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経理DXは経費精算から! 初見で使えるSaaS型「BIZUTTO経費」で飛躍的業務効率化

2023.06.08
オフィスのミカタ編集部

経理業務のデジタル化は急務だ。2023年10月にはインボイス制度(適格請求書等保存方式)がスタート。2022年1月1日の改正電子帳簿保存法の宥恕期間が2023年12月31日で終了すると、いよいよ電子取引データの電子保存が義務化される。そんな中、アルプス システム インテグレーション株式会社(本社:東京都大田区、代表取締役社長:永倉仁哉)は、クラウド型経費精算システム「BIZUTTO経費」を開発。維持管理コスト削減と法改正への一括対応を実現するサービスで、経費精算業務のデジタル化を実現でき、インボイス制度や電子帳簿保存法のような法改正への対応も柔軟に行える。同サービスについて、同社クラウド&セキュリティ統括部 サービス推進部 サービス企画課の松下倫子氏、クラウド&セキュリティ統括部 ビジネス戦略部 プロダクトマーケティング課の西 弘之氏、セールス&マーケティング統括部 営業部 エンタープライズ営業課の伊東みやび氏に話を聞いた。

使いやすさを重視し、簡単に経費精算システムのデジタル化を実現

──経費精算システム「BIZUTTO経費」の特徴を教えてください。

クラウド&セキュリティ統括部 サービス推進部 サービス企画課 松下倫子氏(以下、松下)  「BIZUTTO経費」は、社員の支払いをシステム上で申請することで上司が承認し、社員の支払いと会社の会計システムを連携させるサービスで、まず何より「使いやすさ」を追求しています。経費精算を紙からデジタルに置き換える際、経理担当者が気にするのは、「システム変更によって社内が混乱しないか」「システムに関する質問が経理のもとへ来て、業務の進行に支障が出ないか」です。このため「BIZUTTO経費」は操作画面の無駄をなくし、シンプルに余白を持たせることで操作をわかりやすくしました。
①メニュー画面の選択肢は、「経費精算」「交通費」「出張旅費」だけ。必要最低限の情報のみ掲示。
②交通手段など、ある程度入力する内容が固まっている項目に関しては、プルダウンから選択でき、入力の手間が省ける。プルダウン項目は、追加・削除が自由に変更可能。


導入を検討するお客様には1カ月のトライアル期間を設けていますが、初めて操作したお客様からも「この画面なら簡単に操作できる」と喜んでいただいています。

──「BIZUTTO経費」は、「3つのレス」を叶えるそうですね。

松下 はい。「オペレーションレス・キャッシュレス・ペーパーレス」の3つが実現できます。まず交通系ICアプリや法人カードをシステムと連動させることで自動での明細表示設定が可能で、これにより交通費が発生した際などに入力を省けるオペレーションレスと、経理から小口現金を受け取ったり立替精算したりする必要がなくなるキャッシュレスが実現します。さらに領収書や請求書をアプリで撮影すると、電子帳簿保存法に則った電子データとして保存できるため、ペーパーレスも叶うのです。

500名規模のグループ会社でも初期費用は1契約で利用可能

──「BIZUTTO経費」は、どのようなお客様に利用されていますか。

セールス&マーケティング統括部 営業部 エンタープライズ営業課 伊東みやび氏(以下、伊東) 契約形態が10名からなので、10名ほどの規模感から幅広くご利用いただいています。グループ会社で導入する際も1契約でご利用いただけるので、500名規模のグループ会社様などは初期費用が抑えられます。

導入企業様の業種は幅広く、経理業務に紙を利用していた製造業やサービス業の事業者様が、インボイス制度や電子帳簿保存法の改正をきっかけに「BIZUTTO経費」を申し込むケースが多いと感じています。

──競合製品との差別化ポイントを教えてください。

松下 低価格でご利用いただける点は大きいですね。初期費用の10万円(税抜)と月額費用で構成されていて、月額費用は1ユーザーあたり400円(税抜※1)で10名ごとに料金プランを設定しています。なおかつ2年目以降は1ユーザーあたり200円(税抜)と半額になります。近年はSaaS製品の利用が増え、気付くと毎月の固定費が増えていると言ったケースも多々耳にします。特に経費精算業務は間接業務であるため、経営者にとってはできるだけ抑えたい費用です。2年目以降を半額にすることで事業者様の負担を減らし、長くご利用いただける料金設定にしました。

※1:100ユーザーご契約の場合

──サポートが手厚いことも好評なのだとか。

伊東 当社は24時間365日受付可能なヘルプデスクを兼ね備えています。お客様からの問い合わせにいつでも対応できるだけでなく、困りごとの背景を伺うことを徹底しています。ヘルプデスクで解決できない問題には、迅速に企画部門や開発部門などの他部署と連携し、問題の解決を図るのです。

また「BIZUTTO経費」を安心してご利用いただくために、営業担当は契約後もお客様の窓口になります。新たに経費精算システムを導入し、紙からデジタルへ置き換えた事業者様の場合、使用方法だけでなく社内にシステムを浸透させるのにも苦労されます。当社では社内運用や広報活動のアドバイスも行います。特におすすめしているのは、社内ルールとして1~2週間に1回程度は申請業務を行うことです。デジタル化しても、申請締切日ぎりぎりでまとめて申請を行ってしまうと、月末や月初に経理担当者の負担が大きくなってしまいます。

セールス&マーケティング統括部 営業部 エンタープライズ営業課の伊東 みやび氏

差し戻しという手間を省けるのは大きなメリット

──「BIZUTTO経費」を導入すると事業にどのような効果が得られるのですか。

クラウド&セキュリティ統括部 ビジネス戦略部 プロダクトマーケティング課 西弘之氏(以下、西) 経費精算の業務効率化を促進できるのが、一番の効果です。紙の経費精算では申請書類が自分の手元に届かないと業務を進められませんし、押印のための出社が発生したり、承認者が不在だと申請作業が滞ってしまったりします。でも、経費精算をデジタル化すれば、場所・時間を選ばず申請と承認が行えます。スマホにアプリをインストールすれば、営業の移動中のような隙間時間に申請できるのも効率化のポイントです。

また、紙での経費精算で起きやすい人的ミスによる差し戻しも、交通費の金額や乗り換え方法を自動で連携・検索できるので発生しにくくなります。さらに宿泊費の申請時に領収書の添付がなければエラーを表示したり、役職ごとに上限金額を設定したりするなどの、規定チェックという機能を使うと、任意の条件を設定でき、人的ミス防止に役立ちます。同じような経費でも勘定科目が変わるケースには、経理担当者が勘定科目を変更できる機能も付帯しているので業務効率化につながります。

クラウド&セキュリティ統括部 ビジネス戦略部 プロダクトマーケティング課の西 弘之氏

──「BIZUTTO経費」の今後の展開について教えてください。

西 2023年の夏ごろにはインボイス制度に対応したバージョンアップを予定しています。今後は「BIZUTTO」をシリーズ化して、同じプラットフォーム上で利用できる機能を増やしていく計画もあり、すでに「BIZUTTO経費」の他に、電子帳簿保存法の電子取引に対応した「BIZUTTOエビデンス」も利用できます。経費精算のデジタル化を機に、広く活用していただければと思います。

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