契約に潜むリスクを制御せよ！　LegalForceが推進するバックオフィスのDX推進

企業の成長を左右するDX（デジタルトランスフォーメーション）。企業の競争力維持・強化のためには不可欠であるDXだが、うまく進められている企業は決して多くない。

特に総務部や経理・財務部、法務部、営業部などではデジタルツールの活用が遅れているのが実情だ。こうした中、AI技術と法務の知見を組み合わせた、バックオフィス業務のDX推進を支援する株式会社LegalForceへの注目が高まっている。《全ての契約リスクを制御可能にする》をミッションに掲げる同社は、いかにして契約に内在するリスクをコントロール可能な状態へと導いているのか──。

LegalForceキャビネ セールスマネージャーの大河内健一氏に、バックオフィス部門からDXを始めるメリットや重要性、契約管理体制の構築と契約リスクの制御を実現する『LegalForceキャビネ』などについて話を聞いた。

企業におけるDXの遅れ

そもそもDXとは何か――。経済産業省は『DX推進ガイドライン』の中で、〈企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること〉と定義する。

つまり、DXとは単純なIT化にとどまるものではない。LegalForceは「DXは組織全体の業務プロセスをデジタル化し、新しい価値を創出することではじめて実現される」（大河内氏）という認識で、これからの企業経営に欠かせない重要なファクターだと考える。

では、企業におけるDXはどれだけ進んでいるのだろうか。

「当社が実施したアンケート調査によると、全体の７７％が【自社のDXは進んでいない】と回答しています。職種別では経理・財務部、総務部、法務部などバックオフィス部門でのDX推進が遅れており、特に法務部で【進んでいる】と回答した人は０％でした。」（大河内氏）

また、アンケートでは、DXが進まない原因として【推進者がいない】との回答が全体の３４％を占め、【予算がない】が２８％と続いた。また、DXの推進に課題を感じている回答者のうち、９２％はその解決に向けた取り組みをしていないと答えている。DXの重要性は理解しているものの、何から手を付けていいのかわからない事業者が多いのだ。

DXをバックオフィスから進めるべき理由とは

企業がDXを推進するためには、何から手を付けるべきなのか。こうした疑問に大河内氏は、まずはバックオフィス業務から始めるべきだと強調する。

「理由は３つあります。ひとつは効果がわかりやすいこと。本質的に業務プロセスが変わるため、成果を実感しやすい点が挙げられます。2つ目は、バックオフィス業務は企業によってオペレーションの差がないため、カスタムの必要性が少ないこと。契約書の作成依頼や稟議フローなどは、どのような企業であっても大きな差はありませんよね。そして3つ目は、管理部門のみの判断で企業全体を推進することができることです。」（大河内氏）

さらに、バックオフィス業務の中でも契約管理のDXを進めることの重要性について次のように話す。「企業における経済活動はすべて“契約”に基づくものであり、バックオフィス部門の業務においても契約は切っても切れない存在です。例えば、人事部は従業員を雇用する際に雇用契約を締結し、総務部はオフィスの清掃や、備品の調達などで、業務委託契約を締結するなど、様々な場面で契約を取り交わしています。

契約書は、締結して初めて法的拘束力を持つため、有効に活用すれば自社に大きな利益をもたらす半面、義務に違反すれば大きな損害を及ぼす可能性があります。契約内容を適切に管理できていないと、知らぬ間に契約違反をしていたり、不要な契約が更新され無駄な支出につながる可能性があり、事業価値の損失に繋がるリスクを孕んでいます。
そのため、契約書を単に保管しておくのではなく、契約リスクのマネジメントが行えるような契約管理体制を構築することが重要です。」

一方、契約”内容”の管理まで行っている企業は少なく、ほとんどは紙の契約書をファイリングして保管するに留まっているのが現状だという。

「契約内容確定後、契約書を印刷し、製本・捺印をして郵送、その後、紙の原本をファイリングして書庫に保管するのが一般的です。企業によっては数万部を越える契約書があり、その多くは紙またはPDF化して保管しています。しかし、紙やPDFのみでの保管では、契約内容がデータ化されるわけではないため、閲覧性や検索性が担保されません。また、担当者が、社内の数千件以上の契約内容・更新期限を全て記憶することは現実的ではなく、閲覧性・検索性が担保されていない状態では、契約リスクをマネジメントできていない状態だと言えます。」（大河内氏）

契約管理DXの推進で、企業の契約リスクを制御する。

「これまでは紙の契約書をファイリングして書庫へ、またはPDF化して共有フォルダで保管するしかありませんでした。一方この保管体制では、該当の契約書をすぐに見つけることができず、内容の確認にも手間取ります。弊社のAIによる契約管理システム『LegalForceキャビネ』は、この問題を解決します。

『LegalForceキャビネ』は、契約書に特化した文字認識・自然言語処理技術とAIを活用し、契約締結後のリスクの制御を目指すシステムだ。「PDF化した契約書をアップロードするだけで、全文を自動でテキストデータ化し、締結日やタイトル、当事者名、更新拒絶期限日などを抽出して検索可能なデータベースを構築します」（大河内氏）。これにより契約の全体像が可視化され、契約情報の把握、一元管理ができるようになる。

膨大な契約が一元管理できるようになれば、契約のマネジメントもしやすくなる。

「契約書は更新期限や終了日の近いものから順に並び替えが可能です。アラート機能があるので契約の更新漏れリスクを減らせますし、利用者様は契約更新、契約終了などアクションタイミングを把握しながら契約上の義務の順守や見直し交渉に臨めます。契約書と担当者が紐づけられているので、責任の所在も明確になります。」（大河内氏）

２０２１年１月に正式リリースされた同サービスは、11月末時点で３００社が導入するまでに成長した。

『LegalForceキャビネ』は業種・業態、規模の大小を問わず利用されているサービスだ。契約書の管理はもちろん、契約締結後の活用までを見据えたソリューションで、総務部・法務部を持たない小規模事業者でも導入するメリットは大きい。ＤＸが進んでいない、どのように進めればいいか分からないという担当者には、ぜひバックオフィス業務、さらには契約管理からDXを進めることをお勧めしたい。

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