シフト管理システムとは？メリット・デメリットやサービスを選ぶポイントを紹介

2021.11.26

効率的なシフト管理を行うために、シフト管理システム導入を検討したいと考えている担当者もいるのではないだろうか。今回は、そもそもシフト管理とはなにか、その目的や方法について触れるとともに、シフト管理システムの機能や導入のメリット・デメリットを詳しく紹介する。自社に適したシフト管理体制を検討しよう。

シフト管理とは

従業員たちが交代しながら勤務するシフト制において、マネジメント側が従業員の働き方を管理する仕事が「シフト管理」だ。

勤務時間や働く曜日を固定していないシフト勤務では、従業員がワークスタイルに沿った働き方を実現できる一方で、マネジメント側は従業員のシフト希望を取り入れながらも、従業員の負担が偏ることのないよう管理を行う必要がある。従業員が多いほど、シフト管理の業務負担は大きくなり、時間や工数のかかる業務の一つと言えるだろう。

シフト管理を行う目的

シフト管理は、シフト制を導入している企業において必要不可欠な業務だ。適切なシフト管理を行うことで、業務効率化が実現し、売上や利益の向上が期待できる。仮にシフト管理を適切に行えていない場合、次のような事態が想定されるだろう。

●人員が足りず業務自体の運営が困難となる
●人員が多すぎて、無駄な人件費が発生する
●シフトの負担に偏りがあり、従業員のモチベーションが低下する　など

上記のようなケースを避けるためにも、企業や店舗に合わせた適切なシフト管理を心掛けることが重要だ。

シフト管理の方法

ここからは、シフト管理の具体的な方法について見ていこう。

● Excel（エクセル）を活用する
1つ目のシフト管理手法は「Excel」を使った方法だ。Excelの関数や演算式を活用することで、紙によるアナログ的なシフト管理に比べ、より効率的に管理を行うことができる。具体的には、日付や曜日の入力が簡単にできるほか、関数を使えば、従業員過不足を把握したり、勤務時間を計算したりすることも容易になるだろう。

Excelの活用に慣れていない場合や、できるだけすぐに表を作成したい場合は、シフト表のテンプレートを活用するのもオススメだ。テンプレートをもとに、自社で使いやすいようアレンジを加えると良いだろう。

● シフト管理システムを使う
Excelよりもさらに容易なシフト管理手法がITを活用した「シフト管理システム」だ。シフト管理システムとは、シフトを自動作成する機能を備えたシステムのこと。必要な人員や希望休、従業員のスキルといった条件を設定するだけで、シフトを完成させることができる。さまざまなシステムやサービスがあるため、業務効率化を実現するためには、自社に合ったタイプを選びたい。

シフト管理システムの主な機能

シフト管理システムには、シフト作成以外にも、従業員の管理に関するさまざまな機能が備わっている。シフト管理システムに搭載させていることの多い機能は、次の通り。

●給与計算機能
●勤怠管理機能
●店舗運営の分析機能
●（複数店舗を持つ場合）店舗情報などの本社一括管理機能　など

自社の業務運営方法にあわせ、複数の機能を活用することで、業務効率や生産性を向上させるだけでなく、戦略を立てる上でも大いに役立たせることができるだろう。

シフト管理システム導入のメリット・デメリット

シフト管理システムを導入するのメリット・デメリットを見ていこう。

◆ シフト管理システム導入のメリット
シフト管理システムを導入する最も大きなメリット主に3つある。1つ目は、先述したように「効率的なシフト作成・管理が可能となる」ことだ。シフト管理システムを使えばシフト希望を一括管理できるため、シフト表作成にかかる時間や工数を大幅に削減できる。

2つ目は「正確にシフト表を作成できる」ことだ。Excelなどを使った手作業でのシフト管理は、間違ってしまうリスクがあるが、シフト管理システムを使えば、入力ミスなどによる不備を減らすことができるだろう。

最後に、人件費などの「コスト削減」もメリットとして挙げられる。適切な人員配置が可能となることで、業務に対して必要以上に従業員を配置してしまう事態を減らせるためだ。シフトの偏りなど不平等な状況を解消できることで、従業員たちのモチベーションアップも期待できるだろう。

◆ シフト管理システム導入のデメリット
シフト管理システムを導入するデメリットとして「導入コスト」が挙げられる。製品や提供形態によって異なるが、一定の費用がかかることを念頭に、費用対効果を検討しておくことが必要だ。導入前に「どの程度の業務効率化が実現できるのか」など、コストに対し得られる効果を具体的に検証しておきたい。

また、シフト管理システムを活用するにあたっては、システムを使いこなすための「従業員教育」が必要となることも覚えておこう。導入後はシステム活用にあたって、さまざまな不明点やトラブルが発生する可能性がある。社内で十分なサポート体制を整えておく必要もあるだろう。

シフト管理システムを選ぶときのポイント

シフト管理システムにはさまざなまサービスがあるため、自社に合ったものを選べると良いだろう。ここでは、シフト管理システムを選ぶときのポイントを紹介する。

■ 業種や企業規模にあっているか
シフト管理システムを選ぶ際は、自社の業種の特徴に合った機能を備えているか確認しよう。例えば、医療系業種と飲食店を比べた場合、シフトの組み立て方に違いが見られる。自社のシフト体制に対応できるサービスを選ぶことが重要だ。

業種に加えて、企業規模も選ぶ際に注目したい。複数店舗を持つ企業であれば各店舗の状況を一括管理できる機能を備えたシステムを選ぶと便利に活用できるだろう。自社にとって必要な機能を明確にして、シフト管理システムを検討しよう。

■ 労働形態にあっているか
シフト管理が複雑になる要因の一つに、「複数の雇用形態が存在するケース」が挙げられる。パートやアルバイト、正社員のほかに、派遣社員や業務委託で働いている従業員がいる場合は、シフト管理がより難しくなるだろう。
　
希望する働き方が異なる従業員が多数いるケースでは、より柔軟にシフト変更を行えるシステムを選ぶのがオススメだ。

まとめ

勤務時間や働く曜日を固定していない「シフト勤務」。シフト勤務を導入する場合は適切なシフト管理が必要不可欠だ。シフト管理方法はExcelのほかに、シフト管理システムを使った方法がある。シフト管理システムを有効活用できれば、業務効率化が実現でき、生産性や従業員のモチベーション向上も期待できるだろう。自社における費用対効果を検証して、シフト管理システムの導入を検討してみてはいかがだろうか。

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