書類を効率よく電子化してe－文書法・改正電子帳簿保存法に対応する方法を解説

書類を紙で保管していると、必要な際に探す手間がかかったり保管スペースを確保しなければならなかったりと管理コストがかかる。

書類を電子化することは、書類管理の煩わしさから解放される以外にも業務効率の改善につながる。本記事では書類の電子化に関する法律や方法について解説する。

電子書類と書類の電子化の違い

ここでは、意味・役割が異なる電子書類と書類の電子化、電子化文書について解説する。

電子書類とは
電子書類とはWordやExcel、CADなどのような最初からデジタルデータとして、作成されている書類を指す。電子文書とも呼ばれる。

書類の電子化とは
書類の電子化とは、紙の書類をスキャナーなどで読み取り電子化する作業のことである。スキャナー保存とも呼ばれる。

電子化文書とは
電子化文書とは、スキャナー保存をして書類の電子化を行い、紙の書類を電子化した文書を指す。基本的にはPDFなどのファイル形式で保存することが多い。電子化した書類の中でも税関係帳簿書類については保存要件が定められている。

書類の電子化を進める法律

書類を電子化するにあたり、書類の電子化に関する保存要件を定めた法律があり、紙書類を全てスキャナーでデジタルデータにして保存のではなく、特定の要件に基づき管理する必要がある。

文書の電子保存を認める法律のe-文書法
e-文書法は法人税法や会社法、証券取引法などで保管が義務付けられている領収書や帳簿などの文書の電子保存を認める法律である。また、e-文書法は通称であり下記2点の法律の総称である。

・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

e-文書法の要件は経済産業省によって4つの技術的基本要件が定められているが、必ずしも全てを満たさなければいけないわけではないため、保存する文書に該当する要件はチェックしておこう。

国税関係帳簿書類の電子保存に関する法律の電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は領収書や請求書、決算書といった国税関係帳簿書類の電子保存を認める法律である。紙の文書だけでなく電子取引の要件についても定められており、一定の要件を満たした会計ソフトの使用によって対象となる。

電子帳簿保存を行いたい場合には、事前に税務署へ「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」を提出する必要があるため注意が必要だ。

電子帳簿保存法の改正により規制の緩和が進む

電子帳簿保存法は2016年と2018年、2022年に改正されており規制の緩和が進んでいる。

具体的には電子署名の義務化廃止、電子決済の利用明細データも証憑として認めるなど、リモートワークに合わせた法改正が進んでいる。

電子帳簿保存法の改正への対応について、詳しくは下記の記事を参考にしてほしい。

2022年1月に改正される電子帳簿保存法とは？概要と改正内容のポイント

書類の電子化をする方法

最後に、書類の電子化をする方法を紹介していく。

コピー機・複合機を用いて従業員が手動でスキャンをする
コピー機・複合機を用いて従業員が手動でスキャンをする方法。自社にコピー機もしくは複合機があれば、必要な書類をスキャンするだけで良いため手間はかかるが金銭的コストを抑えることは可能だ。

セルフスキャンサービスを利用する
セルフスキャンサービスとは、スキャナーと紙書類の保管場所をレンタルするサービスだ。スキャンの手間こそかかるが、自社でコピー機・複合機を所持しなくても良いというメリットがある。

スキャン・保管・運用管理サービスにアウトソースする
書類を電子化したい場合にはスキャニングサービスを利用することで、指定のファイル形式でデジタル保存・管理を代行してくれる。原本の保管も場所を借りて預けることもできる。定期的に書類の電子化することが多い場合には、従業員の業務負荷を減らすことにもつながる。

アウトソーシングサービスを活用することは従業員がコア業務へ集中できる環境につながる。ぜひ下記アウトソーシングサービスの利用を検討してほしい。

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まとめ

紙の書類の管理は保管にも、活用にも手間やコストがかかる。今回解説した書類を電子化することは、パソコンやスマホなどのデジタルデバイスから必要な書類の検索が可能にする。そのため、リモートワークなど多様な働き方への対応とともに、書類の保管・活用のコストも同時に削減されることで、大幅な業務効率向上が見込めるなど大きなメリットがある。今後の改正電子帳簿保存法などへの必要対応もあることから、ぜひDXの一環として紙書類のデジタル管理の整備に取り組んでみてはいかがだろうか。