顔がわかる「カスタム社員名簿」を公開。SmartHRが組織マネジメントや社内コミュニケーションの課題解決へ

2019.04.11

株式会社SmartHR（本社：東京都港区）は、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」から、必要な社員情報を抽出した名簿の作成と、その公開範囲を全社員や特定の部門など柔軟に設定できる「カスタム社員名簿」機能を公開。これまでSmartHRが提供してきた労務管理の領域を超え、人材管理を目的に活用できるようだ。

■開発の背景

企業では、働き方改革を推進するために、戦略的な人材活用や多様な働き方を実現するための制度づくりが進めらている。一方、そのために必要な社員情報が分散され、不揃いのデータや管理の煩雑さなど、人事データベースの運用方法が課題となっている場合も少なくない。
SmartHRの人事データベースは、人事・経理・情報システム部門や経営戦略を担う部門など、人事労務担当者以外にも、「個人情報を除いた形式で人材管理に活用したい」という要望が多数あった。

■「カスタム社員名簿」の使い方と特徴

SmartHRが公開した「カスタム社員名簿」機能は、必要なときに、必要な人が、必要な情報だけ閲覧できる名簿を簡単に作成できる。
（1）名簿作成〜共有
・SmartHRの管理者による「カスタム社員名簿」の作成・管理が可能。名簿作成画面から、表示したい社員情報の項目にチェックするだけで、簡単に名簿が作成できる。
・SmartHRには入社手続きの際に必要な社員情報が収集されているので、新たに人事データベースを構築したり、社員情報を入力する必要はない。

（2）名簿閲覧
・名簿を閲覧できる範囲は、特定の部門や職種から全社員まで柔軟に設定できる。
・名簿上の情報検索やソートが可能なので、必要な情報がすぐ見つかる。
・名簿はスマートフォンからでも閲覧が可能。

■名簿活用シーンの一例

・全社員向け：社員同士が顔や名前、職種を検索できるデータベースがほしい
・経営者／管理職向け：部門やチームメンバーの情報を抽出して、人事異動や登用の意思決定に活用したい
・エリアマネージャー／店長向け：アルバイトの緊急連絡先をすぐにわかるようにしたい
・管理部門向け：社員に支給している手当や備品をカンタンに確認できるようにしたい

■今後の展開

SmartHRは、今後も人事データベースを有効活用した機能の開発を行っていく。
2019年夏には、社員や組織の統計値を可視化できる「分析レポート」機能を公開予定。
SmartHRで煩雑な労務手続きや労務管理の効率化を可能にし、創出された時間で、拡張機能を活用いただくことにより、労務部門が推し進める働き方改革を支援する。

■まとめ

今回公開した「カスタム社員名簿」機能は、従来SmartHRを使用していた人事労務部門だけでなく、より多くの部門や、社員が活用することで、スムーズな組織マネジメントや社内コミュニケーションの活性化などに一役買いそうだ。