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【取材記事】複雑なワークフローをシンプルに フレキシブルな働き方の実現をサポートする 「X-point/X-point Cloud」

2020.08.31

 テレワークでは「紙」を使う申請・承認などのワークフローが、企業の課題となっていると思われる。押印や印刷のために出勤を余儀なくされるバックオフィス担当者も多いのではないだろうか。そうした悩みを抱える企業様に代わって、ワークフローシステムのパッケージ版である「X-point」および、クラウド版である「X-point Cloud」(以下、エクスポイント)を提供する株式会社エイトレッドの代表取締役社長 岡本康広氏に話を伺った。

複雑な業務の流れを シンプルに

 業務の流れが変化している。一人一人の従業員が任される業務が広くなり、承認者が増えたり変わったり、部署内外での連携の必要性も増している。従来型の組織であれば、申請や承認のやりとりのルートもある意味単純で分かりやすかったのかもしれない。

 「現在では、何か業務を遂行するにあたって上司だけでなく、知識やノウハウを持った関係者にも確認しなければならないことが多くあります。従来の縦のつながりだけでなく、横のつながりを(無意識のうちに)使って働いています」と岡本氏は語る。そうした問題が、今回のテレワークで顕在化している。顔を突き合わせて何とかこなしていたことが、遠隔になると途端に綻び始めた。そこで検討すべきなのが、業務の流れをシステム化するワークフローシステムである。岡本氏は「ワークフローシステムというのは、複雑な業務の流れをシンプルにするためのもの」と表現している。

まるで紙のような 直感的なフォーム 「今までのやり方」を 維持した移行

 そもそも稟議や経費申請といったワークフローは、誰かを動かすためのコミュニケーションそのものだ。コミュニケーションは、分かりやすく正確であらねばならない。そして可能であればコロナ禍の状況においても、テレワーク前と同じような方法を維持したいものだ。

 その点、エイトレッドが提供するサービス「エクスポイント」最大の特徴は、まるで紙のような直感的な入力フォームにある。「今まで通りの紙に書くようなイメージで、ウェブから入力していただけます。既存の運用をシステム上で再現できるサービスになっています」(岡本氏)

 「エクスポイント」には約1000のサンプルフォームが備え付けられていて、そこから自社で使っている申請様式に近いものを選んで使うことができる。もちろんプログラミングは必要ない。さらに、「エクスポイント」には万全のサポート体制が備わっている。岡本氏は「全従業員の約3分の1がユーザーサポートに関わる担当者です」と言うから驚きだ。導入・運用にあたってお客様の担当者が対応に追われることのないよう、さまざまな工夫がなされている。「お客様の業務をシステムに合わせられなければ意味がない」という汎用性の高い充実した機能が、「エクスポイント」には反映されている。

 「エクスポイント」を導入しているKMバイオロジクス株式会社も、こうした点を高く評価している。誰にとっても使いやすい工夫が凝らされており、短期間での導入にもかかわらず、抵抗なく受け入れられたそうだ。とはいえ最も大切なことは、「エクスポイント」を使って何を実現するかということではないだろうか。同社では、「エクスポイント」を用いて業務標準化を進めることができたのだという。手応えを感じた同社では、「エクスポイント」をさらに広く活用し、攻めの情報システム部門の実現・業務改革を進めていく考えだ。

 「エクスポイント」上で入力されたデータは集計・二次利用も容易にできるため、スピーディーで正確な経営判断にお使いいただける。

分散しながらつながり続ける 新時代の「コミュニケーション」

 どのような働き方の企業にも「エクスポイント」は広く役立つだろう。さらに真価が発揮されるのは、テレワークなどによる遠隔でのやりとりだ。「エクスポイント」を用いて時間と距離の制約を乗り越えた成功事例として、学校法人日通学園流通経済大学を挙げることができる。

 同学には龍ケ崎(茨城県)と新松戸(千葉県)に2つのキャンパスがあり、従来は稟議に2週間程度必要だったそうだ。それが「エクスポイント」の導入によって1〜2日間に短縮され、承認が滞っている場合にはどこで止まっているかも可視化される。「エクスポイント」を用いることで、2つのキャンパスの特色を活かしつつ学生サービスの向上につなげている。

 今後、テレワークを採用する企業は多くあるだろう。テレワークがもたらすのは時間や場所に縛られない自由な働き方だが、その実現には複雑で流動的なワークフローを円滑に回す方法が鍵となる。こうした課題に対して、「エクスポイント」は一つのソリューションとなり得るに違いない。「エクスポイントは人と人のコミュニケーションを円滑にして、迅速かつ正確な意思決定を実現するシステム」だと岡本氏は話す。今まで会社で行われていたようなワークフローの仕組みが、システム上でもそのまま再現できる機能が搭載されている。コロナ禍の影響もあり、今後は分散した働き方がますます増えてくるものと予想されている。「分散しながらもつながり続けなければならない」と岡本氏は話すが、そのためには「エクスポイント」は有効な施策となるのではないだろうか。

17 年間の歴史 3000社を超える導入実績

 最後に、ワークフローシステム導入の注意点を岡本氏に伺った。「まず、導入して終わりではないことはご理解いただきたいと思います。会社の成長に合わせて、使い方をどんどん変えていけるものをお選びください」その点、「エクスポイント」はさまざまな業務・局面で使える。「私たちは約17年間ワークフローシステムを開発・提供してきました。その間、3000社以上のお客様にお使いいただき、日々ブラッシュアップを重ねております」と岡本氏は話す。

 「エクスポイント」にはお試し(トライアル)期間もあるので、是非一度ご検討いただきたい。

 「導入の際は、特定の申請業務や部署単位でご使用いただき、徐々に広げていくのがおすすめです。スモールスタートが可能なのも、エクスポイントの特徴です」(岡本氏)

「エクスポイント」3つのポイント

1.紙のようなWebフォーム
2.ワンクリックで承認できる
3.必要な処理がすぐに見つかる

お問い合わせ情報

電話:03-3486-2812(対応時間 平日 10:00~17:00)
担当:インサイドセールス
メール:mkt-ml@atled.jp
URL:https://www.atled.jp/xpoint/

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