採用フローで必要な書類とは？新卒・中途採用に必要な関連書類

2024.03.04

オフィスのミカタ編集部

近年は就職活動において多数の企業を同時進行で受けるケースが一般的となり、内定通知を出したからといって企業側も安心できない。今回は内定通知から入社までのフローや内定者の自社への引き止めに有効な内定通知書の作成方法について解説していく。

●新卒採用の内定通知から入社までのフロー
●中途採用の内定通知から入社までのフロー
●内定通知書に記載すべき項目と同封する書類
●内定通知書と混同しやすい採用関連の通知書
●選考における候補者から受け取る書類の保管期間と破棄方法
●膨大な採用書類の送付・管理は採用クラウド管理システムで効率化
●まとめ

新卒採用の内定通知から入社までのフロー

新卒採用時の内定通知から入社までのフローについて、時系列で解説する。

内定通知書や採用通知書の発行
内定通知書や採用通知書を発行し、応募者に発送する。

内定承諾書の受理
応募者から内定承諾書を受理する。

雇用契約の締結
雇用契約書を取り交わすなど、雇用契約を締結する。その際に年金や保険加入のための書類等も提出してもらい、入社までに手続きを進めていく。

入社日の決定・入社
入社日は、新卒採用の場合は4月の新年度開始時と入社日が決まっていることが多いが、内定から入社まで日が開くため、それまでの期間のフォローアップも欠かせない。同期とのつながりを深める内定者懇親会や社内行事への参加、職場見学など、入社までに自社への理解を深めてもらえるようにしたい。

中途採用の内定通知から入社までのフロー

中途採用の場合も新卒採用と大まかなフロー自体は変わらない。ただし、在職中の場合は現職の引き継ぎがあり、速やかに退職準備を進めてもらう必要があるため、すぐに入社できないことが多いが、できるだけ応募者の希望に沿うように入社日を設定することが重要だ。

なお、以下のページでは、新卒・中途採用に入社手続きのフローや必要書類ついて解説している。
入社手続きについて詳細を確認したい場合には、合わせて読んでほしい。
採用フローで必要な書類とは？新卒・中途採用に必要な関連書類 - オフィスのミカタ　

内定通知書に記載すべき項目と同封する書類

内定通知書は法的効力がないため、記載事項は企業によって異なる。ここでは一般的な企業において記載すべき項目と、同封する書類について紹介する。

内定通知書に記載すべき項目
内定通知書に記載すべき項目について、項目ごとに簡単に説明する。

・日付
内定が決定した日付もしくは内定通知書を発送する日付を書面の右上に記載する。どちらの日付に設定するのかをあらかじめ決めておき、統一するようにしたい。

・会社名と本社所在地、代表取締役の名前
日付の下には会社名、本社所在地、代表取締役の名前を記載する。これにより、会社からの正式な書類であることを証明する。

・内定の通知
時候の挨拶から始まり、求人への応募のお礼を記載した後に内定の通知をする。内定通知の文面に決まりはないが、受取り手が内定をもらったと分かるよう、簡潔な文章にすることが大切だ。

・入社年月日
入社年月日を記載するが、通知書送付時点で決定していない場合は別途連絡する旨を記しておく。

・担当者の連絡先
不明点などの問い合わせ先として担当者名・連絡先を記載する。

内定通知書の送付時に同封する書類
内定通知書を送付する際に同封する書類は以下の通りだ。同封書類は全ての企業に当てはまるわけではないが、参考にしてほしい。

・送り状（同封した書類の案内）
内定通知書とともに同封する書類については一覧で記載しておき、内定者が確認できるようにしたい。万が一書類の同封漏れがあった場合の連絡先なども記す必要がある。

・内定（入社）承諾書
内定者に承諾書の提出を求める場合、内定承諾書を同封する。

・身元保証書
内定者の身元を保証するため家族や親族の名前を記載して提出する書類。緊急時の連絡先としても機能する。

・労働条件通知書
先述した労働条件通知書も書面の場合は同封する。ただ、PDFデータなどメールで送付するケースも増えており、その場合は同封書類から除外する。

・返信用封筒
会社への提出書類がある場合、忘れずに返信用封筒も同封したい。

内定通知書と混同しやすい採用関連の通知書

内定通知書以外にも、内定後に交付する書類は多い。それらの特徴を紹介する。

内定通知書は応募者との認識齟齬を避ける目的
応募者に対して内定を通知する内定通知書には法的義務はなく、企業によっては電話やメールで知らせる例もある。内定通知書にはいち早く採用を知らせて内定者を自社に引き止める意味や、内定通知に関してのトラブル回避の意味を持つ。

内定通知書と採用通知書に大きな違いはない
内定通知書と採用通知書はどちらも企業が内定者に対して正式な内定（採用）を通知する書類で、大きな違いはない。企業によってはどちらか一方を送付していたり、「採用内定通知書」と2つをまとめた名称の書類を利用したりすることもある。

労働条件通知書は交付が義務付けられた正式な書類
労働条件通知書とは、企業が従業員に対して交付すべき労働条件を記載した書類。労働基準法により提示が義務づけられている書類だ。ただ、2019年4月から、従業員が希望する場合は電子メールなどでの提示も可とされたため、必ずしも全従業員に書類を交付する訳ではない。

内定承諾書は記名捺印により内定の証明と内定辞退が抑制できる
内定承諾書は、応募者が入社の意思を伝える書類。入社承諾書や入社宣誓書とも呼ばれる。他の書類との大きな違いとして、内定者が書類を作成する点がある。内定承諾書自体には法的効力はないものの、承諾書の提出をもって内定の合意がなされたものとみなされるため、労働契約が成立する。内定辞退の抑制にもなることから多くの企業が提出を求める傾向にある。

選考における候補者から受け取る書類の保管期間と破棄方法

候補者から受け取る履歴書などの資料はすべからく厳格な管理が必要とされる。中には法的に保管を義務づけられている書類があり、職務経歴書や履歴書が該当する。トラブルを避けるためにも、保管と破棄といった取り扱いのポイントについて解説する。

選考書類の保管
候補者の履歴書や職務経歴書は採用・不採用により異なり、採用した候補者の職務経歴書などは個人情報保護の観点だけではなく、労働法で保存が義務付けられている。また不採用者の場合はこれといった法的義務はないものの、後から候補者から返却を求められる場合もあるため、半年から一年といった保管を行う。もしくは事前に選考書類を返却しない旨の通達などをしておくとよい。

選考書類の破棄
個人情報保護の観点から採用目的以外への活用がされないような保管とともに、破棄についても、社内にて厳格なルールに基づくフローの設計がされていることが望ましい。
フロー策定時のルールについては、「いつ誰がどのような方法でどの範囲の情報破棄を行うか」ということを予め明確に定めることだけではなく、ヒューマンエラーを防ぐためにも、破棄をした後に個人情報管理責任者に連絡し破棄された事実確認を取るという二段階のプロセスを踏むなど、一人だけで完結させない体制を構築すべきだ。

膨大な採用書類の送付・管理は採用クラウド管理システムで効率化

企業規模が大きくなればなるほど、採用活動の業務も多くなり負担となる。ここではそんな採用活動をクラウド管理システムで効率化できる、おすすめのシステムを紹介する。

なお、以下のページでは、雇用形態や採用フロー別におすすめの採用管理システムを紹介している。自社に適した採用管理システムを導入したい場合には、合わせて読んでほしい。
2024年度版採用管理システムを徹底比較。おすすめサービスを紹介- オフィスのミカタ　

HRMOS
採用情報の一元管理が可能な「HRMOS（ハーモス）」は、採用活動の分析や戦略立案を得意としているシステム。オペレーションを効率化する機能として、採用に関わる採用状況が可視化できるだけではなく、セキュリティ面でもSSO認証、Pマーク取得、IPアドレス制限などに対応しているため、導入により採用フローの厳格な運用が期待できる。
https://hrmos.co/　

ジョブカン採用管理
応募から内定までの採用業務の負担を減らしてくれる「ジョブカン採用管理」。自社の採用サイトの作成から候補者管理、選考、採用までのフローを一元管理する。基本情報のほか添付ファイルも管理可能であり、導入により採用に関わる資料や書類の適切な管理ができる。内定承諾者情報を同社のジョブカン労務HRに自動登録する機能もあり、シリーズで導入することで合わせて労務業務の負担削減も可能だ。
https://ats.jobcan.ne.jp/　

一括採用かんりくん
「一括採用かんりくん」は、新卒・中途などの採用活動のすべてをまとめて管理することができる。セキュリティ対策にも力を入れており、データセンターやバックアップ体制を整えていることも大きな魅力と言えるシステムだ。また、選考資料の管理においては、業務で発生する紙の資料も一括でPDFに変換し保管することも、面接官への資料配布もオンラインで完結することができるため、導入により煩雑な資料管理や準備業務を効率化することができる。
https://www.career-cloud.asia/　

まとめ

企業における採用活動は、自社の発展に欠かせない大切な業務だ。採用を決定した内定者に確実に入社してもらうため内定通知書を有効活用し、採用活動を成功裏に終わらせてほしい。

なお、以下のページから、採用管理ツールの資料の一括請求が可能となっている。
ぜひこの機会に、自社にあった採用フローの整備を行ってほしい。

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