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入金管理における業務内容とシステム導入のメリットを解説。おすすめの入金管理システムも紹介

2022.06.01
オフィスのミカタ編集部

単純な作業ながらミスが許されない業務として経理担当者の肩にのしかかる入金管理業務。正確に入金予定の金額を把握し、未入金があった場合には迅速に取引先へと催促するなどの対応も欠かせない。今回はそんな「入金管理」に関する業務内容や、現状の課題、システムを導入するメリットなどを解説していく。

入金管理の業務フロー

まずは一連の入金管理業務について確認していこう。

入金予定の確認
請求情報をまとめ、いつ・どこから・いくらの入金予定があるのかを整理しておこう。入金予定を確認しておくことで、次の入金消込の作業負担を軽減できるだけでなく、キャッシュフローの把握にも役立つ。

入金消込と売掛金との照合
入金消込と売掛金との照合は、入金管理の中で最も重要な業務だ。入金消込とは、入金を確認した際に、帳簿上で売掛金を消して現金等へ仕訳処理を行う作業のことを指す。帳簿のデータと通帳などを照らし合わせることになるが、件数が増えれば同じ金額が複数あったり、金額間違いがあったりと、確認作業に膨大な時間を要することになる。

入金消込の詳しい仕組みや課題については下記記事で詳しく紹介している。ぜひ一読してほしい。

入金消込とは? 課題やシステム化について詳しく解説

取引先への未入金の確認と催促
入金消込をした結果、万が一、未入金があったり振込額が間違っていたりした場合は、まずは十分に確認を行ってから、取引先へ確認してほしい。取引先への連絡は経理担当者から行う場合と営業担当者から行う場合があるため、自社の決まりがあればその通りに、特になければまずは営業担当者に未入金の旨を伝えて、どちらから連絡すべきか指示を仰ぐとよいだろう。

Excelによる入金管理の限界

Excelで入金管理をしている会社は多いが、取引で発生するデータ量が増えれば増えるほど処理に時間がかかり、入力漏れや数字の入力ミスなどヒューマンエラーが発生しやすくなる。また、Excelでの入金管理にはマクロや関数を利用する必要があるが、そのためにはある程度のスキルが求められるため、属人化しやすいのもデメリットだ。属人化してしまうと、担当者の急な欠勤や退職時に対応できる社員がいないなど大きな混乱が生じかねない。また、不正をチェックすることも難しくなる。

入金管理システムを導入するメリット

Excelでの入金管理を卒業して導入したいのが入金管理システムだ。ここではシステムを導入するメリットについて解説していく。

業務負担が大きかった取引先ごとの管理を一元化できる
取引先ごとに入金日が違ったり、入金先金融機関が違ったりすることで、管理の業務負担が大きかったような場合に、入金管理システムは大いに役立つ。金融機関と連携することで、入金状況をリアルタイムで確認可能になり、金融機関ごとのチェックが不要になる。

売掛金の回収効率の向上が期待できる
Excelデータでは未回収金を自ら確認する必要があったが、入金管理システムでは未回収金を自動で知らせてくれたり、未回収金を一覧で表示できたりする機能があり、チェックの手間が大幅に削減できる。それにより、回収までのスピードが上がり、回収効率の向上も期待できる。

ヒューマンエラーや属人化のリスクが減少する
多くの入金管理システムでは、AIや機械学習を活用して作業内容を効率化していくため、使えば使うほどに業務時間を削減できる上、自動化が進んでヒューマンエラーが起きにくくなるといった特徴がある。それにより、Excelでの管理時に起きやすかった手入力によるヒューマンエラーの減少や、Excelに詳しい担当者が一人で業務を行うことによる属人化といったリスクの削減が期待できる。

入金管理の業務負担の減少が期待できるシステムの選び方

入金管理の業務効率を高め、業務負担の減少を期待できるシステムを選ぶ際のポイントについて紹介する。

自社にとって必要な機能を検討し、選択する
現状の入金管理における課題をあぶり出し解決するためには、どういった機能が必要なのかをまず検討してほしい。検討した内容に合わせ、解決するための機能が備わったシステムを選出するとよいだろう。

ユーザビリティに優れているか
どんなに素晴らしい機能があっても、使いこなせなければ意味がない。誰でも簡単に操作できるシステムを選ぶようにしたい。

自社で使用している既存のソフトやシステムとの連携の有無
自社ですでに何らかのバックオフィス業務ソフトやシステムを導入している場合、連携できるかどうかをチェックしたい。連携可能であれば、業務の効率化をさらに加速させることができる。

コスト面でもしっかりと複数のシステムを見比べてみる
自社にとって必要な機能を有し、ユーザビリティに優れ、既存のソフトやシステムとの連携可能な入金管理システムを複数候補に上げたら、コスト面でも見比べてみよう。ただ、安ければよいという訳でもない。サポート体制の充実度でも金額が変わってくるため、ある程度サポート面も充実させたい場合は金額とサポート内容のバランスが取れたシステムを選ぶようにしたい。

会計ソフト連携のできる入金管理システムで経理の手間を削減

会計ソフトとの連携が可能な入金管理システムを紹介する。

会計freee
取引先ごとに売掛金がグラフで表示できて視認性が高い「会計freee」は、自動で入金管理のデータを集計してくれる機能を搭載。請求書作成・発行ができ、入金管理も自動化が可能なため、日々の経理業務を大幅に削減してくれる。法人向けプランは月2,380円(税抜)のミニマムプランと月4,780円(税抜)の2種類。どちらも30日間のお試し利用ができるので、ぜひ活用してほしい。

https://www.freee.co.jp/houjin/payment/

マネーフォワード
経理関係のシステムを多数展開している「マネーフォワード」。入金管理に関してはマネーフォワードクラウド請求書でサービスを提供している。見積書、納品書、請求書、領収書を作成することができ、未入金、入金済をステータスで簡単に変更できる。基本料金は小規模事業者向けが、年額プランで月2,980円、中小企業向けが年額プランで月4,980円となり、中堅〜上場企業の場合は見積もりをしてもらう必要がある。また、2022年6月以降に料金体系に変更があり、中小企業向けプランで4名以上から1名につき300円/月がかかるようになる。

https://biz.moneyforward.com/support/invoice/guide/control/pc03.html

弥生会計
会計ソフトの老舗として有名な「弥生会計」も入金管理の頼れるパートナーだ。3,300件の金融機関に対応して取引データを自動取得できることが強み。無料請求作成ソフトのMisocaと連携することで、入金消込も自動化できる。2023年12月末までに申し込むと、初年度の利用料が無料になるキャンペーンを行っている。全ての機能を使えるため、ぜひ活用してみてほしい。

https://www.yayoi-kk.co.jp/products/account-ol/index.html

MakeLeaps
見積書から請求書までクラウド上で作成・共有でき、請求日から入金予定日まで可視化できるサービスを提供しているのが「MakeLeaps」だ。全ての書類をクラウド上で管理するため、ペーパーレス化の促進にも役に立つ。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応している。法人プランは1ユーザーあたり月800円〜か、1社あたり月25,000円の2種類がある。30日間無料トライアルもある。

https://www.makeleaps.jp/

board
見積書から領収書まで、入金管理の周辺業務や経営を効率化させるシステムを提供している「board」。複数の請求書を合算して1つの請求書にする、各種書類の作成や支払い状況の管理も可能だ。中小企業をターゲットにしており、ERPや中堅企業向けのシステムではコストがかかり過ぎるという企業にとって導入しやすいサービスだ。料金プランは3人まで利用できるBasicが月1,980円(税抜)、15人まで利用可能なStandardが月3,980円(税抜)、50人まで利用可能なPremiumが月5,980円(税抜)となっている。

https://the-board.jp/

請求管理ロボ
請求業務に関する作業時間を約80%削減すると謳う「請求管理ロボ」は導入企業500社以上の実績を持つシステムだ。請求書の発行・送付、入金消込を自動化できるほか、請求代行サービスも行っている。請求管理プランは月額30,000円で、それに請求件数によって変わる月額費用や郵送費用などがプラスされる。

https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

以下のリンク先では、入金管理を含めた請求書管理システムの選び方やおすすめのシステムを紹介している。ぜひ参考にしてみてほしい。

処理漏れをなくす請求書管理の方法とおすすめ請求書管理システムを紹介

まとめ

「取引先ごとに異なる入金日や入金先で経理業務の負担が大きい」「入金管理業務に関するヒューマンエラーや属人化を解消したい」など、入金管理に関する悩みは会社によってそれぞれだろう。多くの場合は入金管理システムを導入することで解決できる。

まずは社内の入金管理に関する課題をあぶり出し、どういった機能があれば課題が解決できるのか検討してほしい。その上で、有用な入金管理システムを選定し、問題解決に役立ててもらえたら幸いだ。