内のさまざまな場所で使用される、PCや電話機、コピー機等の各種機器や備品の管理も総務の業務だ。個数や状態の管理から、不具合が生じた場合の修理・メンテナンスを業者と連携して実施しよう。また、コピー用紙・トナーといった消耗品についても、定期的な在庫状況の確認と発注業務を行おう。

■ 電話・メール・来客対応
企業の代表電話やメールは、総務部が受けることが多いため、自社への問い合わせに関する対応は総務の仕事と言えるだろう。企業への来客時の対応も、まず総務が行うことが一般的で、この中には応接室の準備等も含まれる。

さまざまな用件のメールや電話、来客に対応することが必要になるため、用件を「すばやく」「正確に」把握し、担当部署につなぐことが求められる。

■ 福利厚生業務
企業によっては、社員やその家族の福利厚生面の業務を、総務が担当することもある。「各種休暇制度」「育児・介護が必要な社員への支援制度」等、福利厚生の種類は企業によってさまざまなため、多岐に渡る知識や経験、他部門との連携が必要だ。社宅や保養施設を有する企業では、これらの施設管理を行う場合もあるだろう。

また、職場の環境改善を目的とした、新たな社内制度の企画と導入の検討を実施することも考えられる。

総務部の業務スケジュール

総務部では年間を通じて管理するべき業務が多いため、年間業務スケジュールの活用が効果的だ。ここでは、総務部における主な年間業務スケジュールを紹介する。スケジュールを効果的に活用し、業務の漏れを防ぎ、タスクを管理したい。

総務部がカバーする業務内容は企業によっても異なり、場合によっては人事部門や労務部門等の専門業務を担う場合もある。自社における総務部の役割を明確にし、漏れのないようスケジュールを作成できるとよいだろう。

総務部の仕事に必要なスキルと総務部に向く人とは

総務部の業務は多岐に渡るため、必要なスキルは業務によっても異なる。ここでは、総務部の業務遂行に求められる、各種スキルを見ていこう。

ITスキル
総務部では、「備品発注用ソフト」や「株主総会用の資料」等、さまざまなソフトや文書を取り扱う機会がある。そのため、文書作成ソフトの操作スキルや、自社で利用する各種クラウドソフトの利用が適切に行えること等が求められる。

総務部で作成した文書以外にも、他部署で作成された文書を管理する機会も多い。作成する資料によっては、関数やマクロを組んで効率化を図ることもあるため、自主的なスキルアップを行える向上心も重要だ。

コミュニケーションスキル
総務部は、「経営陣」と「現場社員」双方と関わる機会が多くあるため、コミュニケーションスキルも必須と言える。基本的には社内の人との連携が主だが、時には社外の関係社、地域や官公庁の人と連携を図る場合もある。時や場合によって相手の状況や要望を理解し、分かりやすく伝えられるスキルが求められる。敬語やビジネス文章の書き方等、基本的なビジネスマナーも重要だ。

情報処理スキル
社内のさまざまな部署と連携して業務を行う機会の多い総務部は、「各部署から必要な情報を集め」、「適切に処理する」スキルが求められる。また、多種雑多な業務を同時進行しなければならないため、優先順位をその都度見極め、柔軟に対応したり、必要に応じて他部門と連携を取ったりする能力も必要となる。

総務部門に向く人材
総務部での仕事には、上記のような「ITスキル」や「コミュニケーション」「情報処理」等のスキルに特化した人材が向いていると言える。このほか、部門横断的にさまざまな知識を持つ人や、マルチタスクな状態を楽しめる人等も、総務部門での活躍が期待できるだろう。また、業務によっては専門的な知識や知見が求められることもあるため、新たな知識やスキルの習得に前向きに取り組める人材も、総務に向いていると言えそうだ。

まとめ

業務範囲が多岐に渡る総務部では、企業全般を見渡せる広い視野と、細やかな変化にも気が付けるミクロな視点の両方が求められると言えるだろう。総務の業務内容は、必ずしも多くの人の目に留まるものではないものの、企業の経営資源を有効活用し、社員が業務を遂行する上で欠かせないものだ。スムーズで効率的に業務を行うためにも、役割を明確にし、業務内容や年間スケジュールの見直しを実施してみてはどうだろうか。

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