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工数管理DX。テレワークとオフィス出社の併用により、誰がどんなことをやっているか把握できなくなる現象。課題を解決しようとして起こる過管理にまつわる名もなき仕事を減らすためには?

2021.05.14

前回のコラムでは、ニューノーマルなワークスタイルに対応した備品管理DXについてご紹介しました。

今回は、オフィス出社とテレワークのハイブリッドワークによって課題になっている”工数管理”についてです。離れて働くことによって生じる新たな課題とどう向き合うべきか、工数管理DXについて詳説していきます。

コロナ禍で急加速したハイブリッドワーク。あなたの会社では従業員の行動把握をやりすぎていませんか?

以前からコラムでふれているように、コロナ禍で起きた変化の一つがワークスタイルです。ワークスタイルが変わればそれによって新たな課題も出てきます。

その一つが離れて仕事をしている人が何をやっているか分からない現象です。
全員がオフィス出社している時であれば、近くで状況を見たり直接聞くことができました。しかし、テレワーク環境下ではそれができずに困っている方をよく目にします。

そして、もっと問題なのが従業員の行動を把握するために、従業員に対して新たな手間や運用を追加してしまっていることです。

例えば、私が聞いた中でこんな例がありました。
1日に何回も定期的にビデオ通話や電話で上司へ報告をする。日報に1分単位で細かくその日やったことを記載して報告をする。といった、オフィスで対面していた時にはなかった新たな作業が追加されたそうです。この追加された作業の前後には集計したり、報告内容を考えたりと新たな隙間作業として名もなき仕事が発生していました。

あなたの会社でも取り急ぎやっている運用が問題になっていたり、部署ごとに違ったルールで運営しているため、全社で統一把握できずに困っていることはないでしょうか。

 

アナログな手段でハイブリッドワーカーの行動を把握しようとすると、名もなき仕事が爆増する。

以前のコラムでも紹介したように名もなき仕事は、行動変化の際に増えるという性質があります。これは工数管理も同様です。

行動変容によって起きてしまう名もなき仕事を一度棚卸ししてみてください。これにより、意外と時間がかかっていることに気づくことができると思います。

工数管理に関する 名もなき仕事チェックリスト 例
工数管理に関する 名もなき仕事チェックリスト 例

 

どうやってハイブリッドワークに対応した無駄の少ない工数管理DXを実現すればいいのか?

いくつかニューノーマルな働き方に対応した、クラウドサービスのカテゴリーをご紹介していきます。

1.スケジューラー連携型SaaS
多くの企業ではOutlookカレンダーやGoogleカレンダーを利用しており、分類やカテゴリーを使って工数管理されている組織もあると思います。

ただ、これらの問題点は運用が統一管理できないのと、ログを柔軟に出力できないことです。そこで多くの企業がつまずいているのではないでしょうか。

最近では、これらのスケジューラーと自動連携したSaaSが登場しており、このSaaSを使うと、工数記録の削減、工数管理のカテゴリーを全社統一管理、工数集計の自動化などができるようになります。

2.BIツールの活用
上記で紹介したスケジューラー連携型SaaSのログを、BI(Business Intelligence)と連携させて自動的に可視化を実現させることができます。これにより管理者の方は、わざわざ工数の集計をしてレポートを作成する必要がなくなり、かつほぼリアルタイムで工数の可視化ができるようになります。

今回のコラムでは、ハイブリッドワークにより発生している新たな課題を、どうやって対策するのかについて、今皆さんが使っている、もしくは採用を検討しているツールをうまく組み合わせた案をご紹介しました。

これから工数管理DX推進をする上で再度ツールの利用を見直していただき、従業員の苦痛や管理者の悩みを減らすためにどう改善していくのが良いかということにトライしていただきたいと思います。

引き続き今後のコラムでは、どんな手段があるか、それぞれ手段を進めていく際にどんなことに気をつけなくてはいけないかといったことについて触れていきます。

リクエストなどあれば、BI構築をやっている会社(株式会社Colorkrew)や、私がやっている認証サービスMamoru PUSH、ビジネスコンシェルジュツールMamoru Bizに問い合わせいただければと思います。