稟議とは？　おすすめのワークフローシステムを紹介

　社内における決裁で必要となる「稟議」。稟議とはどのような場面で行い、どのような手順を踏むと良いのだろうか。

　今回は、稟議が行われる場面や稟議書の内容、稟議のメリットとデメリット、時間やコストを削減するためのワークフローシステムを紹介する。それぞれのポイントを押さえ、社内の決裁をスムーズに行うための参考としてほしい。

目次

●稟議とは
●稟議を行うメリット・デメリット
●おすすめのワークフローシステム
●まとめ

稟議とは

　稟議とは、申請者が案件に対しての書面を作成して上司や関係者から承認を得るまでの一連の流れを指す。複数の責任者が合議して決定する「合議制」のなごりを受けた日本特有のシステムで、複数人の承認を得ることが特徴だ。まずは、稟議が行われる場面や稟議書の内容、稟議の流れを見ていこう。

稟議が行われる場面
　稟議は、以下のような場合で行われる。企業によっては「契約稟議」「採用稟議」「購買稟議」など種類ごとに名称が定められている場合もある。

・取引先との契約締結
・人材の採用・異動
・パソコンなどの高額備品の購入
・製品やサービスの開発投資
・求人広告など広告宣伝費の利用
・社内行事の開催や経費の申請
・出張の可否
・（金融機関の場合）融資の確認

稟議書の内容
　稟議のための文書は「稟議書」とするのが一般的だが、企業や職種によっては「事案書」や「立案書」と呼ばれることもある。稟議書には「申請事項」「申請する案件の詳細」「必要となる費用」「案件を実施する目的や期待される効果」などを簡潔に記載し、関連する資料を添付する。

　主観的な判断だけでなく、客観的かつ具体的なデータを用いると説得力が増す。メリットだけでなく懸念や課題点も併せて挙げ、それらに対する対策や、メリットがデメリットを上回る旨も述べることで稟議が通りやすくなるだろう。

稟議の流れ
　紙面で行う稟議の場合、稟議書の作成から承認までの流れは以下の通りだ。

①申請者が稟議書を作成
②社内のフローに従って稟議書の番号を取得
③稟議書を役職順に回覧

　一般的に稟議書は企業全体や部署ごとに番号を振って管理するため、稟議書が作成できたら社内フローに沿って稟議書の番号を取得する。その後、権限の低い役職から高い役職へ向けて順に回していくのが通例だ。案件の内容によって、どの役職までの承認が必要となるかが異なる。上長が不可と判断した場合、その案件を終了するか、内容を修正して再申請する仕組みだ。

テレワークにより電子化がすすむ
　働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響によりテレワークが普及したことで、社内外における物理的なやり取りが難しくなった。そういった状況に伴い、稟議制度は維持したままこれらの問題を解消する手段として、稟議の一連の流れを電子化する企業が増えているようだ。既存の書類をそのまま利用できるものや他機能と連携できるものなど、さまざまなサービスが提供されている。

稟議を行うメリット・デメリット

　稟議にはどのようなメリット・デメリットがあるのだろうか。それぞれのポイントを解説する。

稟議のメリット
　稟議のメリットは、複数の責任者が案件を吟味できる点にある。承認が必要な上長へボトムアップ形式で情報を周知し、重要な決裁を個人の裁量でなく組織的に行うことが可能だ。また、会議の時間を削減できること、やり取りが文書化され事実確認がスムーズなことも利点に挙げられるだろう。

稟議のデメリット
　稟議制度のデメリットは、複数の承認が必要となることで案件の決定に時間がかかることだ。承認者が社外にいる場合は書類が長時間停滞することもあり、スピード感が求められる現代のビジネスシーン、特に稟議制度のない海外企業とのやり取りにおいては、ビジネスチャンスを逃すことに繋がるかもしれない。

　また、案件にトラブルが発生した場合責任の所在が曖昧になる可能性もあるため、あらかじめどこに責任を置くのかを社内で定めておく必要があるだろう。

おすすめのワークフローシステム

　稟議は、複数人が同時に稟議内容を確認できるワークフローシステムを用いることで紙面の移動にかかる時間とコストを大幅に削減することができる。ここでは、稟議のフローを一括管理できるワークフローシステムを紹介する。

承認Time
　承認Timeは、社内のあらゆる書類を電子化することで、ペーパーレスを実現するクラウド型ワークフローシステムだ。モバイル対応が標準仕様となっているため、社外でもリアルタイムで使用することが可能だ。オプションで40カ国まで対応可能な多言語対応機能を利用すると、入力した文章がその場で翻訳される。閲覧・保管権限を設定すると承認フロー以外の関係者にも閲覧が可能となり、進行状況の確認や内部監査での情報共有にも便利だ。

参考：【取材記事】社内業務のデジタル化はまずペーパーレスから クラウド型稟議・回覧システム「承認Time」の使いやすさ

Create!Webフロー
　Create!Webフローは、紙面の申請、決裁業務をそのまま電子化したワークフローシステムだ。クラウド版とパッケージ版の2つの利用環境を選択することができる。Excel、Word、PDFで作成された既存の稟議書のフォーマットをインポートして申請フォームを作成でき、最大10ファイルのデータを添付することが可能だ。条件分岐や複雑な承認フローにも対応しており、グループウェアや各種システムと連携することもできる。

コラボフロー
　コラボフローは、ExcelをWebワークフローに変換して運用するクラウドシステムだ。Excelに設定されたセルの区切りや罫線、テキスト色などが反映された申請書フォームを、ボタン一つで作成することができる。フォーム作成後は承認者や条件分岐などのあらかじめ用意された経路パーツをパズルのように配置することで、稟議の申請経路が完成する。承認段階ごとの入力制御や追記内容の自動判別などの機能が搭載されており、他サービスとの連携機能も充実している。

TeamSpirit
TeamSpiritは、企業に必要な機能を統合したクラウドサービスだ。勤怠や経費、工数、稟議、SNSなどの機能を一元化し、業務の効率化と管理業務のコスト削減を目指している。電子稟議では現行の稟議書に合わせた項目を設定しつつ、チェックボックスや選択リスト、通貨などのカスタマイズが可能だ。稟議の承認や差戻し、代理申請・代理承認はあらゆるデバイスで行うことができるため、稟議のスピードアップが図れるだろう。

楽々WorkflowII
楽々WorkflowIIはグローバルにも対応した電子承認・電子決裁システムだ。簡単・スピーディーな立ち上げですぐにワークフローシステムを運用することができ、スマートフォンやタブレットにも標準対応している。稟議書ツールではワークフローの進行状況や誰がいつ承認したのかが一目で分かるだけでなく、「根回し」や「合議」など、日本の商習慣にあった複雑な承認フローも実現可能だ。

まとめ

　稟議制度は決裁までに時間を要することが課題とされている一方で、電子化したりワークフローシステムを利用したりすることでスムーズな運用に移行することも可能だ。複数のワークフローシステムサービスを比較するなどして、一度自社の稟議体制を見直してみてはいかがだろうか。

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