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備品管理DX。テレワークとオフィス出社の併用によりモノの管理が煩雑に。誰が持っているのかどこにあるのか分からない現象。モノを管理する名もなき仕事を減らすためには?

2021.04.21

 前回のコラムでは、ワークスタイルの劇的な変化により必要になってきているワークスタイルDXについてご紹介しました。

 今回は、オフィス出社とテレワークのハイブリッドワーク、フリーアドレス推進で課題になっている”モノ”の管理についてです。

 モノの管理に関する名もなき仕事をどのように減らしていけるか。どのようにニューノーマルなワークスタイルに対応した備品管理をしているかについて詳説していきます。

あなたの会社ではモノの管理をスマートにできていますか?

  前回のコラムでもふれたように、コロナ禍により起きた変化の一つがワークスタイルです。ワークスタイルが変わればそれによって働く環境やモノの管理も変化していきます。

 特に、消耗品や貸出品に関しては見落とされがちですが、オフィスに人がいることを前提として運用していた時に比べて、ハイブリッドワークにより環境が分散されるとモノの管理はかなり煩雑になっています。

 今までのエクセルや手書きの運用では限界があります。特に、年に1度から2度行わなくてはいけない資産品の棚卸しに関しては、多くの方が苦慮されていると推察しております。

 皆様もこの中で挙げている課題に思い当たる節があるのではないでしょうか。

 

変化に対応できる備品管理の仕組みを提供しないと社員の名もなき仕事が爆増する。

 以前のコラムでも紹介したように名もなき仕事は、行動変化の際に増えるという性質があります。これは備品管理も同様です。

 行動変容によって起きてしまう名もなき仕事を一度棚卸ししてみてください。これにより意外とかかってしまっている時間に気づくことができると思います。

物品管理に関する 名もなき仕事チェックリスト例
物品管理に関する 名もなき仕事チェックリスト例

 

どうやってワークスタイルの変化に対応した備品管理DXを実現すればいいのか?

 いくつかワークスタイルの変化に対応したクラウドサービスのカテゴリーをご紹介していきます。

1.QRコード×アプリ
キャッシュレス決済の普及により、QRコードの活用が一般的になってきました。

 今までも資産品にバーコードを付与して管理している会社はあったかと思いますが、最近では情報システム部門の方が専用の端末を使って棚卸をするのではなく、従業員の方がスマートフォンアプリを活用して資産品のQRコードをスキャンして棚卸したり、消耗品の利用時や貸出品を借りる際にQRコードをスキャンして貸出状況の管理をしています。さらに、備品の予約管理もできるサービスやツールが出てきています。

2.備品グラフィック
 オフィス出社とテレワークの併用をするハイブリッドワークや、フリーアドレスを採用する企業が増えていく中で、貸出品を誰が借りているか予約しているかの状況がより分かりにくくなっているため、PCの画面上でBI(Business Intelligence)のダッシュボードのように貸出状況を管理できる備品グラフィックも登場しています。これにより誰が何を利用しているかが一目で分かるようになります。

 

 今回のコラムでは、ニューノーマルなハイブリッドワークにあった新しいキーワードをご紹介しました。

 これから備品管理DX推進をする上で、皆様には最新キーワードのことも理解していただき、従業員の苦痛やオフィスにわざわざ出社しなくてはいけない理由を減らすためにどう現状を改善していくのかということにトライしていただきたいと思います。

 引き続き今後のコラムでは、どんな手段があるか、それぞれ手段を進めていく際にどんなことに気をつけなくてはいけないかといったことについて触れていきます。

 リクエストなどあれば、会社(株式会社Colorkrew:カラクル)や私がやっている認証サービスMamoru PUSH、ビジネスコンシェルジュツールMamoru Bizに問い合わせいただければと思います。