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バラバラの効率化ツールを 一本化すべき理由

2021.02.28
オフィスのミカタ編集部【PR】

営業・経理・経営などでバラバラの効率化ツールを使うのではなく、統合的な管理を行うことで効率的な経営につなげてほしい。事務SOLはそうした思想・設計に基づいた一元管理ツールである。また多くの企業に広まってほしいという願いを込めて、1ユーザーに限り無料で使うことができる。VIPソフトウェア株式会社の岡田郁二氏を取材し、事務SOLを用いた中小企業の効率化について話を伺った。

面倒な事務作業負担を 減らしたい中小企業の ための効率化ツール

 事務SOLを使えば、売上・給与・経費をはじめとした数字を一括管理できる。ヒト・モノ・カネをはじめとした経営資源の「見える化」を進められるツールだ。

 いわゆるERPシステムの一つにくくられるが、事務SOL最大の特徴はその安さにある。一般にERPは導入・運用に際してかなりの負担が求められるところ、事務SOLは月額9800円(税別)から利用できる。しかも1ユーザー無料なので、実際に導入して使い勝手を検証してみるのもよいだろう。
 
 現在、多くの大企業ではERPの導入が進んでいる。一方の中小企業においては、興味すら持っていない場合が多いというのが岡田氏の率直な感想だ。しかし、「それは間違っている」と話す。バックオフィスに大量の人員を割きづらい中小企業にこそ導入されるべきというのが岡田氏の考えだ。

 事務SOLは、経営効率化のためのシステムである。「例えば世に出回っている業務ソフトでよくあるのが、会計を起点とした思想で設計されているものです」と岡田氏は話す。 それに対して、事務SOLは経営効率化のために作られている。ターゲットは経営そのものであり、効率的な経営に資するよう設計されている。

経営者としての経験 システム開発会社の技術力

 事務SOLは元々、VIPソフトウェアの社内システムだった。その原点は同社の設立にまでさかのぼる。

 「16年前に起業した当時、経営の知識は全くありませんでした。その状態から全部自分で行いました。会社の設立登記から税務署・社会保険の手続きに至るまで。当時は苦労しましたよ。しかし、中小企業の基幹業務について広く知ることができたのは幸いでした」(岡田氏)
 
 起業当初はエクセルで作業を行っていた岡田氏。ところが月次決算のためのエクセル作業で、1週間近く潰れてしまう。
 
 そこで岡田氏自らが仕様書を書き、技術者を呼び戻して社内システムを作り上げた。システム開発会社だからこそできた業務効率化のための社内システムが、現在の事務SOLの源流となっている。

 このストーリーから分かるように、事務SOLは経営者としての経験と、システム開発会社としての技術に裏打ちされている。何が大変か、どこを工夫すればよいかを突き詰めた自社システムに端を発するからこそ、自信を持って他社にも勧められるのだと話す。

 岡田氏は経営者として、幾度とない難局を乗り越えてきた。一方でそうした局面を乗り越えられず、会社を畳んだ友人も多かったという。リーマンショックの時に去っていった友人を今でも忘れられず、多くの方々に使ってもらえるよう低価格でのサービス提供にこだわりを持っている。

 「中小企業こそ、ERPの導入を急ぐべきだ」と岡田氏は言う。「社内を見える化し、資源を適切に管理すべきではないでしょうか。売上や利益が明らかになれば、赤字経営にはなりづらいはずです」

バラバラだった効率化ツールを 事務SOLに一本化すべき理由

 事務SOLをはじめとしたERPは、統合的な管理を行う点に特徴を持つ。
 
 確かに業務効率のためにシステムを導入している中小企業は少なくない。もちろん中にはERPの導入に踏み切った企業もあるだろうが、多くの場合、中小企業において導入されているシステムは、部門ごとの効率化に特化したものが多いのではないかと岡田氏は考えている。「縦割りの考えに基づいて人事・給与、営業、経理でバラバラのソフトを使っていると、経営管理のためにデータのアウトプットやインプットを繰り返すことになります。それなら一つのシステムで統合して管理した方が効率が良いのではないでしょうか」
 
 岡田氏の話す通り、効率的な経営のためには正確な管理が大切だ。部門ごとにデータの形式が異なれば、突き合わせ作業に手間が掛かる。抜け漏れがあれば取引先への迷惑、あるいは誤った経営判断につながりかねない。その点事務SOLのような一元管理システムは、経営の見える化という観点から効果を発揮するだろう。多くの大企業がERPによって経営資源を管理しているように、中小企業においてもそうした観点が重要だ。
 
 実際に事務SOLを導入した企業からは「月初の社内の空気が和やかになりました」といった声が上がっている。「例えば請求書を発行するとき、現場スタッフが請求元データを作り、営業担当者が回収し、バックオフィスでそれを処理するといった工程がありますよね。現場スタッフ・営業員・事務員の三者の利害が対立して、請求書発行作業が集中する月初には悲惨な空気になる企業さんがいらっしゃいました。事務SOLを導入すると『見える化』が進むので、どこで作業が止まっているか一目で分かります。だからこその責任感が生まれ、業務が円滑に進むようになって嫌なやりとりがなくなったという声を頂いております」(岡田氏)
 
 バックオフィスの仕事の一つに煩雑な事務処理がある。もっともそれは多数ある業務の一つであり、それに忙殺されることは望ましいことではない。事務SOLで事務作業を効率化することで、バックオフィス担当者の負担は大幅に減少することが見込まれる。

中小企業の力で 日本経済を盛り上げたい

 岡田氏は、中小企業こそが日本経済の発展を担うべきだと考えている。中小企業全てに事務SOLを導入することが、岡田氏の悲願だ。「効率化が進まない会社は淘汰されると言いますが、それなら効率化を進めれば良いだけの話です。効率化によって生産性を上げ、コロナ禍の中でも生き残りましょう」

 特にコロナ禍によって業績が悪化する企業も出てくることだろう。そうした局面においてこそ、より一層の効率化に取り組むべきではないだろうか。事務SOLはそうした業務効率化のための強い味方になれると、岡田氏は考えている。

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