IACEトラベルがクラウド出張管理システム「Travel Manager」をリリース

株式会社IACEトラベル（本社：東京都中央区、代表取締役社長：西澤重治）は、自社開発のクラウド出張管理システム「Travel Manager」をリリースした。

どこの旅行会社で手配しても全部「Travel Manager」で一元管理可能

今まで出張管理システムというと制約条件が多くあり、社内の全ての出張案件を一元管理するのが難しいという課題があった。しかし「Travel Manager」はスマホアプリから旅程や領収書を読みとり、システム内にデータを作成。どこで手配したものでもそのまま稟議申請や経費精算までできるという。

また、出張規定を事前登録しておくことで自動的に適合をチェックし、不適合の場合にはアラートを出す機能や、GPSで世界中の出張者の居場所を把握し安否確認はボタンひとつで一斉通知ができる機能も搭載された。

これら新機能により、人事総務や経理などバックオフィスの負担軽減が見込めるようになった。

「Travel Manager」がよくある悩みを解決

①出張者のデータを簡単にとりまとめたい
「Travel Manager」には飛行機、ホテル、電車の予約票をスマホアプリから撮影するだけで出張管理が簡単にできる機能が搭載されている。また、旅程データがまとまっているので出張者の安全管理も手間をかけずに実現できる。

②災害の発生時に出張者の所在を確認したい
「Travel Manager」の危機管理機能にはGPSが搭載されており、現在位置の把握、災害情報の通知、安否確認などを通じて、出張者と必要なコミュニケーションを取りやすくなっている。事前に登録された旅程データだけでなく実際の居場所をすぐに照合できるので、安否確認の工数削減に繋がる。

③出張費用を削減したい
「Travel Manager」では出張費用データを簡単に一括でチェックできる。手配先が複数であっても出張費用のデータは一元管理されているので、出張費用を削減するためのポイントもわかりやすく、削減に向けた取り組みをすぐにでも開始できるようになるという。

主な機能

・旅程データ管理
（旅程予約読み取り機能、社内規定適合確認、海外情報配信、スケジュール管理、出入国条件適合確認）
・稟議申請
（事前申請、出張報告、立替精算申請）
・危機管理
（出張者位置情報取得、GPS機能、安否確認機能）
・経費精算
（電子帳簿保存法対応、経費立替金、データ作成、領収書読み取り）
・コンサルティング
（経費・購買データ作成・分析、出張規程策定サポート）

まとめ

出張管理業務は多岐にわたるため、工数やコストの削減が課題となっている企業も少なくないのでは？自社に合った管理システムを導入し、DX化を進めてみてはいかがだろうか。