「紙の契約書に関する実態調査」76%が頻繁に紙で契約を締結し64%が管理に課題ありと回答

働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社は、契約業務に携わる800名のビジネスパーソンを対象に実施した「紙の契約書に関する実態調査」の結果を発表した。コロナ禍の影響で契約業務のデジタル化が加速し、電子契約サービスの活用など契約業務のデジタル化が進んでいる。一方で、いまだ多くの企業で紙の契約書が活用されている現状があることから、同社は企業における紙の契約書の活用状況とそれに伴う課題を明らかにするため、本調査を実施した。ここでは調査結果の概要を紹介する。

76%の人が頻繁に紙の契約書を活用、建設・不動産業界では88%で特に多い

同社によると、契約業務において70.9%が電子契約を導入していると回答した一方で、実際の契約締結では76.1%が「頻繁に紙を使う」と回答し、すべて電子契約を使っていると回答した人は6.4%に留まったという。また、業界別では、2024年問題への対応が課題となっている建設・不動産業界が紙の使用頻度が最も高いことが明らかになった。

電子契約を導入していながら、紙で契約締結を行う理由については「取引先から、求められるから」が55.1%と最も多く、次いで43.3%が「取引先が電子契約を導入していないから」と回答している。

課題と管理体制の現状

同社が紙の契約書管理について課題があるかを尋ねた結果では、64.0%が「課題がある」と回答している。課題の内容については「期限管理ができていない（41.1%）」「契約の状況がわからない（有効かどうかなど）（38.8%）」などが挙げられた。

さらに、所属する組織単位で契約書を管理するために台帳を作成しているかとの問いでは、50.3%が「作成していない・わからない」と回答したという。台帳作成をする場合の項目については「自動更新の有無（29.9%）」「解約通知期限日（26.0%）」「自動更新期間（19.9%）」に留まっており、多くの場合で期限管理に重要な項目は記載されていないことが明らかになった。また、同社によると、既存の契約状況を確認するために契約書を探すだけで一人あたり10時間費やしている実態があることも明らかになった。

調査概要

調査名：紙の契約書に関する実態調査
調査方法：オンライン上でのアンケート調査
調査地域：全国
調査対象：契約業務に携わるビジネスパーソン800名
調査期間：2024年2月15日～2023年2月19日
出典元：Sansan、「紙の契約書に関する実態調査」を実施
～76%が頻繁に紙で契約を締結し、64%が管理に課題ありと回答。 契約書の検索に1人あたり月10時間費やしている～（Sansan株式会社）

※本調査結果において、比率は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計した数字が100％にならない場合がある

まとめ

本調査結果からは、外的要因によって契約の電子化が進んでいない実態が明らかになった。Sansan株式会社 Contract One Unit ゼネラルマネジャーの西村仁氏は、自社の希望だけでは契約書の電子化が進まないことや、過去の契約書は紙で保管することも多いことから、今後も紙の契約書管理が続くと推察。効率的に管理していくためにも、台帳を全社的に整備することを推奨している。

本調査結果では、台帳の作成において重要な項目がきちんと記載されていない現状もうかがえる。契約管理業務を効率的に行う上では、システムの活用も検討してみていいのではないだろうか。オフィスのミカタでは、契約管理システムの完全ガイドとして、導入の目的からメリット、選定のポイントなどをまとめて紹介している。併せて参考にしていただきたい。

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