経理書類を電子帳簿としてファイリングするための方法とおすすめサービスを紹介

電子帳簿保存法の改正やリモートワークの促進を受けて、帳簿・書類の管理方法を見直す企業は多いだろう。特に経理書類は保存義務期間を遵守する必要があるため、管理方法を変更する際には注意が必要だ。そこでこの記事では、経理書類をファイリング・保存する際に気をつけたいポイントや、電子化に向けたおすすめサービスを紹介する。

経理業務において保存が義務付けられている書類

経理業務で扱う書類は、会社法や法人税法で保存期間が設けられている。ここでは保存年数別に、どの書類が該当するのか解説していく。

書類が発生する都度、永久保存する書類
書類の中には、法律で永久保存が義務付けられているわけではないものの、その性質上、事業を継続する限り永久的に保存が必要と考えられるものがある。社規や社則、株主名簿など、総務・人事関連書類が多いが、経理に関連するものとしては会計監査に関連する文書が該当する。

10年間の保存が義務付けられている書類
経理書類で10年間の保存が義務付けられている書類としては、決算書・会計帳簿書類がある。
具体的には
・決算書
・貸借対照表
・損益計算書
・キャッシュフロー計算書
・総勘定元帳
・仕訳帳
・補助簿
・補助元帳
・株式に関する書類
が該当する。

保存期間が7年の経理関連書類
7年の保存が義務付けられた経理関連書類としては、10年保存以外の決算関連書類や、取引証憑書類、従業員の所得に関する書類、課税取引に関する書類などがある。
具体的には、
・取引に関する帳簿：現金出納帳、固定資産台帳など
・決算に関して作成された書類：棚卸表など
・取引証憑書類：契約書、見積書、請求書、納品書など
・従業員の所得に関する書類：給与所得者の扶養控除等申告書、退職所得の受給に関する申告書、賃金台帳、給与明細、源泉徴収票など
・課税取引に関する書類：課税仕入など税額の控除に関する帳簿・請求書
などが該当する。

保存期間が5年の経理関連書類
経理関係で5年の保存が義務付けられている書類としては、監査に関する報告書が該当する。

紙の書類を効率的にファイリングするステップ

電子書類が増えている現在も、紙の書類と併用しており、過去の紙の書類の管理に悩まされている方も多いだろう。ここでは、書類を効率的にファイリングする手順を紹介する。紙に限らず電子データの整理にも通ずる内容なので、ファイル管理に悩んでいる方もぜひ参考にしてほしい。

不要な書類の断捨離で書類の総量を減らす
整理整頓の第一歩は、不要なものを捨てて総量を減らすことだ。保存期間を過ぎているものや、保存の必要がない最終成果物以外の書類などを処分しよう。こうした作業は溜め込むほど非効率になるため、個人のものなら日次や週次で、会社や部署として保存しているものは月次や年次で定期的に行うようにしたい。

よく使うものとたまに必要になるものに分ける
残す書類だけになったら、次は管理しやすいように分類していこう。単に書類の種類で分けるだけでなく、よく使うものとたまに必要になるものに分け、使う頻度の高いものほど取り出しやすい場所に保管することで作業効率もアップする。

用途に合わせてファイリングツールを分類する
紙の書類は用途に合わせてファイリングツールにも気を配りたい。例えばマニュアルであれば1ページずつ閲覧しやすいファイル、進行中のプロジェクトに関する書類は持ち運びがしやすいファイル、取引関連書類は手間なく時系列で収納できるファイルといった具合だ。そうすることで書類が活きたものになるだろう。

インデックスを作成して一瞥して内容が分かるようにする
探し物をしている無駄な時間を極力なくすために、インデックスにも工夫をしよう。重要なのは、一目で判別できる「見やすさとわかりやすさ」だ。インデックスが漠然としていたら後からわかりにくく、反対に細かく分類し過ぎても該当カテゴリを探すのに時間がかかってしまう。項目の数や並び順、色分けなどにも考慮すると良いだろう。

書類の電子化によってコストや保管スペースの削減が可能になる

これまで紙での管理が基本だった帳簿を電子化するための業務フロー変更は経理担当者にとっては大きな負担となることもあるだろう。しかし長期的に見れば、電子化によるコスト削減や保管スペースの削減などは会社にとって大きなメリットとなるだろう。
書類を電子化する際に知っておくべきe－文書法と改正電子帳簿保存法については、以下の記事で詳しく解説した。ぜひ参考にしてほしい。
書類を効率よく電子化してe－文書法・改正電子帳簿保存法に対応する方法を解説

経理書類全体の電子化を推進するおすすめサービス

最後に、経理書類全体の電子化を推進するにあたっておすすめのサービスを紹介しよう。

invox電子帳簿保存
あらゆる国税関連書類をまとめて電子化できる「inovox電子帳簿保存」。データ化の方法をセルフ／AI OCR／オペレータの3種類から選ぶことができるため、コスト重視派も精度重視派も安心だ。プランは月額利用料が税込2,178円のミニマムプランと10,780円のベーシックの2種類。いずれも初期費用無料で、利用人数も無制限となっている。10件まで無料お試しも可能だ。
https://invox.jp/storage/

バクラク電子帳簿保存
国税関係書類のデジタル保管が可能で無料プランも用意されている点が魅力の「バクラク電子帳簿保存」。誰でも使いやすいシンプルな操作画面で、認定タイムスタンプを付与することで非改ざん性も担保できる。無料プランは月500件のアップロード、月5件のAI自動読み取りが可能で、5ユーザーまでとなっている。
https://bakuraku.jp/denshichobo

まとめ

電子帳簿保存法の改正で電子化の法的要件が大幅に緩和されたことにより、経理書類の電子化の流れは今後も止まらないだろう。この機会に、経理担当者のファイリングや保管の手間なども踏まえた業務改善をおすすめしたい。今回紹介した書類の保存期間やファイリング方法、おすすめサービスを参考に、効果的な電子化推進に取り組んでほしい。