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電子署名とは?電子契約・電子サインとの関係性と無料・有料での対応策について解説

2022.05.13
オフィスのミカタ編集部

電子文書の非改ざん性と本人性を証明する役割を持つ電子署名は、電子契約時に欠かせないものとなっている。しかし、利用するには証明取得などが必要だったり仕組みが複雑だったりと、なかなか導入に踏み切れないでいる企業も多い。今回はそんな電子署名について、似た機能を持つサインとの違いや導入メリット、人気のサービスまで網羅的に紹介する。

電子署名の基礎知識

電子署名は以下の2つの役割を持っており、電子契約時には基本的に必ず付与するものとされている。

・本人証明
・非改ざん性の証明

ただ、電子印鑑や電子サインなど似た名前も多く、すべて言い方が違うだけで内容は同じだと誤解しているケースも多い。ここでは混同されがちな電子印鑑や電子サインとの違いについて見ていこう。

電子署名と電子印鑑との違い
電子署名とは、第三者機関である認証局の審査を経て発行される電子証明書を用いることで、電子文書の内容が改ざんされていないことの証明および署名者本人であることを証明する仕組みのことをいう。2001年に施行された電子署名法により、手書きの署名と同様に法的に認められることになった。

一方の電子印鑑は印鑑の電子版で、電子文書にデータ化した印影を押印する。ただ、印鑑に実印や認印があるのと同じで電子印鑑にも信頼性の高低がある。信頼性の高い電子印鑑は画像データに識別情報を持たせているため使用者や押印時間を証明でき、実印に近い役割を果たすが、非改ざん性の証明が難しく法的拘束力を持たせるのが難しいという問題がある。

電子署名と電子サインとの違い
電子署名と電子サインのもっとも大きな違いは第三者機関の介在にある。電子印鑑は第三者機関である電子認証局が電子証明書を発行してくれるため、信頼性が高い。
一方の電子サインは第三者機関を介さないため、確実な本人証明にはならない。しかし気軽に利用できるため、携帯電話の契約やスポーツジムへの入会などで利用規約を読んだ後に申込書へサインをするようなシーンで活用されている。

電子署名の役割は本人証明・非改ざん証明
電子文書の本人証明と非改ざん性の証明のために発行されるのが電子署名だ。政府から委託されている認証局で電子証明書を発行することができる。

2001年4月施行の電子署名法により電子契約に法的拘束力が持たされた
電子署名法の施行により、電子文書に対して電子署名が付与されていれば法的拘束力を持たせることができると認められるようになった。政府が電子書類化を後押しすることから今回の施行となったこともあり、紙ベースの書類から電子書類へと移行が進みつつある。

電子署名法の概要

2001年4月に施行された電子署名法には、

「認証業務(電子署名が本人のものであること等を証明する業務)に関し、一定の基準(本人確認方法等)を満たすものは国の認定を受けることができることとし、認定を受けた業務についてその旨表示することができることとするほか、認定の要件、認定を受けた者の義務等を定める」(参照:法務省「電子署名法の概要について」)

と記されている。電子署名が国から認められた形だ。認証の申請の受付先は以下リンクより確認してほしい。

電子署名を駆使して電子契約を行うメリット

電子署名を利用して電子契約を行うメリットにはいくつもある。一つずつ解説していく。

電子契約による契約締結までのスピードの向上
紙ベースの契約に比べて、電子契約なら締結までのスピードの向上が期待できる。紙ベースでは日数を取っていた印刷や押印、書類の発送、返送が電子契約書には全てなくなる。それにより締結完了までのスピードが格段にアップする。

契約書を電子データ化できることによる管理コストの削減
会社法により契約書は10年間の保管が定められており、契約書類が増えれば増えるほど、その保管スペースや管理コストの負担が重くのしかかってくる。電子契約書へと移行すれば、クラウド上などに保管できるため保管スペースは0になる。管理に関しても検索しやすいよう事前に書類名などに規則性を持たせておけば簡単にできるようになる。

収入印紙代の削減に伴う契約コストの削減
契約書には印紙税が課税されるため、作成すればするほどコストがかさむ。しかし現状では電子契約書には印紙税が課税されないため、契約コストが削減できる。

ペーパーレス化による契約コストの削減
電子契約書の導入はペーパーレス化の促進に繋がり、印刷代やインク代を削減できる。さらに見逃せないのが、印刷・製本・発送に関する人的コスト。この削減はかなり大きく影響するだろう。

電子署名の契約方法・仕組みの種類

電子署名の契約方法と仕組みを解説していく。

法的効力を重視した電子証明書タイプ
電子証明書は電子認証局で事前に審査を受けることが必須だが、第三者機関で厳しく本人証明をしてもらうことで信頼性の高さを担保している。一方で事前申請や使用期間に応じた手数料がかかることもあり、取引先にも同様の手間を強いることになるため導入を躊躇するケースも多い。

契約の負担を少なくする電子印鑑・電子サインタイプ
電子印鑑や電子サインは電子証明書を用いず、メールやSMSなどで本人確認を済ませる仕組みのものを指す。気軽に利用できるため、契約相手の負担を減らしたい場合に活用されることが多い。

電子署名を無料で活用する方法

電子署名を導入してみたいが予算の関係で難しかったり、費用をかけて導入しても活用しきれない可能性があったりと導入に踏み切れないこともあるだろう。そういった場合に活用したいのが無料サービスだ。ここでは2種類の方法を紹介する。

AdobeのPDFツールを用いて電子サインを行う
多くの企業が活用しているPDFファイルには、無料で電子サインを付与することができる。簡単に利用できることがメリットだが、電子認証局による証明がないため、電子署名に比べて法的証拠力の面では劣ってしまう。重要なビジネス契約書には向かないので注意したい。

旅費精算
有料の電子署名・電子契約サービスには無料プランが備わっていることが多く、使用人数などに制限があるものの、有料版と遜色なく使えるプランもある。まずは無料版で試してみて、不便と感じたら有料版に移行するというのも手だ。

リモートワーク・DXの推進と電子署名・契約ツールの契約を

DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進やリモートワークの浸透により、電子契約・署名の導入を検討する企業が増えている。契約がスムーズに行われることは双方にとってメリットとなる上、電子契約を導入することで、SDGsの観点からも企業の良いアピール材料となる。これを機に導入を検討してみてはいかがだろうか。

オフィスのミカタでは、電子契約に関する調査結果を2022年1月に行なっており、導入の意思を持つ企業はかなりの割合に上っていることが分かる。詳しくは下記リンクよりチェックしてほしい。

電子契約の認知度と導入率に関する調査結果【2022年版】

主要国内シェアを占める電子署名・契約ツール

ここでは多くの企業が導入している電子署名サービスについて紹介する。これから導入する場合にはまず以下3社を候補に入れておくとよいだろう。

クラウドサイン
弁護士監修の電子契約サービスであるクラウドサインは、官公庁や金融機関も利用するセキュリティの高さが魅力の一つ。外部サービスとの連携数も多く、スムーズな導入と連携が叶う。月々の利用料金は11,000円から、送信料は1件あたり220円となっている。
https://www.cloudsign.jp/

電子印鑑GMOサイン
利用料は月額料金9680円から、送信料は110円と、圧倒的なコストパフォーマンスの高さで導入企業数No.1の電子印鑑GMOサイン。千人単位の契約締結も1日でこなせる業務効率化も見逃せない。
https://www.gmosign.com/

DocuSign
アメリカに本社を置くDocuSign(ドキュサイン)は世界数億人が利用するグローバルサービス。43言語での署名が可能で、13言語で送信できるため、グローバル企業にとって欠かせない電子署名として認知されている。企業向けの料金プランは月額で45ドルから。年払いにすると月25ドルからと大幅な割引があるのも特徴だ。
https://www.docusign.jp/

まとめ

テレワークの普及に伴って電子契約が一般化していく中で、電子署名の重要性は増す一方だ。電子署名・契約ツールを活用すれば、導入障壁はそれほど高くないことを本記事で感じていただけたのではないだろうか。まずは電子署名・契約ツールの無償プランを試すなどして使い勝手を確かめて、導入を検討してほしい。