後納ポストインとは？利用するメリットと条件や、注意点など

2021.12.20

オフィスのミカタ編集部

専用のケースを利用してポストに投函するだけで、料金後納で郵便配達をしてくれるサービスである、「後納ポストイン」。業務でしばしば手紙や封書を取り扱う担当者の中には、業務を効率化したいと考えることもあるだろう。今回は、後納ポストインの概要や利用するメリットの他、利用方法や注意点などを紹介する。後納ポストインサービスの内容を把握し、業務に活かしてほしい。

後納ポストインとは

「後納ポストイン」とは、専用ケースを利用して郵便ポストに投函した郵便物を、料金を後払いで配達してくれるサービスのこと。日本郵便（以下、「郵便局」と記載）が行う郵便事業の一環で、利用には料金後納の登録が必要となる。後納ポストインの利用時は切手の貼付が必要ないため、1カ月に何十通という手紙や文書を出す企業にとって、便利なサービスと言える。

料金後納郵便との違い
後納ポストインと似たサービスに、「料金後納」がある。料金後納とは、郵便で利用した1カ月分の料金を、翌月に一括払いできるサービスのこと。後納ポストインは、料金後納の一環で、両者の違いは差し出し方法と対応している郵便物の種類だ。後納ポストインは、ポストへの投函で差し出しが完了するのに対して、料金後納では、郵便局の窓口での差し出しが必要となる。また、料金後納に比べると、後納ポストインに対応している郵便物は限られる。

後納ポストインのメリットとデメリット

後納ポストインは多くの郵便物のやり取りを行う企業にとって便利なサービスだが、具体的にどのようなメリットがあるのだろうか。デメリットと合わせてみていこう。

後納ポストインを利用するメリット
・1通ずつ切手を貼らないので、事務作業を効率化できる
・支払い業務の簡略化につながる
・月額割引制度が利用できるため、経費節減につながる
・近くのポストで差し出せるので、郵便局まで行く手間が省ける

事務作業や支払・会計業務を効率化できることや、割引制度を利用すれば経費節減につながることなどがメリットと言える。また、差し出し先がポストのため、郵便窓口の営業時間を気にせずに担当者の都合に合わせて作業ができる点も利点の1つだ。

後納ポストインのデメリット
・利用できる郵便物の種類や通数に制限がある
・1回に投函できるのは専用ケースに入り切る数量に限られる
・投函できるポストが決められている
・集荷に比べると、サービスレベルが落ちる

後納ポストインでは、会社や自宅近くのポストなど、どこからでも投函できるというわけでなく、投函できるポストが決まっている。また、投函のタイミングによっては次回の集荷に回ってしまうため、集荷時間を把握しておかないと、最悪の場合期限に間に合わないということもあり得る。対象となる郵便物には限りがあるなどのデメリットもあることを踏まえた上で、後納ポストインの活用を検討するとよいだろう。

後納ポストインを利用するには？利用条件や必要な手続き

後納郵便を利用するための条件や手続きをみていこう。

利用条件
以下1～3を全て満たすことが、利用条件となる。

1.料金後納を利用していること（今後利用する場合を含む）
2.投函するポストの集荷を担当する郵便局と、料金後納を登録している郵便局（以下、利用郵便局）が一致していること
3.利用郵便局が収集または収集と配達両方を受け持つ地域に、登録する住所があること

必要な手続き
料金後納をすでに利用をしている場合と、そうでない場合とで、利用前に必要な手続きが一部異なる。それぞれの場合を確認しよう。

●料金後納の手続きをしている場合
すでに料金後納を登録している利用郵便局の窓口で、後納ポストインを利用したい旨を伝え、所定の利用申出書を提出をする。

●料金後納の手続きをしていない場合
まず、料金後納の利用申請と承認が必要だ。料金後納の取扱局の窓口で、料金後納承認請求書の他、必要書類の提出を行う。同時に、後納ポストインを利用したい旨を伝え、所定の利用申出書を提出する。

両者とも専用ケースが届けば、運用開始となる。

後納ポストイン利用の流れ

後納ポストインの実際の利用の流れは、以下の通り。

1. 専用ケースに「対象郵便物」と「後納郵便物等差出票」を入れる
2.対象のポストへ投函する
3.利用郵便局が集荷・配達する
4.専用ケースが返却される

専用ケースは郵便局から無償で貸し出されるが、貸し出されるケースは3個と決まっている。ケースが戻るには一定の時間がかかるため、後納ポストインを利用したいタイミングでケースが無いということのないように、注意したい。

後納ポストインできないものや注意点

後納ポストインができないものと利用の注意点を紹介する。

後納ポストインが対応していない郵便物
後納ポストインを利用できないものには、以下が挙げられる。

・低料第三種郵便物
・通信教育用郵便物
・特定録音物等郵便物
・学術刊行物郵便物
・特殊取扱とする郵便物（速達・年賀特別郵便を除く）
・特別料金が適応される郵便物
・料金割引が適応される郵便物
・ゆうパック全般
・EMS
・国際郵便物全般

通常ポストに投函できないものや特殊な手続きが必要な郵便物は、後納ポストインの対象外だ。誤って対象外郵便物をケースに入れないよう、注意したい。

後納ポストイン利用時の注意点
下記に該当するものは、投函した全ての郵便物が、差出人に返還されてしまう。

・専用のケースに納入された郵便の金額や種類、数が、後納郵便物差出票の記載内容と異なる場合
・専用ケースの中に、差し出せない郵便物が納入されている場合
・決められた専用のケースでない場合

これらに該当する場合は、投函しても返還の対象となってしまうため、注意が必要だ。後納ポストインを利用する際は、専用のケースを利用し、郵便物の種類や金額など差し出し票への記入も正確に行おう。

まとめ

後納ポストインは、郵便物を多く出す企業などにとって便利なサービスで、後納郵便とは違い郵便物を投函するだけと手軽に利用できるのが大きな利点だ。切手の貼付や支払いなどもまとめて行えるため、担当者の負担軽減にもつながる。後納ポストインの対象となる郵便物を多く取り扱う企業や、すでに料金後納を利用している企業では、後納ポストインの利用を検討してみてはいかがだろうか。

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