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請求業務管理に新常識を。 時代にも即した、電子化の 悩みをまとめて解決

2021.02.28
オフィスのミカタ編集部【PR】

発行、印刷、開封、仕訳入力…。毎月必ずやってくる請求書の対応は経理担当の根幹ともいえる業務だ。令和になっても「紙+ハンコ」が主流という現状で、担当者にとって月末月初に業務量が増えることは致し方ない問題だった。インフォマートの「BtoB プラットフォーム 請求書」は、これらを電子化する新常識を提案する。さらに利用企業の要望に応えるため、資金調達のためのサービスも開始した。事業を担当する株式会社インフォマートの木村慎 執行役員と事業推進3部長の小野史裕氏に話を伺った。

発行も受け取りも 電子化しコスト削減

 BtoBプラットフォーム 請求書を導入すれば、データを入力するだけで請求書の発行ができる。従来必要だった、「請求書の印刷」「押印」「封入」にかかるコストが大幅に削減できる。相手先への送付も、送り間違いのリスクも軽減することができる。

 さらに受け取る請求書も電子化できる。請求書を発行する相手側に「プラットフォーム」のURL・ID・パスワードを渡して、フォーマットにデータを入力してもらえば即座に請求書が発行され、仕訳も自動。経理の承認フローも管理でき、「ハンコリレー」はすべてWeb上で完結する。担当者は頭を使うべきコア業務に集中することができるのだ。

 もちろん、作成する電子請求書は後で改ざんすることができない仕組みだ。請求書を電子化する際に適用を受ける「電子帳簿保存法」もクリアできる。さらに、「BtoBプラットフォーム 請求書の大きな特徴は、電子請求書の発行に必要なID・パスワードが一つだけという点です」と木村氏。取引先ごとにIDやパスワードを発行する必要がなく、管理も容易だ。

あらゆる請求書を電子化 する「AI–OCR」

 とはいえ、電子化された請求書を送ってもらうためには「これから請求書を電子化します」ということを取引先に伝え、フォーマットへ入力してもらう必要がある。そこで役に立つのが、取引先から来た請求書を電子化してくれる新サービス『invox for BtoBプラットフォーム 請求書』だ。これは紙で来た請求書を、Webで来た請求書と一緒にプラットフォーム上で管理できるサービスだ。「受け取りと発行双方の電子化が可能で、補正も行う『AI–OCR』が併用できるプラットフォームサービスは、現時点では他社にはないと思う」(木村氏)。

 紙で来た請求書を「BtoBプラットフォーム 請求書」に登録するには、担当者が請求書をスキャンしたり、手入力でフォーマットに入力する必要があった。AI–OCRは、OCR(文字の読み取り)をAIが行う機能。指定した範囲以外に記入してある文字も読み取りできるため、あらゆるフォーマットの請求書に対応できる。全ての請求書管理をプラットフォーム上で行えるのだ。

迫る制度改正  電子化が急務

 2023年10月には、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除のやり方として「インボイス制度」の導入が決まっており、木村氏は「それまでに電子化しておく必要がある」と強調する。

 インボイス制度が始まると、買手が仕入税額控除の適用を受けるためには、原則として、取引相手(売手)である登録事業者から交付を受けたインボイスの保存等が必要となる。このインボイスは、売手から買手に対して現行の請求書に加え、あらかじめ申請取得をした「登録番号」と「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額等」の記載が追加されたもので、これにより経理担当者の事務作業が確実に増えることになり、紙での管理ではミスが生まれる可能性がある。

 

新しい資金調達方法を 提案する 「電子請求書早払い」

 さらに、インフォマートがこのほど提供する画期的なサービスが、ファクタリングを活用した「電子請求書早払い」だ。請求書をインフォマートが買い取る形で(※)、通常の支払期日より早く、最短2営業日で請求書を現金化できる。手数料は業界最安水準の1・0%〜6・0%を実現している。

※審査・買い取りは協業先であるGMOペイメントゲートウェイが行う。

必要な時に必要な分だけ 資金化

 初めに買い取りを希望する請求書の内容(取引先や金額やサイトなど)を連絡し、審査が行われる。「BtoBプラットフォーム 請求書」のプラットフォームを使って請求書を入力する。すると、その請求書の内容に応じて、取引先ごとに利用する企業に対してあらかじめ「資金化枠」が設定され、必要な時に必要な分だけ請求書を資金化できる仕組み。手数料は利用開始時に設定され、1年間は変動することがない。

 小野氏は「銀行が主に大企業に対して、あらかじめ契約した融資枠の範囲で融資を実行する『コミットメントライン』と似ていますが、かかる料金は買い取り時の手数料のみです」。しかも融資ではなく「売掛金の売却」となるので、負債として計上されることはない。利用開始の審査申し込みから振り込みまでは最短5営業日と、急に資金調達が必要になっても安心といえる。

「電子請求書」が あるからこそできる

 なぜこうしたサービスが展開できるのか。小野氏は「既に50万社の利用、11兆円の商流がある『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用したサービスであり、そのプラットフォームを利用して『枠』を決めるため、信用性が担保されているためです」と胸を張る。

 入力する請求書は、電子帳簿保存法もクリアしている一切改ざんのできない信用性の高い記録だ。その記録があれば取引の真実性が明確になるため、「リスクヘッジにかかるコストを抑えることができる」(小野氏)という仕組みだ。

 「このサービスは、決済インフラ分野で国内トップレベルのシェア率を誇る『GMOペイメントゲートウェイ』と協同で展開しており、安心してご利用いただけます」と小野氏。両社がタッグを組んだからこそ生まれたサービスだ。

「請求書」利用者の声から 生まれた

 「電子請求書早払い」は、「BtoBプラットフォーム 請求書」の利用者の「請求書をお金に換えて資金繰り改善に役立てられないか」という声から生まれたサービスだ。「電子請求書が(電子帳簿保存法もクリアできるほど)きちんと保管されているのなら、うまく(資金繰りにも)使えるのではないか」という発想だった。

 「BtoBプラットフォーム 請求書」のWebの画面から「電子請求書早払い」の利用申し込みが可能で、「電子請求書早払い」の利用開始のために入力した請求書はそのまま「請求書の電子化」にもつながる。

 これまでの煩雑なプロセスとコスト問題から解放され、さらに資金調達でも大きな援助となる。従来の経理の課題の多くを解決できるソリューションに頼ってみてはいかがだろうか。

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