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~アフターコロナの働き方~紙とハンコの文化からの脱出②

 前回の 「アフターコロナの働き方~紙とハンコの文化からの脱出①」から約一か月がたちました。
 
 この一か月だけ見ても、皆さんの働くスタイルや生活スタイルは格段に変わったのではないでしょうか。
 
 在宅勤務や時間差通勤等の新しい制度も板についてきて、これまで見えていなかった部分が色々と見えてきましたね。 
 
 しかも最近では、連日のように「電子署名」や「電子ハンコ」のワードを新聞やニュースで取り上げられるようになって、個人的には心からうれしい限りです。
 
ようやく日本が変わるときがきました。今まで当たり前のように紙で進めていた業務をデジタル化するということは、業務自体が変わるのはもちろん、働く日本人の生活スタイルや価値観が変わっていくのではないでしょうか。「働き方改革」なんていう一言では片づけられないくらい!
 
 ここから一気に企業のバックオフィス業務が変わります。これまでとはまったく違った働き方や生活スタイルがどんどん進んでいく時代になります。
 
 そして、これまで当たり前とされてきた商習慣や固定概念が次々と崩れていき、新しい考え方や価値観が生まれていく・・

 この新しいスタイルやアイディアをどんどん受け入れて、社内の制度や風土を刷新していく企業を見ると、「ついに日本も変わるんだ!」とワクワクしてきます。
 日本は確実に変わっていきます。この過渡期に居合わせることができるのは、とても光栄ですね!

 さて、前回の「アフターコロナの働き方~紙とハンコの文化からの脱出①」では、デジタル化の第一歩とも言うべき「電子契約」について、「広義の電子契約」と「狭義の電子契約」についてお話しました。
 
 そして、一定の重要な契約については、その性質上、電子署名を用いない「広義の電子契約」ではなく、契約当事者が電子署名を用いた「狭義の電子契約」で行うべきであり、電子契約システムの導入を検討する際は、ぜひ「電子署名」をポイントに検討してほしい、とお伝えしました。
 
 それでは、電子署名が付された締結済みの電磁的記録データはどのように保存されるべきでしょうか。
電子署名が付された電磁的記録データはそれ自体が契約原本となるので、有効に成立した電子契約は一見そのままストレージに保存すれば問題ないように見えます。
・・が、実はそう簡単にはいかないのです。企業のバックオフィスにはさまざまな法律やルールが存在しており、電子契約の背後にも、税法、電子帳簿保存法、会社法、e-文書法や会計監査といったさまざまな法的要件などが存在します。
 
 具体的にどのような保存態様が要求されているかは、その法律により要求されるものが異なりますが、これら必要な法的要件を満たすことによってはじめて、電磁的記録データのまま電子契約を原本として保存することが可能になるのです。なので、電磁的記録データを契約原本としてそのまま保存するだけでは法的要件を満たしているとはいえず、場合によっては保存のために紙に印刷して保存しなければならない場合もあります。
せっかく締結のところを電子化して電子署名で有効に契約を締結したのにも関わらず、最後の保存のところで紙に印刷して保存とは・・とても残念な感じですね。。
真のデジタル化を目指している企業であれば、ぜひ各種法的要件を満たしたうえ、保存まで一貫したデジタル化を目指していただきたいと願っています。

 それにより紙の場合と違い、一元管理も可能となり、ファイルを検索するのも格段に容易になります(もうキャビネやキングファイルから契約書を探し出す必要はありません!)。

 ここまで、デジタル化の第一歩である電子契約について説明してきましたが、「デジタル化」「ペーパーレス化」というと、どうしても紙をなくさなければならないと思いがちになってしまいますよね。でも、ここまでデジタル化を推している私も、実は契約内容のチェックは必ずといっていいほど紙に印刷して内容をチェックします(笑)その方が間違いがないからです。

 このように、すべて紙をなくすのではなく、紙とデジタルのそれぞれの長所を生かしながらハイブリッドでうまく使い分けていくことが、無理なくデジタル化を実現していくポイントです。
あくまでもデジタル化は手段であって、目的ではありません。
 
 その目的を実現するためには、紙が発生したって良いのです。それぞれの目的を実現するために、今後各企業がうまく紙とデジタルを使い分けてバックオフィス改革を実現していけたらと心から思っています。
 一緒にバックオフィスに新しい風を吹かせましょう!
 その第一歩として、「電子契約」、ぜひお試しください^^