内定通知から入社までのフローや内定通知書の作成方法を時系列順に解説

近年は就職活動において多数の企業を同時進行で受けるケースが一般的となり、内定通知を出したからといって企業側も安心できない。今回は内定通知から入社までのフローや内定者の自社への引き止めに有効な内定通知書の作成方法について解説していく。

内定通知書と混同しやすい採用関連の通知書

内定通知書以外にも、内定後に交付する書類は多い。それらの特徴を紹介する。

内定通知書は応募者との認識齟齬を避ける目的
応募者に対して内定を通知する内定通知書には法的義務はなく、企業によっては電話やメールで知らせる例もある。内定通知書にはいち早く採用を知らせて内定者を自社に引き止める意味や、内定通知に関してのトラブル回避の意味を持つ。

内定通知書と採用通知書に大きな違いはない
内定通知書と採用通知書はどちらも企業が内定者に対して正式な内定（採用）を通知する書類で、大きな違いはない。企業によってはどちらか一方を送付していたり、「採用内定通知書」と2つをまとめた名称の書類を利用したりすることもある。

労働条件通知書は交付が義務付けられた正式な書類
労働条件通知書とは、企業が従業員に対して交付すべき労働条件を記載した書類。労働基準法により提示が義務づけられている書類だ。ただ、2019年4月から、従業員が希望する場合は電子メールなどでの提示も可とされたため、必ずしも全従業員に書類を交付する訳ではない。

内定承諾書への記名捺印により内定の証明と内定辞退が抑制できる
内定承諾書は、応募者が入社の意思を伝える書類。入社承諾書や入社宣誓書とも呼ばれる。他の書類との大きな違いとして、内定者が書類を作成する点がある。内定承諾書自体には法的効力はないものの、承諾書の提出をもって内定の合意がなされたものとみなされるため、労働契約が成立する。内定辞退の抑制にもなることから多くの企業が提出を求める傾向にある。

新卒採用の内定通知から入社までのフロー

新卒採用時の内定通知から入社までのフローについて、時系列で解説する。

内定通知書や採用通知書の発行
内定通知書や採用通知書を発行し、応募者に発送する。

内定承諾書の受理
応募者から内定承諾書を受理する。

雇用契約の締結
雇用契約書を取り交わすなど、雇用契約を締結する。その際に年金や保険加入のための書類等も提出してもらい、入社までに手続きを進めていく。

入社日の決定・入社
入社日は、新卒採用の場合は4月の新年度開始時と入社日が決まっていることが多いが、内定から入社まで日が開くため、それまでの期間のフォローアップも欠かせない。同期とのつながりを深める内定者懇親会や社内行事への参加、職場見学など、入社までに自社への理解を深めてもらえるようにしたい。

以下のページでは新卒採用時に人事がすべきことを網羅的に紹介している。ぜひ参考にしてほしい。
新卒採用の内定～企業人事が入社に向けて準備すべきこと、できること

中途採用は事前に入社日に向けた退職交渉を進めてもらう

中途採用の場合も新卒採用と大まかなフローは変わらないが、在職中の場合は現職の引き継ぎがあるため、速やかに退職準備を進めてもらう必要がある。すぐに入社できないことが多いが、できるだけ応募者の希望に沿うように入社日を設定したい。

内定通知書に記載すべき項目と同封する書類

内定通知書は法的効力がないため、記載事項は企業によって異なる。ここでは一般的な企業において記載すべき項目と、同封する書類について紹介する。

内定通知書に記載すべき項目
内定通知書に記載すべき項目について、項目ごとに簡単に説明する。
・日付
内定が決定した日付もしくは内定通知書を発送する日付を書面の右上に記載する。どちらの日付に設定するのかをあらかじめ決めておき、統一するようにしたい。

・会社名と本社所在地、代表取締役の名前
日付の下には会社名、本社所在地、代表取締役の名前を記載する。これにより、会社からの正式な書類であることを証明する。

・内定の通知
時候の挨拶から始まり、求人への応募のお礼を記載した後に内定の通知をする。内定通知の文面に決まりはないが、受取り手が内定をもらったと分かるよう、簡潔な文章にすることが大切だ。

・入社年月日
入社年月日を記載するが、通知書送付時点で決定していない場合は別途連絡する旨を記しておく。

・同封した書類の案内
内定通知書とともに同封する書類については一覧で記載しておき、内定者が確認できるようにしたい。万が一書類の同封漏れがあった場合の連絡先なども記す必要がある。

・入社までに提出すべき書類の案内
内定承諾書など、内定者が提出すべき書類について、提出書類の種類や締切日、提出先住所を記載する。記入ミスが懸念される書類に関しては見本を同封するとよいだろう。

・内定取り消し事由
内定取り消し事由に関しても明記する必要がある。内定通知書は法的効力がないとしたが、雇用契約は成立するため、一度通知してしまうと簡単に内定を取り消すことはできない。したがって、内定通知書を発行する場合は取り消しになる事由についても同時に通知する必要がある。

・担当者の連絡先
不明点などの問い合わせ先として担当者名・連絡先を記載する。

内定通知書の送付時に同封する書類
内定通知書を送付する際に同封する書類は以下の通りだ。同封書類は全ての企業に当てはまる訳ではないが、参考にしてほしい。

・内定（入社）承諾書
内定者に承諾書の提出を求める場合、内定承諾書を同封する。

・身元保証書
内定者の身元を保証するため家族や親族の名前を記載して提出する書類。緊急時の連絡先としても機能する。

・労働条件通知書
先述した労働条件通知書も書面の場合は同封する。ただ、PDFデータなどメールで送付するケースも増えており、その場合は同封書類から除外する。

・返信用封筒
会社への提出書類がある場合、忘れずに返信用封筒も同封したい。

膨大な採用書類の送付・管理は採用クラウド管理システムで効率化

企業規模が大きくなればなるほど、採用活動の業務も多くなり負担となる。ここではそんな採用活動をクラウド管理システムで効率化できる、おすすめのシステムを紹介する。

楽楽労務
従業員情報は従業員自身が入力して提出し、人事・労務の入力ミスや業務負担を大幅に削減できる「楽楽労務」。雇用契約書や契約締結までをWeb上で行うことができ、入社書類のペーパーレス化を推進できることが強みだ。
https://www.rakurakuroumu.jp/

ジョブカン採用管理
応募から内定までの採用業務の負担を減らしてくれる「ジョブカン採用管理」。具体的には自社の採用サイトの作成から候補者管理、選考、採用までのフローを一元管理する。さらに、採用活動の効果を分析する機能も有しており、次年度以降の採用活動をさらに効率化、有効化することができる。
https://ats.jobcan.ne.jp/

HRMOS
採用情報の一元管理が可能な「HRMOS（ハーモス）」は、採用活動の分析や戦略立案を得意としているシステム。採用状況が可視化でき、自社の課題を把握できるため、採用力のアップを図ることができる。
https://hrmos.co/

まとめ

企業における採用活動は、自社の発展に欠かせない大切な業務だ。採用を決定した内定者に確実に入社してもらうため内定通知書を有効活用し、採用活動を成功裏に終わらせてほしい。