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ワークスタイルDX。テレワークとオフィス出社の併用、フリーアドレスで起きている誰がどこで働いているか分からない現象。人を探す名もなき仕事を減らすためには?

2021.03.22

 前回のコラムでは、DX(Digital Transformation)推進の大きな一歩として、年間1人あたり50時間も無駄にしているパスログの退治方法をご紹介しました。
 今回は、緊急事態宣言解除後に、オフィス出社とテレワークをミックスしたハイブリッド勤務や、フリーアドレス推進で最注目される、誰がどこで働く予定なのか把握できない問題についてです。
 誰がどこにいるのかわからないことで生じる名もなき仕事を、どのように減らしていけるか。どのようにニューノーマルなワークスタイルに進化させるかについて詳説していきます。

テレワークとオフィス出社のハイブリッド勤務。誰がどこで働いているかをスマートに管理できていますか?

 コロナ禍により、起きた変化の一つがワークスタイルです。

 東京商工会議所のアンケートによれば、1回目の緊急事態宣言発令前に26%しかテレワークを実施できていなかった日本企業。しかし、緊急事態宣言後には倍以上である67%の企業がテレワークを実施するようになりました。

 そして、テレワークを実施できることに気づいた企業は、オフィス縮小を検討し始めます。オフィスを縮小するためにフリーアドレスを採用して、従業員1あたりの占有面積を減らしたり、ハイブリッド勤務を採用して、オフィスの出社率を減らすことを進めています。

 固定費削減というメリットがあまりにも大きいので、この流れは止まらないでしょう。
 
 ただ、その一方で、この新しいワークスタイルに現場や管理側がついていけてないということはないでしょうか?もしくは、コロナ対応も影響し余計な名もなき仕事を増やし過ぎてはいないでしょうか?

 我々が日頃お客様と接しているとこのような声を聞いているので一例を紹介します。

 

ワークスタイルを変えたのに、変化に対応できる環境を提供しないと社員の名もなき仕事が爆増する。

 以前のコラムでも紹介したように名もなき仕事は、有事の際に増えるという性質があります。さらに、行動変化させた際に増えてしまうという性質もあります。

 つまり、コロナ禍でワークスタイルを変えている企業は、ダブルパンチで名もなき仕事が増えていることと思います。行動変容によって起きてしまう名もなき仕事を一度棚卸ししてみてください。

 これにより、意外とかかってしまっている時間に気づくことができると思います。

在席管理に関する 名もなき仕事チェックリスト 例
在席管理に関する 名もなき仕事チェックリスト 例

 

どうやってワークスタイルの変化に対応した環境作りをして、ワークスタイルDXを実現すればいいのか?

 いくつかワークスタイルの変化に対応したクラウドサービスのカテゴリーをご紹介していきます。

1.ホテリング
 皆さんは、ホテリングという言葉をご存知でしょうか?これはホテルのように予約してオフィスに出社するという考え方です。

 最近では、ホテルのようにオフィスの座席予約を管理できるサービスやツールが出てきています。

 これによりスマートフォンやPCから社員は座席を簡単に予約し、管理者は出社率のコントロールをすることが可能となります。

2.フリーアドレス、ハイブリッド勤務 管理ツール
 オフィス出社とテレワークの併用をするハイブリッド勤務や、フリーアドレスを採用する企業が増えていく中で、WEBやスマートフォンアプリ上でオフィス図面を再現して、誰がどこで働いているかの座席表を可視化できるサービスやツールも出てきています。

 社員は、QRコードをスマートフォンで読み取り、PCの画面上でクリックするだけで居場所を表明することができ、オフィスの出社状況だけでなく、在宅勤務者や有給取得者の状況把握が可能となります。

3.ソーシャルディスタンス、濃厚接触管理ツール
 コロナ禍でフリーアドレスを採用した際に、職場クラスターが発生してしまうのではないか、感染者が出た際の対応を懸念する会社のために、ソーシャルディスタンスの管理や、感染者が出た際に簡単に濃厚接触を分析して特定できるサービスやツールも出てきています。

 これにより、管理者の方は社員の手間を増やすことなく、社員の健康を守ることが可能となります。

 今回のコラムでは、比較的新しいキーワードをご紹介しました。

 初めて聞くようなこともあったかもしれませんが、これからワークスタイルDX推進をする上で皆様には最新キーワードのことも理解していただき、従業員の苦痛を減らすためにどう現状を改善していくのかということにもトライしていただきたいと思います。

 引き続き今後のコラムでは、どんな手段があるか、それぞれ手段を進めていく際にどんなことに気をつけなくてはいけないかといったことについて触れていきます。

 リクエストなどあれば会社(株式会社Colorkrew:カラクル)や、私がやっている認証サービスMamoru PUSH、ビジネスコンシェルジュツールMamoru Bizに問い合わせていただければと思います。