勤怠管理システムとは？導入するメリット・デメリットと選び方を紹介

2022.12.02

オフィスのミカタ編集部

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠に関する業務全般の記録や管理ができるシステムだ。勤怠にかかる集計や計算の大幅な削減につながるため、導入を考える企業も多いだろう。今回の記事では、勤怠管理システムの概要や主な機能に加え、導入するメリットや注意点、選ぶ際のポイントを紹介する。

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、勤怠に関する業務全般を記録・管理できるシステムだ。従業員ごとの出退勤の時間や残業・各種休日休暇の申請のほか、シフト作成、労働時間の集計など、さまざまな勤怠情報を記録し、管理する機能を持つ。

勤怠管理システムの導入は、労働時間の集計や給与計算にかかる工数の大幅な削減につながるため、すでに導入している企業や、導入を検討している企業も多い。昨今、テレワークの普及によりクラウド型が主流になってきた一方で、業種や安全面から自社サーバーを利用したオンプレミス型を選ぶ企業も少なくない。

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勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムには、どのような機能があるのだろうか。勤怠管理システムを提供する企業によって機能が異なる場合もあるため、主な機能を解説しよう。

シフト作成
シフト作成機能が搭載されたシステムでは、時間帯や必要人数に応じて、自動的にシフト作成が可能だ。中には、フレックスや変形労働時間制、3交代勤務など、さまざまなシフト体制に対して柔軟に対応できるシステムもある。シフトに従業員ごとの希望を反映させる手間や、シフト作成そのものにかかる負担を軽減できる。

多様な打刻方法
勤怠管理システムの打刻方法には、パソコンやスマートフォン・タブレットといった方法に加え、ICカードや指紋・静脈認証などさまざまな方法がある。GPS搭載の打刻機能を持つシステムは、打刻した場所の認知や打刻場所の固定が可能だ。業種や従業員の使いやすさなど、自社に合った打刻方法を選択できる。

残業時間や有給取得状況の把握
一般的な勤怠管理システムは、従業員の総労働時間や残業時間、有給など各種休日休暇の取得状況を、リアルタイムで把握できる機能も持つ。システムの内容によっては、一定の残業数を超えた場合や、有給取得期限が近い場合にアラートを立てることも可能だ。さらに、拠点や店舗が複数ある場合には、管理者が全拠点の状況を一括管理できる機能もある。

有給などの休日休暇、残業の申請・承認
各種申請機能が簡単に行えるのも、勤怠管理システムの特徴だ。代表的な申請機能を以下にあげる。

・シフトや勤務希望の提出
・年次有給休暇
・代休、振替休日
・慶弔休暇などの各種特別休暇
・残業申請
・打刻修正

こうした申請や承認といったワークフロー機能が備わっているため、これまでメールや書面で申請していた手間が省ける。

自動集計
勤務時間や残業時間、休日出勤といった日々の出退勤情報を、自動集計できる機能もある。参加プロジェクトごとの実労働時間を視覚化することもできるため、部署やチームをまたいだ勤務がある場合にも便利だ。

また、給与システムと連携することで、給与計算の手間やミスの大幅な軽減にもつながる。

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勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると、従業員と管理者にどのようなメリットがあるのか、詳しく見てみよう。

働き方の柔軟性が上がる
勤怠管理をシステム化することによって、パソコンやスマートフォンといったデバイスによる打刻が可能となる。これまで、タイムカードで打刻するなど、勤怠管理のために出社せざるを得なかった企業でも、システムの導入によって働き方の柔軟性を広げられるだろう。

これにより、従業員は在宅勤務やワーケーションが可能となり、勤務場所を選択できる。多様な働き方が可能になることで、人材採用にもよい影響を与えるだろう。

リアルタイムで労働時間の把握
労働時間をリアルタイムで把握できるため、総労働時間や残業時間を一目で確認できる。タイムカードや出勤簿での管理には、労働時間が集計するまで個々人の就労状況がわからないといった課題があった。しかし、勤怠管理システムを活用することで業務量の調節が可能となるため、従業員側も管理者側も残業時間や扶養内勤務の管理が容易となるだろう。

労働時間が長くなる時期や部署、従業員の把握もしやすく、事前対策をとることが可能だ。また、法令を遵守した労働時間の管理ができるため、「気づかぬうちに法令違反になってしまった」などのリスクを減らすことにつながるだろう。

不正打刻の防止
手書きやタイムカードを使用した始業もしくは出勤時間の管理は、時間を変更したり、誰かが代わって打刻をしたりと、時間を不正に記録する場合がある。また、記録や打刻に漏れが生じるリスクもあるだろう。勤怠管理システムを導入すると、アラームによる打刻忘れの防止や、顔認証・GPS認証による不正打刻の防止に効果的だ。

勤怠管理にかかる時間の削減
これまでの一般的な勤怠管理は、専用用紙への手書きか、エクセル・タイムカードへの入力が主流だった。そのため、労働時間の集計や給与計算、打刻漏れの確認作業など、勤怠管理に多くの時間と人件費を要することが課題となっていた。勤怠管理システムを導入すれば、勤怠管理にかかる業務効率の向上やコスト削減が期待できる。

また、社内の労働環境改善や人材育成といったコア業務に時間をあてられるようになることにより、全体的な業務効率の向上も期待できる。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

続いて、勤怠管理システムを導入する際の注意点を紹介する。

常用までにはコスト・時間がかかる
勤怠管理システムは、契約後すぐに運用できるとは限らない。特にクラウド型のシステムを導入する場合は、勤務時間やシフト形態、有給付与のルール、集計項目など、自社の就業規則に合わせた設定が必要だ。導入するシステムによってはカスタマイズが必要となるため、導入コストや常用するまでの時間がかかる場合もあるだろう。

また、運用開始時には、従業員に向けて操作方法やルールの周知が必要だ。使い方が浸透するまでのサポート体制を整えておくなど、導入後のフローやスケジュール、工数を事前に考慮するとよいだろう。

直接的な効果を実感しにくい場合も
勤怠管理システムの導入は、売上に直接的な効果を示すわけではない。そのため、費用対効果が見えにくいのも注意点だ。導入後の効果を確認するには、業務効率化につながっているかや、新たな取組みができているかを考えるとよいだろう。

また、新たな管理方法への変化に対して不安や不満を持つ従業員もいることも想定しておこう。手作業による漏れやミスの削減、不正や過重労働の防止につながるといったメリットを、従業員に伝えていくことも重要だ。

就業規則によっては、別途対応が発生する
クラウド型の勤怠管理システムでは、自社の就業規則をもとに一から設定する場合もある。しかし、自社独自の規則があるなど、システムによって企業の就業規則に対応しきれないことも。一部は手作業になるなど別途対応が発生することもあるため、雇用形態や就業形態、勤務地、社内制度といった細則を、検討の段階で洗い出しおくとスムーズな導入につながるだろう。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムを選ぶ際、どのようなことを意識して選ぶとよいか、ポイントを4つ紹介する。

ポイント1.自社の規模に合っているか
勤怠管理システムは、企業規模によって特化する領域が異なる。有給付与ルールや早朝出勤の残業対象可否など、企業の就業規則は企業規模が大きくなるにつれて複雑化するためだ。

小規模企業の場合は、大掛かりな勤怠管理システムを導入する必要はなく、簡易的な機能を持つシステムが向いているだろう。一方で、大企業が同システムを導入すると、業務負担が減らなかったり、コストが増加したりと、本来の目的に反した結果となってしまう。そのため、企業規模あるいは就業規則の複雑さに合った勤怠管理システムの選択が重要となる。

ポイント2.従業員が使いやすいか
勤怠管理システムの導入後は全従業員が使用するため、管理者のみならず従業員の使いやすさも考慮したい。内勤や外回り、出張など従業員のワークスタイルに適した打刻方法を選択するといった、従業員が「ストレスなく打刻できる」方法を考えるとよいだろう。

ポイント3.外部との連携ができるか
勤怠管理システムは、給与計算システムや人事管理システム、原価計算システム、会計システムといった他システムとの連携が可能な場合もある。勤怠管理システムのメリットを最大限に活かすためには、どのようなシステムと連携したいかを考えておくことも重要だ。現在導入しているシステムがある場合は、外部システムと連携が可能なのかや、あわせて導入したいシステムなどを考えておくとよいだろう。

ポイント4.導入後のサポートは充実しているか
勤怠管理システムを導入後も、常用するまでにさまざまな問題や課題が発生するだろう。サポート費用や対応可能日、電話や来訪といった対応方法など、サポート体制が充実しているかを事前に確認すると導入後も安心だ。

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まとめ

勤怠管理システムは、従業員の勤怠に関わる業務全般を記録・管理できる便利なシステムだ。勤怠管理を人為的に行うと、工数が多くなるため人件費もかさむ。システムを導入することで、工数とコストが大幅に削減できるため、働き方の柔軟性や業務効率化につながるだろう。導入のメリットや注意点を踏まえて、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがだろうか。