社内承認電子化を図るワークフローシステム導入　メリットや仕組みを解説

2024.01.19

オフィスのミカタ編集部

業務効率化やペーパーレスの促進などによって、社内のワークフローを電子化する企業が増えてきている。この記事ではワークフローシステムを導入するメリットや、その仕組みについて解説する。

■ワークフローシステム導入のメリット

■ワークフローシステム導入のデメリット

■ワークフローシステムの主な機能

■ワークフローシステムの導入のポイント

■ワークフローシステムを選ぶ際の観点

■国内で大きなシェアを占める主要ワークフローシステム

■ワークフローシステムの導入は慎重に。一括資料DLで各サービスを比較

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは申請から承認までの作業を迅速化できる効果など多くのメリットがある。具体的な内容について見ていこう。

社内で発生した承認書類を効率的に閲覧・承認
ワークフローシステムの通知機能を利用することで、自分に対して承認依頼が届いた場合、メールやチャットでの通知が送られてくる。また、期限が迫るとリマインドしてくれるため、承認漏れを防止することができる。

承認スピードの向上と管理・人的コストが削減
承認者は社内に限らず出先や自宅でもスマホで作業ができるため、承認までのスピードを短縮できるだろう。また、申請ステータスを確認することで、緊急の場合は申請を止めている承認者を探すこともできる。

多様化するワークスタイルに対応が可能
紙の運用では出社を余儀なくされるが、システムを利用することでPCやスマホさえあれば自宅やカフェなどでも作業ができる。そのため、テレワークやフレックスタイム制などで多様化するワークスタイルに対応が可能だ。

ワークフローシステム導入のデメリット

ワークフローシステムの導入には業務効率化のメリットがあるが計画的な運用をしないとデメリットも発生する。具体的な内容について見ていこう。

社内ルールや業務フローの見直しのコスト
ワークフローシステムの導入に際しては、社内ルール及び業務フローの再考が必要だ。場合によっては、申請書を刷新し、承認ルートの変更も必要になるだろう。

組織の変動や担当者の移動がある際にも、この見直しは不可欠である。特に複雑なワークフローで既に運用中のシステムがある場合、一部の変更が他の部分に影響を及ぼすリスクがあるため、計画的な運用が求められる。

操作が難しく現場で活用されないリスク
ワークフローシステムは従業員全員が利用することが多く、システムが使いにくいと、導入するメリットが失われてしまう。

また、業務の流れが大きく変わり、新しい操作を覚える必要もあると、従業員には大きな負担になる。システム導入でかえって業務効率が低下すれば、以前の方法に戻すことにもなりかねない。

ただし、最近はシンプルで直感的な操作のシステムが増えており、サポートも充実している。導入時には、マニュアルの提示だけなのか、電話サポートをしてくれるのかなど、どこまでサポートしてもらえるか、提供されるサポートの範囲を確認することが重要だ。

既存システムとの連携におけるデータ共有のミス
既に社内で活用しているERPシステムや人事システム、給与システムなどコーポレート機能を司るシステムと連携できないワークフローシステムでは、データの一元管理が難しく、各システムでの手作業での入力が求められてしまうこともある。
データの手入力など人の手が介在されることで、ミスのリスクも上がってしまうだろう。

システムの導入には、連携すべき社内システムの範囲を確認し、必要な要件を満たす製品を比較検討することが大切だ。

ワークフローシステムの主な機能

ここではワークフローシステムで使用できる主な機能を紹介しよう。

申請フォームの作成
申請フォームとは、交通費精算や残業などの申請に使用するテンプレートである。申請内容ごとに必要な入力欄を設けることで、全社統一のフォーマットとして管理・運用が行える。

承認フローや承認方法の設定
「申請者からの申請内容を確認し、承認を行う」までの流れが承認フローである。承認フローは申請の内容や金額によって分ける必要があるため、複数の条件でフローを作成できる汎用性の高いサービスを選ぶと良いだろう。

また、クラウド型のサービスの場合はスマホからでも承認可能なものが多いため承認までの時間を削減できるというメリットがある。

申請に対する承認や差し戻し、再申請
承認者は申請内容を確認し、承認あるいは差し戻しを行う必要がある。また、申請者は差し戻された場合に内容を確認し、修正した上で再申請を行う。

ステータス管理
ワークフローのステータスを可視化することで、現在どこまで進んでいるのか、あるいは誰の承認で止まっているのかを確認することが可能になる。

リマインド機能
リマインド機能とは、設定された期間内に承認申請の対応をしていない場合に、通知やメールを自動で送付できる機能だ。

検索機能
検索機能が搭載されていると、内容や件名、日付、申請者などさまざまな条件で検索をすることで必要な情報をすぐに探すことができる。

ワークフローシステムの導入のポイント

ワークフローシステムを導入する上で、失敗しないようどのようなプロセスを踏めば良いか見ていこう。

電子化したい書類を検討する
稟議や出張申請などを紙で運用している場合は、どの書類を電子化するか検討しよう。申請から承認までのステップが多い、あるいは使用頻度が高いものを優先的に電子化するのがおすすめだ。

導入に向けたプロジェクトを発足し、担当者を決める
導入が決定したら、導入に向けた社内プロジェクトを発足させるために担当者を割り振ろう。担当者は、システムが要件を満たしているか仕様を確認できる技術的な知識と、現場での実務を認識している人物が良いだろう。

導入後もシステムの利用状況の保守運用と改善をしていく
導入後は、社員がシステムを正しく利用できているかを確認した上で、使いづらい点がないかヒアリングを行うことでシステムを効率良く運用するためのフォローアップを行おう。

ワークフローシステムを選ぶ際の観点

次にワークフローシステムを導入する際に、どのような点に注意すれば良いのか、そのポイントについて解説しよう。

自社独自のワークフローの設計が可能か
企業の規模や業界によって、必要なワークフローは異なるだろう。そのため、自社にとって最適なワークフローが設計可能かどうかを確認しよう。

既存のフローを踏襲できる機能の有無
ワークフローシステムの中には、エクセルやスプレッドシートをインポートして申請フォームへ反映できるサービスがある。そのため、紙を用いた既存のワークフローが存在する場合には既存のフローが踏襲可能なものを選ぶと良いだろう。

導入・運用コストがかかることも念頭に置いて比較する
ワークフローシステムは導入時の費用及び導入後のランニングコストを踏まえ、費用対効果を算出した上で比較しよう。また、中には無料トライアルを用意していることがあるので、実際に利用してみて比較するのもおすすめだ。

国内で大きなシェアを占める主要ワークフローシステム

ここでは国内でシェア率が高いワークフローシステムを紹介していく。

ジョブカンワークフロー
「ジョブカンワークフロー」は株式会社DONUTSが提供しているジョブカンシリーズのサービスだ。使いやすいUI設計になっているため初期設定や申請書の作成が直感的に行え、スマホからでも申請・承認ができる。
ジョブカンワークフロー

intra-mart ワークフロー
「intra-mart ワークフロー」は日本独自のワークフローに対応できるよう柔軟な設計がされていることが特徴で、申請・承認以外の業務においても幅広くシステム連携ができ、BPM、AI、OCRと組み合わせることでさまざまな業務をデジタル化できる。
intra-mart ワークフロー

X-point Cloud
「X-point Cloud」はクラウドサービスなので低コストで導入ができ、操作ログやバックアップ機能などセキュリティ・内部統制強化に役立つ機能が充実している。
X-point Cloud

Create!Webフロー
「Create!Webフロー」は、紙による申請・承認・決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムだ。マニュアルが必要ないよう分かりやすいUIで設計されており、さらに今までの紙と同様の様式で入力フォームを再現しているため、デジタルに慣れていない人でも馴染みやすいだろう。承認ルートの設計や進捗状況はアイコンで表示されるなど、分かりやすい工夫が施されている。
Create!Webフロー

以下の記事ではワークフローシステムのおすすめサービスを詳しく紹介している。ぜひ一読してほしい。
2023年度版ワークフローシステムを徹底比較- オフィスのミカタ
https://officenomikata.jp/coverage/12235/ ←ダミー要差し替え

ワークフローシステムの導入は慎重に。一括資料DLで各サービスを比較

ワークフローシステムは、業務効率化や多様なワークスタイルへの柔軟な対応が可能になるなどのメリットがある。現在紙での運用をしている場合には、ワークフローシステムを導入することで、どの程度の費用対効果が見込まれるのか検討してみてほしい。

なお、以下のページでは、ワークフローのサービス資料の一括請求が可能となっている。
ぜひこの機会に、自社にあったツールを活用したワークフローの整備を行ってほしい。

ワークフローのサービス比較・無料資料ダウンロード

【テーマ内部リンク一覧】
■2024年度版　ワークフローシステム導入の完全ガイド
■ワークフローシステムの導入方法、メリット・デメリットを解説！
■ワークフローシステムとは？サービス・ツールの選び方
■【2023年度版】ワークフローシステム比較　おすすめを紹介