Faxを電子化するメリットとは？おすすめのクラウドFaxサービスを紹介

今まではオフィスに出勤しなければ対応できなかったFax業務だが、テレワークなど働き方が多様化している昨今ではオフィスに担当者が常駐することは難しい。そこで、このような課題を解決してくれるのがFaxの電子化だ。この記事ではFaxを電子化するメリットとともに、おすすめのクラウドFaxサービスを紹介していく。

政府が進めている働き方改革の一つとして脱FAXは民間企業へと波及

政府が推進する働き方改革の一つにテレワークが挙げられている。しかし、テレワークの妨げとなる要因の一つにFax業務など出社しなければ対応できない業務がある。テレワークやペーパーレス化など労働環境の変化に対応するには、脱Faxは避けられないだろう。

以下の記事ではFax以外にもペーパーレス化の実施状況を紹介している。ぜひ参考にしてほしい。
【ペーパーレス化の実施状況】ビジネスパーソン1000人調査

Faxを電子化するメリット

Faxを電子化することでどのようなメリットがあるか、ここでは具体例を挙げて解説していく。

手作業による事務負担や経費が削減できる
受信したFaxの印刷や、内容を確認した上で押印しファイリングするなどの手作業による事務負担を全面的に軽減できるほか、コピー用紙や電気代などの経費の削減が期待できる。

保存や保管・閲覧や検索が簡単になり業務効率が上がる
Faxを電子化すれば、受信したFaxは自動で指定のフォルダに振り分けられるため、保存・保管の手間がかからない。Faxがデータ化されていることで宛先やテキストなどの条件で検索をかけられるため、過去のデータにすぐにアクセスすることも可能だ。

マルチデバイスでの利用によりアクセスの利便性が高くなる
データ化したファイルを共有フォルダに格納しておくことで、外出先からでもデータへアクセスすることが可能になる。スマホからもアクセスできるように設定しておくと、より迅速に対応することができるだろう。

Faxを電子化して送付する方法

ここでは具体的にFaxを電子化して送付する方法について、主な2パターンを紹介する。

複合機を利用してPDF化したFaxデータを取引先のサーバーやメールに送る
複合機（コピー機）のスキャナー機能を利用することで、書類をPDF化することができる。複合機にゲートウェイアドレスなどを設定しておくことで、PDFデータをそのまま取引先のサーバーやメールに送信することが可能だ。

専用のクラウドFaxサービスを利用する
Faxの送受信に対応しているクラウドFaxサービスでは、PCやスマホで作成した文書をそのままFaxで送信することができる。サービスによってPDFやWord、Excelなど対応しているファイルは異なるため注意しよう。

テレワークでもFaxが送受信できるクラウドFaxサービスが便利

取引先がFaxしか対応していない場合や手書きの書類を受け取る必要がある場合は、オフィスに担当者が常駐していなければならなかった。しかし、自宅でもFaxが送受信できるクラウドFaxサービスを利用することで、オフィス同様のFax業務をテレワークで実現できるようになったため、今後はさらに需要が高まるだろう。

クラウドFaxサービスを導入する際の選び方

実際にクラウドFaxサービスを導入する際に、覚えておきたい選び方を紹介しよう。

まずは現在のFax番号が使えるかどうかで選定
まずは現在のFax番号が使えるかどうかを確認しよう。Fax番号が変更になる場合は、取引先や関係者に連絡する必要があるため、余計な工数や伝達ミスなどのリスクが発生する可能性がある。そのため、できる限り今のFax番号が使用できるサービスを選ぶようにすると良いだろう。

提供される機能で現状の業務負荷を改善できるか
サービスには自動でFaxをフォルダ内に振り分ける機能や、他サービスとの連携、付箋などのメモ機能などが搭載されている。自社の業務負荷を改善するためには、どんな機能が重要なのかを洗い出し、必要な機能がそのサービスで賄えるか確認しよう。

低コストでスモールスタートできるか
多くのクラウドFaxサービスは、イニシャルコストとランニングコストがかかる。サービスによっては受信数に応じて月額の利用料金が変動する従量課金型もあるので、あらかじめどの程度の費用感になるか検討することが重要だ。また、クラウドサービスは基本的に月額プランになるので、スムーズに解約できることもメリットの一つ。最初から全社導入するのではなく、部署単位での導入からスタートして使用感を試してみよう。

インフラとしてのサービスの継続性や安定性があるか
導入後はインフラとして継続的に使用するため、こまめなアップデートや充分なセキュリティ体制が整っているサービスであることが重要だ。また、トラブルなどの障害が起きた際に、迅速に対応してもらえるようサポート体制が充実しているサービスが良いだろう。

Faxの電子化を手軽に行えるおすすめクラウドFaxサービス

ここではおすすめのクラウドFaxサービスを紹介していく。

@Tovas
「@Tovas」はオフィス什器などで有名なコクヨ株式会社が提供する帳票Web配信クラウドサービスだ。請求書や納品書などの帳票を、電子ファイル・FAX・郵送で送付作業を代行してくれる。Fax以外にも取引先に応じてさまざまな送付方法が選べるというメリットがある。
https://www.attovas.com/

FNX e-受信FAXサービス
「FNX e-受信FAXサービス」は株式会社ネクスウェイが提供するクラウドFax受信サービスだ。パソコン上でFaxの送受信が行えるほかに、受信したFaxは自動でデータ化されフォルダに自動で仕分けされる。
https://www.nexway.co.jp/lp/jushin/

MOVFAX
「MOVFAX」は日本テレネット株式会社が提供するクラウド型インターネットFaxサービス。ブラウザ上でFaxの送受信が行えるため、Fax機が必要ないというメリットがある。登録後3日以内に開始できるほか、複合機の自動転送機能を使用することで現在の番号を引き継いで利用できる。
https://movfax.jp/

faximo
「faximo」はFaxの送受信をメールで行えるインターネットFaxサービスだ。メールソフトでFaxの送受信ができるため、使い慣れた操作感のまま使用可能。Fax番号は複数から選べ、さらにアプリを使用することでスマホ上からも確認できる。また、kintoneなど他サービスとの連携も可能である。
https://www.edicworks.com/service/faximo/index.html

まとめ

Fax業務は今までオフィスに出勤しないと対応できなかったが、今ではクラウドFaxサービスを利用し電子化することでテレワークでも対応することが可能になった。それだけでなくペーパーレス化による経費削減や業務効率化などあらゆる面でメリットが享受できる。まだ紙ベースでFax業務を行っている場合には、導入を検討してみてほしい。