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総務アウトソーシングとは。導入のメリット・デメリットやおすすめサービス5選

2022.06.24
オフィスのミカタ編集部

幅広い業務を担っており、「縁の下の力持ち」とされる総務部門。企業運営に欠かせない総務業務を効率化するために、総務アウトソーシングを活用したいと考える担当者もいるのではないだろうか。そこで本記事では、総務アウトソーシングの概要やアウトソーシングのメリット・デメリット、推進時に押さえておきたいポイントやおすすめのアウトソーシングサービスを5つ紹介する。

目次

●総務アウトソーシングとは
●総務部門をアウトソーシングするメリット
●総務部門をアウトソーシングするデメリット
●総務部門のアウトソーシングで押さえておきたいポイント
●おすすめの総務アウトソーシングサービス5選
●まとめ

総務アウトソーシングとは

総務アウトソーシングとは、多岐にわたる総務業務を外部業者へ委託することを指す。総務の業務内容は企業規模や業種などにより異なるが、備品の管理や社内規定の作成、株主総会の運営など、他の部門に属さない様々な業務を行うのが一般的だ。

総務業務で抱える問題は企業ごとに異なる。そのため、アウトソーシングする業務内容は企業ごとに選ぶ必要がある点についても知っておこう。

総務部門をアウトソーシングするメリット

総務部門は企業運営を支える重要な部門でありながら、業務が煩雑化・分散化・属人化しやすいのが特徴だ。そのため、総務業務を全て自社で行うのではなく、定型化できる業務は委託して効率化を目指す動きが加速している。また、近年は慢性的な労働不足が問題となっており、限られたリソースを有効に使う必要があるといった点も、総務部門にアウトソーシングが必要とされる理由だ。

ここからは、総務部門をアウトソーシングすることで、どのようなメリットが得られるのかを見ていこう。

コア業務に注力できる
総務部門をアウトソーシングするメリットは、企業の利益や売上に直結する「コア業務」に注力できることだ。総務が請け負うのはコア業務をサポートする「ノンコア業務」となるが、総務アウトソーシングを行えば、営業活動や経営戦略といった戦略的な業務に人員を割くことができる。緊急事態時の事業継続計画であるBCP対策や、業務が可視化することによる働き方改革の推進にも役立つだろう。

業務品質が向上する
総務業務は、社会保険や税金など制度や法律に関する専門的な知識が必要となる。法改正にも対応しなければならないため、自社で行う場合、多くのリソースが必要だ。その点、総務業務を専門的知識のあるプロに代行してもらえば、業務の効率や品質の向上が期待できるだろう。

総務部門をアウトソーシングするデメリット

総務部門のアウトソーシングには、メリットだけでなくデメリットも存在する。ここからは、把握しておきたいデメリットについて見ていこう。

ナレッジが蓄積されない
総務部門をアウトソーシングするデメリットは、業務のプロセスやノウハウといったナレッジが蓄積しにくいことだ。外部委託することで社内のタスクが離れてしまうため、内製化を図る際、ナレッジが不足していることが問題となる。

そのため、アウトソーシングしていても、委託先と定期的に業務のプロセスや内容については、随時共有しあうことがおすすめだ。

柔軟な対応ができない
アウトソーシングは直接雇用ではないため、自社の社員ならできるような柔軟な対応ができない。マニュアルやフローに記載されていない不足の事態が起きた場合、確認に時間や手間がかかってしまうことが想定される。担当者を指名することができず、担当者が変わるリスクもあるだろう。

総務部門のアウトソーシングで押さえておきたいポイント

総務部門のアウトソーシングを推進するためには、どのような点に気をつけると良いのだろうか。ここからは、押さえておくべきポイントについて解説する。

目的や課題を明確にした上で、委託業務を洗い出す
総務業務は多岐に渡るため、全ての作業をアウトソーシングするケースは多くない。まずは、「何のためにアウトソーシングをするのか」や「業務においてどのような課題を解決したいのか」を明確にし、委託する業務を洗い出すことが大切だ。

企業により、業務の効率化や業務品質向上などアウトソーシングの目的は異なる。自社の総務業務を見直した上で、目的や課題解決に繋がる業務を優先的にアウトソーシングするとよいだろう。

定期的に効果測定をする
アウトソーシングを行ったら、その効果について定期的に検証することも大切だ。例えば、コスト削減をアウトソーシングの目的としているのに、導入費用が膨らんだり導入の体制づくりにリソースがかかったりしては導入の意味がなくなる。組織にとってアウトソーシングの活用が有益であるか、委託先が適切であるかを定期的に見直すことがポイントだ。

おすすめの総務アウトソーシングサービス5選

ここでは、おすすめの総務アウトソーシングサービスを5つ厳選して紹介する。

HELP YOU
様々な専門スキルを持った優秀なアシスタントチームが業務をサポートしてくれる「HELP YOU」。専属ディレクターが1人つき、業務を進めながらノウハウが蓄積できるため、業務の効率化が期待できる。平均継続利用率は98%で、月30時間から利用できる。

(サービス詳細はこちら

ゼロイン
オンラインサポートと常駐サポートに対応し、要望に応じて最適な方法でサービスを提供する「ゼロイン」。総務領域において20年以上培った実績と経験を活かし、高品質で業務を代行してくれる。オンラインの場合、月30時間、10万円(税抜き)から利用可能だ。

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ラフター
企業の存続・成長に貢献する伴走型総務アウトソーシングサービスである「ラフター」。500社以上の経験や知見をもとに、総務の戦略策定から業務再構築までトータルサポートしてくれる。ワンチームとして協働するため、 自社にノウハウが蓄積されやすく、ブラックボックス化の心配が無い。

(サービス詳細はこちら

NOC
国内最大手の管理部門系アウトソーシング会社である「NOC」。30年以上蓄積したノウハウを基に、総務部門のみならず、幅広い業務に対応している。「業務ノウハウ」「システム」「スペシャリスト」の要素をバランスよく構築し、顧客のニーズに合わせて安心なサービスを提供している。業務経験豊富でスキルの高い優秀なスタッフが在籍しているのも特徴だ。費用については業務内容により異なるため、問い合わせしてみるとよいだろう。

(サービス詳細はこちら

コスモスモア
常駐型の総務・庶務アウトソーシングを提供する「コスモスモア」。質の高い常駐スタッフが、総務業務や受付業務、メールルーム業務をサポート。ルーティン業務や各種問合せを専門部隊が一括して対応するため、総務スタッフは本来取り組むべき業務に注力できるだろう。

(サービス詳細はこちら

まとめ

総務アウトソーシングを利用すれば、本来注力すべきコア業務にリソースを使えるほか、業務品質が向上し、企業の成長を促進することも可能となる。総務部門の業務内容は多岐に渡るため、目的や解決したい課題を明確にした上で、アウトソーシングする業務を選定するとよいだろう。アウトソーシングのメリットやデメリット、ここで紹介したおすすめのアウトソーシングサービスを参考にしながら、アウトソーシングの活用を検討してみてはいかがだろうか。