バックオフィス業務とは？メリットや効率化に役立つサービスを紹介

働き方改革によりテレワークなど多様な働き方が推進されている昨今、バックオフィス業務の効率化が課題となっている企業も多いのではないだろうか。労働人口の減少に伴う人材不足を解消する点においても、バックオフィス業務の効率化は重要な施策となるだろう。今回の記事では、バックオフィス業務の概要や効率化で得られるメリット、効率化のために役立つサービスについて解説する。

目次

●バックオフィス業務とは
●バックオフィス業務の効率化で得られるメリット
●バックオフィスの効率化に役立つサービス
●まとめ

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは、基本的には顧客と直接関わりを持たない社内業務のこと。「後方支援」という意味合いを持ち、企業にとって直接利益を生み出さない業務である。

一方、バックオフィスと対となる業務を「フロントオフィス」と呼ぶ。フロントオフィスとは、顧客へ販売や営業を行う「営業部門」や顧客からの問い合わせ対応を行う「カスタマーサポート」など、企業にとって直接利益を生み出す業務のことだ。

バックオフィスの職種例
バックオフィスに該当するのは以下のような職種だ。職種ごとの業務内容と共に見ていきたい。

人事：採用・雇用の管理、人材育成、労務管理など
経理 / 財務：伝票作成、決算書作成、資産管理など
総務：備品管理、社内規定の整備、社内行事の運営など
法務：契約業務、コンプライアンス対応など
庶務：来客や電話対応、データ入力、ファイリングなど

バックオフィスの重要性
バックオフィスは、継続的な企業運営に欠かせない部門だ。なぜなら、フロントオフィスのサポートや労働環境の整備など、企業活動において重要な「ヒト」「モノ」「カネ」に関わる重要な業務を担っているためだ。バックオフィス業務を適切に遂行することで、企業経営が成り立つと言っても過言ではないだろう。

バックオフィス業務の効率化で得られるメリット

バックオフィス業務はアナログ業務が多く業務負担が大きいため、多くの人員が必要である。慢性的な人材不足に課題を感じ、バックオフィスを効率化したいと考える企業も多いのではないだろうか。ここからは、バックオフィス業務の効率化が企業にもたらすメリットを見ていこう。

コスト削減
バックオフィス業務を効率化する1つ目のメリットは、固定費や人件費などのコスト削減が叶うことだ。例えば紙媒体をメインに業務を行っている場合、業務の効率化に役立つサービスを導入することでペーパーレス化が実現し、紙代や印刷代、保管にかかる費用を削減できる。さらに、書類の管理にかかる工数削減にも繋げられるだろう。

ミスや抜け漏れの防止
業務上のミスや抜け漏れを防止できる点も、バックオフィス業務を効率化するメリットだ。情報の入力や確認、集計などの作業を手作業で行う場合、どうしてもヒューマンエラーが起こる可能性がある。しかし、作業のシステム化を行えば、社員の業務負担が軽減され、ミスや抜け漏れを減らすことができる。

属人化の防止
バックオフィス業務は専門的な知識を必要とする場合も多いため、特定の社員に業務が集中するケースもある。しかし、業務をシステム化すれば、特定の社員しか知り得ない業務が存在する「属人化」を防ぐことができる。誰でも同じ作業を行えるため、担当者の不在時には他の社員で作業を進める、退職時には引き継ぎをスムーズに行うことも可能だ。

生産性向上
バックオフィス業務を効率化すると、企業の生産性が向上することもメリットの1つだ。短時間で業務を効率よく行うことができれば、そこで浮いた時間をマネジメントやガバナンス強化など別の作業にあてられる。さらに、そこに関連したフロントオフィス業務の作業もスムーズに行うことが可能となる。リソースを有効に使えるため、企業の成長が促進されるだろう。

バックオフィスの効率化に役立つサービス

バックオフィスを効率化するためにはどのような方法があるのだろうか。ここでは、代表的なサービスについて解説する。

アウトソーシング
バックオフィス業務の効率化には、業務の全てまたは一部を外部企業に委託する「アウトソーシングサービス」を利用する方法がある。昨今企業が抱える課題の1つである人材不足の解消にも有効的で、多くの企業が活用している方法だ。

専門的な知識を必要とする業務の場合、アウトソーシングを活用すれば自社で人材育成する手間やコストが削減できる。また、作業量の増減に柔軟に対応できる点も、アウトソーシングを活用するメリットだ。

RPA
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、人がコンピューター上で行っていた作業を、ロボットを活用して自動化するサービスのこと。RPAを導入すれば、これまで手作業で行っていたコンピューターへの入力作業などを自動化できるため、業務上のミス防止や作業時間の削減が期待できる。パターン化できる定型作業はRPAを使う、パターン化が難しい作業は手作業で行なうなど、業務内容によって使い分けするのがおすすめだ。

クラウドサービス
バックオフィス業務の効率化には、クラウドサービスの導入も効果的だ。例えば、以下のようなツールが活用できる。

・勤怠管理ツール：社員のシフト管理や休暇・申請管理などの勤怠業務を管理できる
・採用管理ツール：求人情報や応募者の個人情報を管理できる
・経理・財務管理ツール：帳簿、決算書の作成、資産管理ができる
・ワークフロー管理ツール：社内の申請・承認手続きをシステム化できる
・請求書作成ツール：請求書や見積書の発行・受取をシステム化できる

バックオフィス業務は多岐にわたるため、効率化したい業務内容や目的に合わせて適したサービスを選ぶとよいだろう。

まとめ

バックオフィス業務の概要や重要性、効率化するメリット、効率化に役立つサービスについて解説した。バックオフィスは企業の中核を担う部門であるため、継続的な企業運営に欠かすことができない。バックオフィス業務を効率化できれば、属人化の防止や企業の生産性向上など多くのメリットが期待できるだろう。

バックオフィス業務の効率化を推進する方法として、アウトソーシングやクラウドサービスなどの活用も選択肢の一つだ。自社の目的に合わせて、効率化実現に向けた施策を検討してみてはいかがだろうか。