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【2022年版】スケジュール管理アプリ5選。導入メリットや選び方、活用するコツ

2022.04.22
オフィスのミカタ編集部

スケジュール管理を適切に行うことは、企業の成長のために欠かせない。スケジュール管理を効果的に行えば、業務を効率化できるほか、企業の成長にも繋がるだろう。そこで本記事では、スケジュール管理の重要性や管理方法、おすすめのスケジュール管理ツールをご紹介する。ツールの選び方や効果的にスケジュール管理を行うコツについても参考にして欲しい。

目次

●企業におけるスケジュール管理の重要性。そのメリットとは
●スケジュールの管理方法
●スケジュール管理ツールの選び方
●【無料あり】おすすめスケジュール管理ツール5選
●効果的にスケジュール管理を行うコツ
●まとめ

企業におけるスケジュール管理の重要性。そのメリットとは

ビジネスにおいてスケジュール管理を行うことは重要だ。ミーティングや営業先への訪問予定、資料作成の締め切りなどの業務内容を正確に把握・管理できるよう、適切なスケジュール管理体制を構築したいと考えるバックオフィス担当者もいるだろう。まずは、スケジュール管理を行うと、企業にとってどのようなメリットがあるのかを紹介する。

【メリット1】優先順位を把握できる
適切にスケジュール管理を行えば、業務の優先順位を把握することが可能となる。スケジュール管理を十分行っていない場合、タスクの緊急度や重要度を正確に判別できず、手あたり次第に業務をこなしているというケースも多いだろう。

スケジュール管理を行うことで業務全体を把握できるため、優先順位を定めやすくなる。期日から逆算して業務を管理することも可能となるだろう。次のアクションが明確になるだけでなく、時間の有効活用にも繋がるはずだ。

【メリット2】業務の抜け漏れを防げる
自分以外の組織やチームのスケジュールを把握することで、業務の抜けや漏れを防げることもスケジュール管理のメリットだ。仕事の振り分けや連携がスムーズに行えるため、業務の効率化が期待できる。社員が突然休むなどイレギュラーなことが起きた場合でも、社員のスケジュールを調整するなど迅速に対応できるだろう。

スケジュールの管理方法

スケジュールの管理方法には、いくつかの種類がある。スケジュールの管理方法ごとの特徴について、以下で紹介していこう。

手帳
まずスケジュール管理の方法として思いつくのは、手帳を使った管理方法ではないだろうか。アナログな管理方法ではあるが、パソコンを用意したりインターネット環境を整備したりする必要がないため、手軽に始められる方法だ。ただし、「社内でスケジュールを共有できない」「紛失のリスクがある」といった点がデメリットとして挙げられる。

エクセル
オフィスソフトを導入し、エクセルを活用している企業も多いのではないだろうか。既にエクセルを活用している企業であれば、エクセルを使ったスケジュール管理は「導入費用がかからない」「エクセルの使い方を把握している」といった点で始めやすいと言える。

スケジュール表やToDoリストなど多くの無料テンプレートを活用できるほか、フォーマットのアレンジもしやすい。複数人のスケジュールを管理したい場合には、作業工程やタスク毎に進捗状況を帯状グラフに表す「ガントチャート」を活用することも可能だ。ただし、ガントチャートなどの活用には専門的な知識が必要となることを知っておきたい。

スケジュール管理ツール
スケジュール管理ツールとは、効率よくタスクや進捗状況を管理できるツールのこと。カレンダーアプリなどを用いて日々の予定やタスクを整理・管理することができる。スケジュール管理ツールは、機能別に様々な種類から選ぶことができ、料金形態もさまざまだ。

特徴として、「組織やチームでスケジュールを共有・管理しやすい」「予定の登録や確認、変更が簡単・手軽に行える」「スマートフォンやタブレットなどのデバイスでも確認しやすい」ことが挙げられる。手帳やエクセルを使ったスケジュール管理で生じるデメリットを解決することができ、業務の効率化にも役立つだろう。

スケジュール管理ツールの選び方

上記で述べたスケジュール管理方法のうち、業務効率化に向け「スケジュール管理ツール」を導入したいと考える担当者もいるだろう。ここからは、スケジュール管理ツールをどのような視点で選ぶと失敗しないのか、選び方のポイントを見ていこう。

目的や用途に合った機能
まずは、導入目的や用途に見合った機能を備えているツールであるかを確認しよう。ツールによっては、「自分の空き時間を自動で抽出できる」「会議室を予約できる」といった機能を備えるツールもある。自社の抱える業務課題を解決できるようなツールを選ぶのがポイントだ。

使いやすい操作性
スケジュール管理ツールを社内で活用するためには、使いやすい操作性を備えているかどうかも重要となる。どんなに多機能なツールであっても、それを社員が使いこなせないと導入する意味を見いだせない。誰もが簡単に使いこなせるよう、シンプルでわかりやすい操作性の優れたツールを選ぶのがおすすめだ。

料金プランや無料トライアルの有無
料金プランや無料トライアルの有無も、確認するとよいだろう。ツールは、機能面の違いによって「無料」と「有料」のツールに分かれる。最低限のスケジュール管理機能が備わっているもので十分なら、無料のツールを選ぶとよいだろう。一方、多機能でセキュリティやサポートが充実しているものを検討している場合は、有料ツールから選ぶのがおすすめだ。

ツールによっては、無料トライアルを設けている場合もある。無料トライアルを利用すれば、本格的な導入前に使い勝手などを検証することができるだろう。

【無料あり】おすすめスケジュール管理ツール5選

ここからは、おすすめのスケジュール管理ツールを5つ紹介する。自社で導入するツールを選ぶ際の参考にしてもらいたい。

Googleカレンダー
「Googleカレンダー」は、組織やチームでのスケジュール共有に役立つ。Google Workspaceを導入している企業であれば利用可能で、パソコンだけでなくスマートフォンにも対応しており、出先からでも会議の招待や出欠確認などが行える。設備や備品、会議室などの予約機能がある点も特徴だ。

【概要】
・料金プラン:
【小規模ビジネス用プラン】612円/月
【中規模ビジネス用プラン】1,224 円/月
【アーカイブ付きプラン】1,836 円 /月 
 ※1ユーザーあたり、すべて税抜価格
・無料トライアル:有
・URL:『https://www.g-workspace.jp/googleworkspace/calendar/』

rakumo ソーシャルスケジューラー
「rakumo ソーシャルスケジューラー」は、Salesforce のスケジューラーを、見やすく、使いやすくすることができるツール。スケジュールを「Salesforce カスタムオブジェクト」と紐付けをすることが可能で、スケジュールを管理し易いのが特徴だ。SFA(営業支援システム)やCRM(顧客管理システム)と連携し、日々の行動を分析できる機能も備えている。Salesforceを導入していない部署ともスケジュールが共有できることも魅力だ。

【概要】
・料金プラン:900円(税抜)/月 ※1ユーザーあたり
 ※年単位での契約が必要
・無料トライアル:有
・URL:『https://rakumo.com/product/salesforce/social-scheduler/』


rakumo カレンダー
「rakumo カレンダー」は、Googleカレンダーを階層型組織に合わせて日本企業向けにリデザインできるツール。Google Workspaceを導入している企業であれば使用可能だ。カスタムグループ機能を使って部署単位やチーム単位の予定も簡単に調整することができるのが特徴。社員や会議室などの空き時間を簡単に検索することが可能で、社員の予定調整と施設予約を同時に行える点も魅力だろう。

【概要】
・料金プラン:100円(税抜)/月 ※1ユーザーあたり
 ※年単位での契約が必要
・無料トライアル:有
・URL:『https://rakumo.com/product/gsuite/calendar/』

Mamoru Biz
「Mamoru Biz」は、「アポ調整」や「設備予約」などの機能を備えているため、スケジュール調整や会議室予約などの作業コストを削減することができる。テレワーク時やフリーアドレスを使用している場合でも、座席やスペース用のQRコードを読み取るだけで、社員が居る場所を簡単に可視化できる点が特徴だ。

【概要】
・料金プラン:
【フリープラン】0円/月
【スタンダードプラン】40,000円/月
【プレミアムプラン1】100,000/月
【プレミアムプラン2】150,000/月
 ※従業員数300人以下対象、すべて税抜き価格
・無料トライアル:有
・URL:『https://mamoru-secure.com/pay/?utm_source』

Asana
「Asana」は、チームの業務を整理し、業務連携をスムーズに行うことができるツール。カレンダー形式やカンバン形式、チェックリスト形式での各種表示をはじめ、内部チャットツールも備えている。200以上のアプリと連携し、1 つのプラットフォームで仕事を管理できる点も特徴だ。

【概要】
・料金プラン:
【Basic】0円/月 ※15人まで
【Premium】14,400円/年
【Business】32,400円/年
 ※1ユーザーあたり
・無料トライアル:有
・URL:『https://asana.com/ja?noredirect=』

効果的にスケジュール管理を行うコツ

効果的にスケジュールを管理するためには、スケジュール管理ツールを導入するだけでなく、管理の方法も重要だ。ここからは、業務効率化のために役立つスケジュール管理のコツを紹介する。

社員のスケジュールをまとめて管理する
スケジュール管理のコツは、組織やチームでスケジュールをまとめて管理することだ。個人でスケジュールを管理するのみだと、「誰がどの作業に着手しているのか」や「作業が終了しているのか」など、業務全体の進捗を確認しにくい。確認作業を減らし業務を効率化するためにも、社員のスケジュールを可視化することが大切だ。

定期的にスケジュールの見直しを行う
予定が変更になったり追加されたりと、業務内容は日々変化するだろう。当初のスケジュール通りに行動ができない場合もあるかもしれない。自分だけでなく組織やチームでスケジュールや進捗状況を正確に把握するためにも、業務内容を定期的に見直し、適宜追加や修正を行うとよいだろう。

まとめ

スケジュール管理を行うことで、業務の優先順位を把握できるほか、抜けや漏れも防ぐなどのメリットが得られる。スケジュール管理ツールを活用すれば、組織やチームで効率よくタスクや進捗状況を管理することが可能となるだろう。ツールは機能や料金面の異なるさまざまな種類があるため、導入目的や用途などに合わせて選択するのがおすすめだ。業務効率化の実現に向け、自社にあったスケジュール管理体制の方法を検討してみてはいかがだろうか。