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出張手配業務の効率化。出張管理システム(BTM)の選び方とおすすめサービスを紹介

2021.10.06

出張の手配や管理をする上で、処理業務にかかるリソースを削減したいとお考えではないだろうか。それを叶えてくれるサービスが「出張管理システム(BTM)」だ。まだ導入していない企業は、この記事では出張管理システム(BTM)の選び方とおすすめのサービスを紹介するので、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがだろうか。

おすすめの出張管理システム(BTM)

まずはおすすめの出張管理システム(BTM)を7種紹介していく。それぞれのサービスで強みが異なるので、自社にあったサービスを選んでほしい。

❖ Bzit
JTBの法人向け出張手配・管理ソリューションツール「Bzit」。チケットの予約や支払いを一括で管理できるほか、予約データを可視化することで経費削減・業務効率化が見込めるサービスである。
https://www.jtb.co.jp/bzit/

❖ エアトリBTM
「エアトリBTM」は国内だけでなく海外向け出張にも対応しているサービス。後払い一括清算が可能なので、仮払いや立替精算の負担がない。導入費用が無料なため、検討してみてはいかがだろう。
https://www.airtrip.co.jp/service/btm/

❖ じゃらんコーポレートサービス
「じゃらんコーポレートサービス」はリクルートが運営しており、20,000社以上の導入実績がある信頼の置けるサービスである。法人一括決済ができるほかに、出張状況がリアルタイムで把握できるため有事の際などのリスク管理にも適応。
導入費用およびランニングコストが無料なので、出張管理システム(BTM)を初めて使用する場合におすすめ。
https://www.jalan.net/jalan/doc/jcs/

❖ マイナビBTM
「マイナビBTM」はホテル・飛行機・新幹線を最短5分で一括手配できるサービス。社員情報と出張旅費規定に紐づけることで、適正な出張費用を設定できる。出張にかかる様々なコストを見える化にすることで、コスト削減に大きく貢献してくれるだろう。
利用料金は月額39,500円(税抜)〜となっている。
https://btm.mynavi.jp/service/

❖ Dr.Travel
「Dr.Travel」は国内および海外出張に対応したサービス。出張者の渡航データを一元管理し、リアルタイムでアクセスが可能。安全危機管理・ガバナンスの強化が期待できる。コンシェルジュによる手配依頼や出張の相談も行える。
https://lp-travel.keihi.com/

❖ BORDER
「BORDER」は独自のチャットシステムを導入しているサービス。自分でフライトや宿泊施設を探す必要がなく、依頼をするとチャットでスピーディーに提案してくれる。出張の申請から決済まで一箇所で管理できるのはもちろん、データを自動で集計・可視化してくれるため経費の削減に役立つだろう。
https://border.co.jp/

❖ 出張手配プラス
「出張手配プラス」は出張手配専門の旅行会社が提供するサービス。最短2営業日で導入でき、JR券(新幹線)1枚からでも利用が可能。国内・海外出張以外に団体旅行や会議室などの手配までできるのも大きな特徴である。
https://www.tehaiplus.com/

出張管理システム導入のメリット

基本的に出張管理システムを導入する目的は、出張者側と管理者側の煩雑な業務の手間を省くことである。ここでは具体的に出張管理システム導入のメリットについて見ていこう。

出張者の宿泊施設・交通手段の手配と社内経費精算業務を効率化
出張者は出張先までの交通手段を調べて旅行券や宿泊施設を予約し、上長に申請し承認を得る必要がある。通常の業務をこなしながら最安値の方法を探すのは手間だろう。また、出張中に領収書を受け取り保管する必要もある。しかし、出張管理システムがあれば一括で手配を任せられるほか、後払いで会社清算にできるのも大きなメリットだろう。

管理者の経理業務や出張の承認業務を効率化
管理者の場合、申請された料金が会社規定の範囲内なのかどうかを逐一確認する必要がある。また、出張先で社員がアクシデントに巻き込まれる恐れもあるため、リスクマネジメントを徹底しておかなければならない。このような手間を省くことができ、管理者側においても出張における様々な業務の効率化を図ることができる。

出張管理システム導入の選び方

上で紹介したように、出張管理システムを提供しているサービスは数多くある。ここではどのように選べば良いのかについて解説する。

出張者の使い勝手から選ぶ
出張管理システムの中にはPCだけでなくスマホに対応しているサービスもあるため、対応デバイスが広いものが良いだろう。また、どこまでペーパーレス化できるのか、検索機能は充実しているのかなど使い勝手の良い物を選ぶようにしよう。

既存の経理システムとの連携性から選ぶ
すでに社内に導入している経理システムと上手く連携できない場合には、余計な手間を増やしてしまうので導入前に連携が可能かどうかを確認しておく必要がある。
また、導入後のフォローやメンテナンスについても合わせて確認しておくと良いだろう。

海外出張などの対応の幅から選ぶ
サービスの中には海外出張に対応しているものもある。出張ビザの申請やパスポートの有効期限の確認、緊急時のオペレーターによる24時間対応など、あらゆる可能性を想定して対応の幅から選ぶのも良いだろう。

料金形態では選ばない

出張管理システムは初期導入費用やランニングコストが無料・有料のものがあるが、すでにある経費システムとの連携や平行運用によって出張費のコスト削減が十分に期待できるため、料金形態で選ぶというよりは相性の良さや使い勝手で選ぶことをおすすめしたい。

一般的な出張手配の主な流れ

一般的な出張手配の主な流れを下記で解説していく。管理システムを導入することで下記のフローに比べてどの点が楽になるのか検討してみよう。

出張申請書を記載し上長の承認を得る
出張が決まった段階で、出張者は自身の上長に承認を得るために出張申請書を作成する必要がある。承認が降りたら自身で旅行券や宿泊先施設を予約する。

出張中の欠勤扱い防止のための申請書を人事部に提出
会社によって出張中の欠勤扱い防止のために、人事部へ出張を行うという申請書を提出するケースもあるだろう。

仮払金がある場合の申請
あらかじめ出張にかかる費用を会社が仮払してくれる会社もあるだろう。その場合の申請は、基本的に上長ではなく経理の担当者に申請書を提出することが多い。

出張後の出張精算書を作成し上長の承認を得る
出張後には出張先でかかった経費をまとめて出張精算書を作成し、上長の承認を得て経費が精算される。この時、使用した交通機関のメモや領収書などを合わせて提出する場合が多い。

管理としての経理処理を行う
出張者から提出された出張精算書をもとに、会社規定に基づいた上限金額に収まっているか、あるいは金額に誤差がないかどうかをチェックする。出張者が経費を立て替えている場合には出来る限り迅速に経理処理を行い、精算できるようにする。

出張コストを抑えるための社内でできる取り組み

出張管理システムを導入する以外にも、出張コストを抑えるために社内でどのような工夫ができるのか、その取り組みの一例を紹介しよう。

早期予約を行い格安航空券や早割・宿泊セットを活用する
航空券やプランによっては、一ヶ月前など早期予約を行うことで通常の価格よりも安く購入できる場合がある。そのため、出張のスケジュールはできる限り早めに立て、承認フローを迅速に行う必要があるだろう。

法人カードを利用してマイルも会社へ還元する
法人カードを導入することで、旅行券などを購入する場合に貯まるマイルを会社へと還元できる。多くの社員を抱え、出張が多いような業種の場合はより効率的だろう。

そもそもWeb会議で代替ができないか検討する
大前提としてそもそも出張を行わなければならないのか、Web会議で代替ができないのかを検討することをおすすめしたい。Web会議で済むならば出張費用や人件費などを削減できるため、必要性を先方含め再検討してみてはいかがだろうか。

出張時に求められるコロナウイルス感染予防

コロナウイルスが世間を騒がせている中、出張を行う上で注意したいことは交通機関や宿泊施設など、不特定多数の人間が利用する場所での感染予防対策である。マスクの着用はもちろん、アルコール除菌シートなどを携帯するのも良いだろう。また、リスクマネジメントとして出張者に「新型コロナウイルス接触確認アプリ(COCOA) 」をインストールしてもらうよう規定を設ける、あるいは出張先において外食や繁華街の利用をできる限り避けてもらうよう呼びかけをしておきたい。

まとめ

もし出張が多い業種にも関わらず未だ出張管理システムを導入していない場合は、ぜひ積極的に導入を検討してほしい。また、経費削減だけでなくコロナウイルスなどの観点からそもそも本当に出張が必要なのかどうかを再検討し、Web会議などで代用できないのかを提案してみるのも良いだろう。

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