記帳の定義とメリットを解説。業務生産性向上のための記帳代行サービスのおすすめ事業者も紹介

新型コロナウイルスによってテレワークが浸透するとともに、バックオフィス業務のDX促進も図られ、経理のオンライン対応も進んできている。そのうちの一つが通帳の記帳だ。この記事では経理業務の生産性強化の観点から、記帳についての解説とアウトソーシングサービスについて紹介する。

記帳の定義と目的・メリット

まずは記帳とはそもそもどういうものなのかについて理解しておく必要がある。合わせて記帳を行う目的やメリットについても把握しておこう。

記帳とは、帳簿に取引の内容の記入をすること
記帳とは事業を行う上で発生する取引の内容を帳簿に記入することである。売上や経費などを全て記載して過去に遡れる状態にしておく必要があるほかに、定められた期間保存しておくことが所得税法で義務付けられている。

決算書を作成することを目的に行われる
記帳は決算書を作成することを目的として作成される。決算書は正式には「財務諸表」と言い、会社の一定期間における経営・財務状態を明らかにするものである。この決算書を作るにあたって元となるデータの一つが帳簿になるため、常日頃から記載しておく必要がある。

定期的に正確な記帳を通じて税額計算だけでなく事業の状態を把握できるメリット
定期的に正確な記帳を行うことで、税額の計算をスムーズに行えるだけでなく現在の会社の経営状態についても把握することが可能だ。過去にどのような取引を行ったのか、資産の動きなどをわかりやすくまとめておくことで、で迅速に経営改善を行えるようになるだろう。

記帳における会計処理を効率よく行うための工夫

記帳などの会計処理を効率よく行うには、自社に専用のソフトを導入するか外部に委託するかの2パターンがある。下記ではそれぞれの方法において、どのような特徴・メリットがあるのかについて解説する。

● 記帳代行サービスを活用する
記帳代行サービスは、主にオンラインアシスタントが取り扱っている業務の一つである。記帳業務をアウトソーシングすることで、社内のリソースを確保できるほかに一定品質の納品を期待できるというメリットがある。

● 会計ソフトを導入する
会計ソフトの機能には、クレジットカードと連携して自動で明細を取り込んでくれたり、入力情報を元に自動的に計算を行ってくれたりするような便利な機能が数多くある。また、ソフトを導入することによって社内に記帳のノウハウが溜まるというメリットがある。

● 税理士に依頼をする
税理士に依頼をする最大のメリットは、税務申告書類作成と決算申告まで一貫して任せられるということだ。この2つの業務は税理士資格が必要なため、記帳代行サービスでは基本的に依頼することはできない。そのため、記帳代行から申告まで全て外部に委託したい場合には税理士に依頼すると良いだろう。

記帳代行サービスの定義・業務範囲は多種多様

記帳代行サービスは先ほど紹介した通り、オンラインアシスタントに依頼できる業務の一種であり、任せられる内容は提供元によって大きく異なる。そのため、何をどこまで依頼したいのかあらかじめ定め、確認するようにしておこう。

記帳と起票の違い
記帳の定義は先ほど触れた通り、帳簿を作成することである。それに対して起票は領収書やレシートから会計伝票などに記入して仕訳を起こすことである。なお記帳については経理などの専門知識が必要になることが多い。

伝票や仕訳帳、現金出納帳、預金出納帳などを補助簿作成の起票の業務代行
基本的に記帳代行では、伝票や仕訳帳などの補助簿作成までを一任できるケースが多い。ただし、中には起票から記帳までを請け負っている業者もあるので、どこまで依頼したいかを明確にしてから業者を選ぶ必要がある。

決算書や貸借対照表、損益計算書を作成する記帳の税務的業務代行
貸借対照表、損益計算書などの決算書を作成するには簿記などの専門知識が必要だ。そのため幅広くバックオフィス業務を取り扱っている業者よりも、税理士事務所や経理・記帳を専門に取り扱っている業者に依頼する方が良いだろう。ただし、起票や記帳のみの依頼よりも高額になるケースが多い。

振り込み、支払いの代行は記帳代行サービスではなく経理代行サービス
記帳代行サービスはその名の通り、あくまでも記帳を代行してくれるサービスだ。様々なプランやオプションがあれば記帳代行に加えて他の業務を依頼できることが多い。それに対して経理代行サービスは経理の業務を全て代行してもらえるサービスのため、もし経理業務全般をアウトソーシングしたいという場合には、経理代行サービスの利用を検討してみて欲しい。

記帳代行サービスを依頼するメリット

具体的に記帳代行サービスを依頼するメリットについて解説する。主な理由は3点で、生産性の向上・事業計画の改善・その他業務の切り出しだ。ではそれぞれについて詳しく見ていこう。

コア業務への集中ができ業務生産性が上がる
記帳は必要な業務ではあるが、他社と差別化する業務ではないためいわゆるコア業務には該当しない（ノンコア業務）。そのため、一括でアウトソーシングしてしまうことで、コア業務へリソースを集中し業務生産性を上げることが可能になる。

正確な記帳を通じて事業計画の改善が行える
「記帳の定義と目的・メリット」の項目で触れたが、正確な記帳をすることで会社の経営状況などを知ることができるため、事業計画の改善に繋げることが可能だ。過去の取引状況や損益などを一目見て把握できるようできる限りコンスタントに作成を行いたい。

依頼先によっては決算書や申告書の作成まで任せることができる
記帳代行サービスを取り扱っている企業は多いが、中には決算書や申告書の作成まで任せることができる場合がある。ただし、記帳代行とは異なり別途代金が発生したりプランが組まれていたりするケースがほとんどなので予算と照らし合わせて利用を検討して欲しい。

記帳代行サービスを提供しているおすすめのオンラインアシスタントサービス

それでは実際に記帳代行サービスを提供しているおすすめのオンラインアシスタントサービスを紹介しよう。サービス毎に対応している業務やサポート体制が大幅に異なるため、しっかりと把握しておきたい。

❖ フジ子さん
「フジ子さん」では主に経理・秘書/総務・人事・webサイト運用などが依頼できる。月の契約時間が決められているので、記帳代行を依頼した場合に余った時間は他の業務を任せることができるため汎用性が高い。

最安値プランは月20時間稼働で税込51,700円となっており、今回紹介するサービスの中でもかなり安めに抑えられている。
（「フジコさん」の資料はこちら）

❖ HELP YOU
「HELP YOU」は採用率1%の優秀なアシスタントが在籍するサービスだ。専属ディレクターが依頼内容をもとにチームを編成してくれるため人材の担保が可能。継続率98%という数字は満足度が高い証拠だろう。

料金プランは月30時間~で税込110,000円~となっている。
（「HELP YOU」の資料はこちら）

❖ CASTER BIZ
「CASTER BIZ」は「HELP YOU」同様にチームで対応してくれるサービス。バックオフィス業務以外にも対応可能な業務が広く設定されている。ベーシックプランは6ヶ月契約で税込132,000円だが、依頼内容によって金額を変更できるカスタムプランもある。導入企業は累計2000社を突破している。
（「CASTER BIZ」の資料はこちら）

❖ BizMow
「BizMow」は契約単位が1ヶ月ごとのため、繁忙期のみ使用するというようなフレキシブルな対応ができるサービス。業務担当は2人以上の体制なので急な病欠などによる業務の滞りを防ぐことが可能だ。利用料金は基本管理料5,000円+従量料金2,400円/時間となっており、月に30時間の稼働を依頼した場合には5,000+2,400×30=77,000円となる。
（「BizMow」の資料はこちら）

まとめ

記帳代行サービスに依頼できる業務はサービスによって異なるため、この記事では決算書などの税理業務、財務・管理会計のための前準備の範囲で定義している。昨今バックオフィス業務のアウトソーシングは、テレワークやDXによる生産性向上の波から需要が拡大してきている。このコロナ禍における市場環境の変化とともに、バックオフィス業務の一つである経理の記帳を専門業者にアウトソーシングして、よりコア業務へより集中できるようにしてみてはいかがだろう。

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