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改正電子帳簿保存法の対応、結局何から始めればいい?

2022.04.19
オフィスのミカタ編集部【PR】

改正電子帳簿保存法(以下、電帳法)が施行された。今後、経理業務の効率化は進み、バックオフィスの働き方は大きく改善することだろう。一刻も早く電子化を進めたいところだが、とはいえ何から始めればいいのか分からない企業も多いはずだ。具体的な手引きを求めて、経費BankIIを提供しているSBIビジネス・ソリューションズ株式会社アカウンティング・ソリューション部の一戸真優氏にお話を伺った。

電帳法で経理業務を刷新 少しでも早くメリットを享受するために

電帳法には色々なことが盛り込まれているが、「普段の経理業務に関わるポイントは2つ」だと一戸氏は言う。「まず、紙で受け取った証憑を電子で保存できるようになります。いわゆるスキャナ保存と呼ばれるもので、経理の業務がいい方向に大きく変わるでしょう。もう1つのポイントとして、領収書などを電子データで受け取った場合、電子のまま保存することが義務付けられることになりました。ただしこちらの義務化の部分については、2年間の経過措置が認められます」

確かに経過措置は発表されたが、それでも速やかに電子化に向けた準備を進めるべきだというのが一戸氏の意見だ。「こんなにメリットが大きく、しかも経過措置 も2年後までなので、電子化を先延ばしにする理由はありません。また、昨年末の混乱で多くの企業様が実感されたように、移行にはそれなりの時間と手間がかかります。『いつまでに電子化するか』を決めて、そこに向けて計画的に進めることが肝心です」と同氏は語っている。

電帳法対応への備え 具体的な3つのステップとは

具体的に、いつまでに電子化すればいいのか。一戸氏のおすすめは2022年度中だ。「2023年10月にはインボイス制度も導入されます。紙と電子が混在したままインボイス制度に突入するのではなく、それまでに体制を整えておくべきです。経過措置期間ギリギリの2023年末に照準を合わせると、インボイス制度対応とも重なってしまいます。そのほかにも様々な環境変化が考えられますから、今年度中を目安として、電子で受領するものと紙で受け取るもの、両方を電子保存する。同じシステムで同じように処理をして、同じフローで支払いに進むように整えるのが良いでしょう」 (一戸氏)

2022年度中にけりをつけるためには、今のうちから準備しなければならないと一戸氏は考える。「まず経営者の皆様にご理解いただきたいのが、経理部門の業務変革には相応の時間がかかるということです。決算などで3ヶ月に1回忙しい時期が到来することを鑑みると、どの月に電子化対応に注力するか計画立てて考える必要があります。少なくとも2Q分、念のため1年くらい見ておくと安全でしょう」

それでは具体的に、何をすればいいのか。一戸氏は大きく3つのステップに分けて考えている。「最初のステップは、業務の棚卸しです。自社が受け取っている証憑にはどういったものがあり、それがどういったステップを踏んで保存されているのかを洗い出します。たとえば請求書でいえば、紙と電子のどちらで受け取っているのか、確認するのは誰なのか、いつどのように支払を行い、どういった形で保存しているのかなどを把握します。棚卸しをする中で、簡単に電子化できるもの、ワークフローが長いもの、特殊な対応が必要なものなど様々に出てくると思います。どんな書類・フローがあるのかを整理整頓していただき、優先順位を決めて電子化に取り組んでいただくとスムーズです」 (一戸氏)

2つ目のステップは、保存までの手続きにあったシステム選定だ。「多くの場合には、支払の手続きは担当者から所属長、社長、経理などとワークフローが回っているはずです。電帳法に対応したサービスは数多く存在しますが、 『回覧と保存は別ルートで』などとならないためにも、自社のワークフローにあったシステムを選ぶことが大切です。たとえば経費精算システムなどを使って、ワークフローの電子化と証憑の電子保存を同時に実現するのがおすすめです」(一戸氏)

最後のステップとして、事務処理規程の作成がある。「一般に、事務処理規程を作れるようになるのはシステム選定の後です。システムの仕様や動きを理解し、それを入れ込んだ規程を作成することになるでしょう。説明会などを設けて社内に周知し、本格的に運用を開始できます」と一戸氏は考えている。

経理担当者の使いやすさも重視 経費BankIIならではの「ちょっとした」こだわり

経理業務の電子化は簡単なことではないが、一度体制を整えてしまえば経理業務は大きく効率化するだろう。自社のワークフローにあったシステムを選んで、経理のDXを一気に進めたい。

中小企業の電帳法対応には 、同社が提供している経費精算システムの「経費BankⅡ」はおすすめだ。類似製品と比べて利用料が安いにもかかわらず、領収書と請求書の電帳法対応はもちろんハイスペックな機能が数多く搭載されている。電帳法機能はオプションではなく標準搭載されているため、必要最低限の費用で経理DXを実現可能だ。

実際に、すでに経費BankIIを用いた経理業務の効率化を実現している企業もある。たとえば株式会社シバタ様は経理担当者の在宅勤務を実現するために経費BankIIを導入、社内のデジタル化を進めたのだという。相川鉄工株式会社様は経費精算の電子化により業務負担を軽減させ、経費の中身を精査する時間的余裕を生み出したそうだ。いずれも電帳法改正前の事例であり、現在ではもっと簡単に電子化を進められるだろう。

経費BankIIの特長は、何よりも「経理ファースト」で作り込まれているところだ。「経理ご担当者様にとって、いかに便利に業務をしていただけるかに焦点を当てたのが経費BankIIです。たとえば検索画面で思い通りに検索できる、申請書のカスタマイズで必須項目を細かく設定できるなど、『ちょっとしたことだけど、結局求めていたのはこれだよね』ということを実現しています」(一戸氏)

また、充実した導入サポートも特長の1つである。「経費BankIIの導入支援サービスなら、何に困っているのか、何を実現したいのかというヒアリングからはじまり、必要なマスタのご提案、マスタの取り込み支援なども行います。経理ご担当者様の負担を可能な限り減らすべく、稼働前のテストの支援、仕訳のレイアウトご相談など、包括的にサポートさせていただくオプションです」(一戸氏)

経費BankIIイチオシの機能が、新たに搭載されたAI-OCRオプションである。「領収書と請求書でそれぞれ専用のエンジンを積んでいます。特に請求書の読み取りには強いこだわりを持っており、請求書に記載された金額・日付・取引先などを自動的に判定して入力します。複数ファイルを一括で読み取ることもでき、もちろん電帳法にも対応しています 」 (一戸氏)

今後、社会は大きく変わる。それに合わせて経理業務のあり方も変わらねばならないだろう。「経理の方とお話ししていると、『今のままでいい』というお声を聞くことがありますが、電子取引の電子保存が義務化されインボイス制度も開始となったとき、アナログな方法のまま経理業務を続けていると確実に今より負担が増えていきます。 デジタル庁が創設されて様々な改革も進みつつあり、 アフターコロナが叫ばれる今、今までのやり方を続けることは難しいということを認識していただき、ぜひ早めの対策を取っていただきたい。経費BankIIであれば1IDあたり300円 /月と、決して高価ではない電子化システムで大きく工数削減できますので、中小企業の経理DXにきっとお役に立つでしょう」(一戸氏)

重視したのは利用者の納得感 大事なのは機能よりも使いやすさ

世の中に経費精算システムはたくさんある。その中で経費BankIIが選ばれる理由を聞いてみたところ「経理の方にとっての納得感」だと一戸氏は答えた。「経費BankIIも含めて、多くのシステムには最新鋭のテクノロジーが積み込まれています。しかし本当に経理の方々にとって大切なのは、『これを使うことで楽になった、やりたかったことが実現した』という納得感なのではないでしょうか」

「経理部も在宅勤務を進めたい」「自分の代わりに数字を入力してくれるシステムがほしい」そうした経理の方々の声を聞き、経理の方々に納得いただけるよう改良を重ねてきた経費BankII。経理ファーストの経費BankIIを使い、本当に納得できる電子化を進めてほしい。

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代表電話: 03-6229-0809(平日9:00~17:45、祝祭日を除く)
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