面倒な支払調書もボタン一つでまとまる！　社宅管理の一切合切の業務を「借上くん」で効率化

人材確保のための大切なアピールポイントとなるのが福利厚生だ。中でも従業員にとって生活費用を抑えられる社宅の需要が高まっている。ここ数年では賃貸物件を会社が借りて従業員が入居する借り上げ社宅が増加しているという。しかし、「借り上げ社宅の場合、賃貸借契約等が物件によって異なるため管理業務の負荷は大きいが、システム管理している企業は少ない」と、株式会社宇部情報システムの邑中詩織氏は話す。同社が目指す不動産管理の効率化について、話を伺った。

社宅管理を一元化！ 30年以上の実績で充実したサービスに

──貴社の事業についてお聞かせください。

山口県宇部市に本社を置く、化学製品、成形機械などを製造するメーカー、UBE株式会社（旧 宇部興産株式会社）の情報システム部門が独立した会社で、2023年9月で40周年を迎えます。

製造業が求める機能全般、研究開発・設計・生産・品質の各種管理をはじめ、調達・販売、経理、人事等の情報システムの構築・運用を行っています。業種・業務共通のネットワーク・サーバー等の情報インフラの設計・構築・運用のサービスを提供するほか、クラウドによるSaaSの提供ニーズにも対応しています。

──提供されているシステム商品の中で、「借上くん」はどのようなサービスでしょうか。

出発点は、UBE株式会社の保有社宅や借り上げ社宅の管理をシステム化して潤滑に動かしたいという依頼です。その後、グループ企業等からの需要もあり、1988年から一般に向けて販売を開始しました。

「借上くん」の名前の通り、社宅管理専用に作られたソフトで、契約管理・物件管理・支払調書作成・家賃支払いデータ作成などを搭載しています。大家さんが入居者からの入金を管理するシステムは大変多く存在すると思うのですが、「借上くん」は、その真逆を管理するもの。賃貸契約をしている企業側が大家さんへの支払い等を管理するもので、とてもニッチなシステムだと思います。

──具体的にはどのような管理ができるのでしょうか。

メインとなる機能は、自動で毎月の家賃の支払いを起こし、契約の管理をします。社宅管理の中で最も手間がかかる年末の支払調書の作成もボタン1つで行うことができます。

オプションを活用していただくと、周辺システムとの連携も可能です。仲介サービスと連携した「借上くんコンシェルジュ」を活用していただくと、企業ごとの社宅規定に合った物件探しから契約締結、契約一時金の立替払いなどの新規入居手続きから、入居者が退去するまでの流れをすべて一元管理できます。

保有社宅は減少傾向 30年以上の実績で充実したサービスに

──現在は、社宅を保有するよりも賃貸物件を借り上げて社宅として従業員に提供する企業が多いようですね。社宅事情はどのようになっているのでしょうか。

会社が保有する集合住宅に従業員が入居する保有社宅は減少傾向にあります。お客様からは、もともとは保有社宅を持たれていたという話をよく聞きます。保有社宅の場合、老朽化してくるとメンテナンスに手間がかかります。また、従業員の立場で見ると、老朽化した社宅よりも新築の賃貸物件のほうが満足度は高いですよね。こうした「会社側の手間」と「従業員の満足度」の両面から、保有社宅は減少してきたといえます。

一方、借り上げ社宅は上昇傾向にあるようです。これは、良い人材を確保するための施策の一つです。近年重視される傾向が強い福利厚生の中でも、住宅手当や社宅サービスを求める方が増えているのです。

社宅サービスがあると、会社が賃貸契約をしてくれるので、従業員は負担が少なくなります。賃料を控除した状態で給与が振り込まれるので従業員側の手間もなく、税額も減ります。

──どのような事業者が活用しているのでしょうか。

勤務地が複数ある企業、シフト制で働く製造業や夜間勤務のある病院、海外からのスタッフのための住居手配が必要な企業、拠点が多数あり異動も多い派遣会社など、さまざまな企業様にご活用いただいています。

　

社宅管理機能を網羅した「借上くん」があれば、業務負荷をグッと減らせる

──社宅管理について、どのような悩みが寄せられていますか。

社宅管理は、独自にExcelで管理しているという企業がまだまだ多いようです。そこで一番手間がかかるのは、年末の支払調書の作成ですね。打ち込んでまとめて送付までとても時間がかかる業務です。どうにか作業時間、工数の短縮をしたいという悩みは多いですね。

また、勤務地が複数あると、拠点ごとに支払業務やデータ管理が行われていて統一されておらず、タイムリーな状況把握が難しい、確認作業に手間がかかっている、というご相談もありました。「借上くん」導入後は、各地の担当者がシステムに契約情報を登録、本社で即時登録データの確認が行えるようになりました。支払処理も本社でまとめて行えるようになり、全社的に大幅な作業工数の削減が図れたというお声もいただいています。

最近よくご相談いただくのは、家賃の使用料計算のトラブルです。社員の負担額は、社員属性によって異なることがあり、誤入力や漏れが起こりやすくなります。「借上くん」を活用いただくと、社宅規定をルール化し、システムで自動計算できるので、ミスや漏れの防止につながり、作業時間の削減を実現できます。

──改めて、サービスの特徴と強みを教えてください。

Excelでの管理だと、情報入力や確認、データ作成まで手作業で行う必要があります。これはどうしてもミスが発生しやすくなり、工数も多く時間がかかります。「借上くん」は、契約情報を入力するだけで、初回契約時の契約金（一時払）、毎月の家賃などを振込データとして作成することが可能です。振込データが蓄積され、年末の支払調書は1年分をボタン一つで作成することができ、作業工数の大幅な短縮になります。

サービスの強みは、業務の属人化や、部署間の確認作業の手間などの課題が解消されることです。属人化については、システムを導入することで、マニュアルがあれば全員同じ方法で管理できるため、業務の平準化を実現できます。また、契約締結済みの契約書などはシステムにアップロードし、契約単位で管理ができるので、社宅に関する情報をすべて集約できて共有しやすく、部署間での確認作業も不要になります。

さらに、支払調書の作成には、貸主のマイナンバーが必要になります。情報漏えいなどセキュリティ面で不安になる方もいますが、「借上くん」は、安全なクラウド環境でアクセス権限設定を行っているので情報漏えいの心配もなくマイナンバーの管理ができます。

──社宅管理の作業工数が劇的に削減できるうえに、情報共有も実現できるのは大変便利ですね。

「借上くん」という名前のため、社宅管理に特化した専用システムだと思われる方も多いのですが、社用車の駐車場や事務所、店舗の契約管理、土地管理などにも利用できるので、チェーン展開しているドラッグストア事業の方にも好評をいただいています。

──最後に、今後の展開についてお聞かせください。

法制度の改正に沿った対応はもちろん、お客様の要望を取り入れて毎年無償でバージョンアップを実施しているほかに、さまざまなシステムとの連携など、付加価値の高い機能の強化を検討しています。

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