寺田倉庫の紙・電子の文書一元管理システム「CLOUD CABINET」　提供開始

寺田倉庫株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役社長：寺田航平）は、紙も電子も一元管理ができる新たな文書管理システム「CLOUD CABINET（クラウドキャビネット）」の提供を2022年12月20日より開始した。

開発の背景

電子帳簿保存法の改正により、業務効率化が期待されている一方で、紙文書と電子文書、紙文書をPDF化したファイルが異なる管理システムで保存されることで、書類管理が煩雑になる課題がある。また、すべての書類を電子化するコストや、電子化するまでの書類整理に手間がかかることもDX推進の課題となっている。同社は1975年から文書管理を通じて新たな価値を提供してきた。ユーザーが理想とするDX化の伴走を模索した結果、紙の文書は倉庫で保管しながら必要な時に必要な書類だけを電子化でき、電子データも一括で管理できる新たなプラットフォーム「CLOUD CABINET」の開発に至った。

CLOUD CABINETの特徴

■紙も電子も一括管理
CLOUD CABINETは、紙文書や電子文書、紙文書をPDF化したファイルもクラウド上で一括管理できる文書管理システム。ユーザーは検索・出し入れ・廃棄などを1つのシステム上でできるほか、ファイルごとの権限貸与や閲覧ログの管理も可能である。また、電子契約サービスなどの複数ベンダー・外部委託サービスと連携することで、サービスを横断した一元管理を提供する。

■契約書台帳作成のサポート
現状の文書管理に課題があり管理を根本的に改善したいというニーズに応え、文書のスキャン、ファイル名の付与、Excelでの一覧ファイル納品までを含めた契約書管理台帳作成のサポートが可能。それに加え、CLOUD CABINETの登録に必要なバーコードの貼付やファイリング作業も行う。

■1箱単位ではなく1文書単位での保管
CLOUD CABINETでは、書類を1箱（段ボール）単位でなく、1件（クリアファイル）単位で預かり、管理。 業務にあわせた1件という管理単位を持つことで、システムでの検索性が高まり、廃棄期限を迎えた書類を適切に廃棄することができる。

■必要な時に必要な分だけ電子化
保管している書類1件単位での電子化依頼ができるため、すべての書類を電子化する必要がない。書面の閲覧が必要な際に、必要な書類だけを最短3時間で電子化し情報を確認することが可能となるため、効率良く電子化することができる。

まとめ

オフィス内にある紙文書と電子データを一括で保管・管理できるだけでなく、シームレスな電子契約の管理も可能な本サービス。DX化により煩雑化する書類管理のサポートに、導入を検討してみては？