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請求管理とは?業務の流れや効率化の方法などをまとめて解説!

2022.08.03
オフィスのミカタ編集部

請求書管理業務とは、顧客企業に対し商品やサービスの提供を行った際の、代金の請求・入金確認・会計処理までの一連の業務を指す。請求管理は経理業務において欠かせない業務のひとつだ。請求管理と聞くと、請求書を発行、送付するだけの業務と思ってしまいがちだが、実際はさまざまなプロセスがある。本記事では、請求管理業務の内容や、業務のプロセスなどをまとめて解説するので、参考にしてほしい。

目次

●請求管理とは
●請求管理業務の流れ
●請求管理業務に付随した業務
●請求管理業務で注意すべきポイント
●請求管理業務を効率化するには

請求管理とは

請求管理とは、取引先との取引発生から代金の回収までの一連の流れを管理することを指す。ここではまず、請求管理業務の内容や請求方法の種類などをみていこう。

請求管理業務の内容
請求管理業務では、顧客企業などとの取引の管理や、発生した取引情報を基に請求書の発行・送付などを行う。また、代金の回収を確認するとともに、入金情報の消込を行い、会計上に反映させることも重要な業務のひとつだ。継続的に発生する性質の業務で、効率的かつ正確に作業を行う必要がある。

請求方法の種類
請求方法は「都度請求」と「締め請求」の2つに大別される。「都度請求」とは、取引先との間に生じた商品やサービスの購入、もしくはプロジェクトの完了ごとに請求を行う方法だ。一般的には、新規で取引を開始したばかりの顧客や取引先、個人の場合などは都度請求が用いられることが多い。

これに対して「締め請求」は、発注者と受注者の間であらかじめ設定しておいた締め日に合わせ、請求を行う方法だ。締め日に到達したら、期間内に発生した取引の請求書をまとめて発行・送付し、支払いを行ってもらう。継続的な発注がある取引先など、自社と相手方との関係値が構築されている場合に行われることが多い請求方法だ。締め請求は互いに請求書発行の回数や支払いの回数を最小限に抑えられるため、業務効率化にも有効と言える。

請求管理業務の流れ

ここからは、請求管理業務の流れを確認していこう。

<ステップ1>請求の締め切り(請求内容を確認・確定する)
まずは、その月の請求金額を確定させる必要がある。毎月末や毎月10日などあらかじめ指定した日付けで、前月の締め日の翌日から当月の締め日までに発生した取引内容を基に、取引内容を集計し、請求金額を確定する。このことを「請求の締め切り」と言い、請求業務の始めに行う。請求金額の確定は、締め請求を行っている場合には必ず発生する作業だ。

<ステップ2>請求書の発行
請求の締め切りが完了したのものと都度請求分について、それぞれ確定した請求金額を請求書として発行する。請求書には以下の項目を記載する。

・請求書発行日(都度請求の場合は請求書の発行日を記載。締め請求の場合は締め日を記載する)
・請求書番号(問い合わせや照合が必要な際に活用できるため、請求書番号を記載するのが望ましい)
・請求先宛名(取引先の経理処理が円滑に進むよう、企業名および担当部署名を記載する)
・支払期日(あらかじめ取引先と決めた支払い期日を記載する)

・請求内容(商品もしくはサービス名称、単価、数量、合計金額、割引額などを記載する)
・自社情報(社名、担当部署、住所、電話番号、メールアドレスなどを記載する)
・振込先情報(自社が保有する金融機関の口座情報「金融機関名・支店名・口座種別・口座番号・名義」を記載する)

<ステップ3>請求書の送付
発行した請求書は部門責任者などの承認を経て、取引先等に送付する。送付方法は郵送・FAX・電子メールなどを使用するケースが多い。最も効率的なのは電子データと言えるが、その場合は電子署名やタイムスタンプなどの技術を取り入れ、請求書が正しく発行されたものと証明する必要がある。

<ステップ4>入金確認
請求書を送付したら、入金期日に代金が正しく入金されているかの確認を行う。まずは、請求書に記載した金融機関の口座の明細を確認し、取引先名・金額を確認する。そこで、入金額や口座名義が請求書と異なっていた場合などには、取引先に確認を行う必要がある。

中には取引先が請求書を紛失している場合や、請求書の到着確認が出来ていないなどといったケースも想定される。その場合は、改めて期日を設定した請求書を再発行するなどで対応を行うことが多い。一向に入金されない場合や、入金されないまま連絡がつかず、督促をしても相手が応じないなどの事案が発生した際には、弁護士に依頼し内容証明で督促を行うといった手続きも必要になる。

<ステップ5>入金消込
入金期日に取引先からの入金が確認できたら、入金情報の消込を行う。入金消込とは、売掛金として計上していた代金を、支払い済みとして、売掛金が記帳されていた売掛台帳から別の台帳へ情報を移す作業を指す。入金消込を行わないと売掛金が台帳に残ってしまい、2重請求などのトラブルにもつながりかねない。そのため、入金の確認がとれたら速やかに消込作業を行う必要がある。

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請求管理業務に付随した業務

請求管理では、前述の業務だけでなく、他にも付随する業務がある。ここでは請求管理に合わせて発生する業務について紹介する。

与信管理|取引発生前に実施
請求管理業務に入る前に、まず「与信管理」で取引を行う企業の信用を管理しておきたい。特に、先に商品やサービスを提供し、後で代金を支払ってもらう掛け払いには、代金未払いのリスクがつきものだ。そのため、取引先の支払い能力を定期的に確認・管理する必要がある。継続取引年数の長さで信用を担保し管理を行うことが一般的とされるが、場合によっては内部調査や外部調査を行う場合もある。取引先が信用できるかを判断してから、請求管理業務に入ることが望ましい。

請求催促|入金期日後に実施
請求書を送付し、入金期日になっても入金がない場合は、電話で直接催促するほか、請求書の再発行などで対応を行う。まずは、取引先に事実確認を行い、未入金の理由を尋ねよう。ただし、請求催促の場面では、取引先の事情だけでなく自社と取引先の間のトラブルが元で未入金になるケースもある。その場合は、むやみに請求催促を行うと大きなクレームにつながる恐れもあるため、請求元の部門との情報共有をしておくことが重要だ。また、取引先にやむを得ない事情が発生している場合は取引先の事情を考慮することも必要になり、状況に応じた対応を行うことが重要だ。

督促行為|督促に応じない場合に実施
請求催促を行ったにもかかわらず、正当な理由がなく代金の支払いに応じない場合には、督促を行う。督促とは、より強制的に支払いを求める行為で、督促期日になっても支払いが確認できない場合には、法的措置を取ることなどを督促状に明記する。代金の回収がされないと、自社の資金繰りに影響を与えることもある。そのため、確実に代金を回収することが重要だ。

請求管理業務で注意すべきポイント

ここでは請求管理業務で気を付けたいポイントを紹介する。

請求内容に間違いがないか
まずは、請求内容・請求金額が正しく記載されていることが大切だ。記載内容に誤りがあると、自社の信用問題にも発展しかねない。請求書の作成の際には、複数人で確認を行うなど、細心の注意を払い業務を行う必要がある。また、取引内容、請求金額、振込先などの基本情報を正確に記載しておくことで、取引の事実を証明する書類にもなることに加え、トラブル防止にも役立つだろう。

発行・送付漏れがないか
発行漏れ・送付漏れなどが原因で、入金が遅れるといったケースも多い。これは、取引先の移転による所在地変更や、取引先の配置換えで担当者が変わっているのに、その情報が共有されていない場合などに考えられる事案だ。そのため、取引先の移転情報や担当者の変更情報などは社内で速やかに共有し、請求書の送付先を更新していくことが重要だ。

請求管理業務を効率化するには

請求書管理業務は工程の多さや、作業の煩雑さにより担当者の業務負担が多く、業務効率化が課題となっている。ここでは、請求管理業務の効率化に有効な2つの手段を紹介する。

ERPの活用
ERPとは、「総合業務システム」や「総合基幹システム」と訳され、企業における業務の根幹である会計・人事・生産・物流・販売などの各部門に散在する情報を、一元管理できるシステムだ。営業部門で取り付けた契約情報を経理部門と速やかに共有することが可能で、請求管理業務においても部門を超えて、一括管理が可能となるため、請求管理業務の効率化に有効活用できるだろう。

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アウトソーシング
請求管理業務のアウトソーシングも効率化に有効だ。請求管理業務は、請求書の作成から入金消込に至るまで煩雑な業務が多いのが特徴だ。近年では、従業員がよりコアな業務に集中できるよう、経理部門で発生する煩雑な業務をアウトソーシングする企業も増えている。また、担当者の負担になりがちな未収金の督促や入金消込もアウトソーシングすれば、大幅な負担軽減にもつながるだろう。

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まとめ 

請求管理業務は企業活動において非常に重要な業務のひとつだ。請求管理業務では正確性も求められるため、しっかりと理解し業務を進める必要がある。一方で、継続的に発生する業務であることから、煩雑さや、担当者がコアな業務に注力できないなどといった課題もある。ERPやアウトソーシングサービスを活用するなどで、請求管理業務の効率化を図ってみるのもよいだろう。