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日本における出張管理実態調査。約3割が「専門の人材が必要」と回答。

2020.02.19

 出張管理業務全般を総合的にサポートするビジネストラベルマネジメント(BTM)サービスを提供する、アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行 (本社: 東京都墨田区)は、日本での出張管理の現状と課題を把握するため、2019年6~8月にかけて「上場企業」および「出張費用7,000万円以上かつ海外5拠点以上の未上場企業」の「人事」「総務」「財務・経理」等の出張管理担当者を対象とした実態調査を実施した。

 調査結果から、日本企業における出張管理実態から、改善すべき課題が明らかになった。

■複数の購買チャネルでの手配による「出張データの散在」

海外出張手配依頼先
海外出張手配依頼先

 海外出張手配の依頼先を質問したところ、「会社指定旅行会社(1社)」が38%で最も多く、「会社指定旅行会社(複数社)」の23%と合わせて61%の企業において出張者が利用すべき旅行会社を企業側で指定していた。

 一方で、「出張者自身による直接予約」を認めている企業が34%にのぼり、その中には会社で指定旅行会社があるものの直接予約も認めているという企業も存在していた。

 この結果を「出張規模別」で確認すると、「年間3億円以上」の企業群では「会社指定旅行会社(1社)」が65%と突出しており、規模が大きいほど一元管理が進んでいることがわかる結果となった。

■複数の部門による管理責任の分散と現場レベルでの規律統制への依存

規定外手配の確認担当者
規定外手配の確認担当者

 出張者が予約手配を依頼した場合に、空席・空室状況やスケジュールの関係、出張者自身の好みなど、さまざまな事情で規程外手配となっているケースが生じているが、このような規程外手配を誰が発見・確認しているかを質問したところ、全回答者のうち52%の回答者が「出張者の上司・部署内の承認者」が行うと回答した。一方、「旅行会社担当者」は13%、「会社の出張管理者」は10%に留まった。

 この回答を「会社指定旅行会社(1社)」の企業群に絞ってみると、「旅行会社担当者」が29%と大幅にアップし、専門の知識を持つ社外の担当者がチェックを行っている割合が増えることがわかる。

■課題改善に必要な「出張管理全般を主管する担当者」「知識を有する人材」の存在

課題改善に必要な要素
課題改善に必要な要素

 今後の出張管理の課題改善に必要な要素について質問したところ、「出張・手配者の規程に対する理解」が36%と回答した企業が最も多く、次に「出張管理の知識を有する社内の人材」と回答した企業が30%、「出張管理全般を主管する担当者の存在」が27%と続く結果となった。

■まとめ

 今回の調査から、日本企業における出張管理は「複数の購買チャネル」での手配による「出張データの散在」や、複数の部門による「管理責任の分散」と「現場レベルでの規律統制への依存」という実態が明らかになった。また日本企業では総務・人事部門が他の業務と並行して出張管理業務を担っていることが多く、自前での専門家の育成が難しい状況であることが想像される。

 一方外資系グローバル企業では、「1つの購買チャネル」での手配による「出張データの一元管理」「旅行会社を活用した手配現場での規律統制」を行いっており、「トラベルマネージャー」に出張管理責任を集中させているようだ。

 日本企業の出張管理の改善策として、出張管理の高度化をともに考え実行をサポートする専門会社、すなわちトラベルマネジメントカンパニーの手を借りることも選択肢の一つではないだろうか。

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