オフィスのミカタとは

オフィスのミカタ おすすめ クラウド経費精算システム 4選

2019.04.04

「働き方改革」と称し、業務効率化を進めていく中で、避けて通ることが出来ない業務の中に 「経費精算 業務」が含まれる。経理担当者は日々発生する経費を仕訳、入力、支払い、などといった業務に追われている。経費を申請する側も、細かく定められたルールや煩雑なフローのせいで多くの時間を浪費してしまっているのが現状だ。これらの問題を解決する為には、経理担当者や申請者だけではなく、会社全体で取り組む必要性がある。
この特集ではこれらの問題を解決し、業務効率化を成功へと導くサービスを紹介していく。

経費精算とは・・・

経費精算とは経理業務の中の一つで、企業が事業活動をする上で必要な経費を、従業員が立て替えて支払った場合に、費用を払い戻すことを指します。
日々業務をこなしていく上で、経費を支払う場面は意外と多いです。特に営業マンなどは、移動や接待が多く、電車賃やタクシー代などの交通費の他、接待交際費など、ほぼ毎日と言っていいほど経費を使う場面に遭遇しています。月末にまとめて精算することが多く、申請する側も、受ける側へも負担になっています。

多岐にわたる経費精算項目

経費の種類は、消耗品費、交通費、会議費、接待交際費、運賃費など、項目は多岐に渡ります。一般的な経費項目は以下の通りです。

■ 消耗品費 ・・・コピー用紙やティッシュなどの各種消耗品費用
■ 旅費交通費・・・移動費や出張費、宿泊費用など
■ 接待交際費・・・得意先や取引先との接待費用など
■ 荷造運賃 ・・・荷物や郵便物の配送費用など
■ 地代家賃 ・・・事務所の賃借料や駐車場代など
■ 水道光熱費・・・電気・ガス・水道代金
■ 通信費  ・・・電話料金・FAX料金、インターネット回線使用料などの通信に関わる費用
■ 広告宣伝費・・・商品やサービスの告知・宣伝に使う費用
■ 租税公課 ・・・税金や公共料金として支払った費用(自動車税や印紙代なども含まれる)
■ 損害保険料・・・事業用の火災保険や地震保険料など
■ 修繕費  ・・・建物や器具などの修理代
■ 減価償却費・・・OA機器やオフィス家具などの高額な固定資産に対し、使用できる期間にわたっての費用配分
■ 福利厚生費・・・社員旅行や健康診断など、従業員に対する福利厚生に掛かる費用
■ 給料賃金費・・・従業員に対して支払う給与
■ 外注工賃 ・・・外部の業者に業務を委託した際に支払う費用
■ 利子割引料・・・金融機関の借入に対する利子の支払いや受取手形の割引料など
■ 貸倒金  ・・・売掛金や貸付金が回収不能になった際に、損金処理として扱う勘定科目
■ 雑費   ・・・その他の費用

経費精算システムを導入するメリット

システムを介さず、紙などのアナログな方法で管理をすると、申請する側、受ける側で多大な時間と労力を要します。
申請する側は、レシートや領収書を月末まで保管しておくリスクや、エクセル表に打ち込む手間などが挙げられます。また、事前申請が必要な場合などは(接待交際費など)、エクセルで入力、印刷、押印、申請など、とてつもない工数と時間が掛かります。結局、残業をして経費申請の作業をすることになり、「働き方改革」を妨げる要因の一つにもなります。
申請を処理する経理側も、管理の手間や処理の時間、”会社のお金を扱う”という責任感やプレッシャーなど、心理的負担も大きいです。
これらの問題点を一手に解決する手段として、経費精算システムの導入が挙げられます。システを導入することで、入力作業の大幅な削減や、申請などのワークフローもPCやスマホでワンクリックで行うことが可能になります。
最近では、クラウド型のサービスが増えており、導入コストやランニングコストを大幅に抑えることが可能です。また、スマホアプリとの連携で、移動中のちょっとした隙間時間に経費申請を行うことも可能で、申請する側も掛ける時間を大幅に削減することができます。
以下に「オフィスのミカタ」がおすすめする、クラウド経費精算システムをいくつか紹介する。ぜひ、導入を検討する際の参考にしてほしい。

◆株式会社ラクス【楽楽精算】

新たなサービスを導入するタイミングでは、運用方法や社員への教育など様々な問題が考えられる。導入のメリットが分かっていても導入に至らないケースも多々あるだろう。そこでおすすめなが株式会社ラクスが提供する交通費・経費精算システム「楽楽精算」だ。「楽楽精算」は社内の運用方法の変更を最大限に抑えながら、スムーズに導入することが可能です。主なポイントは以下の通り。

・様々な体制に合わせることが可能な設定の自由度の高さ
・カスタマイズの追加費用なし
・常に最新機能が利用可能
・サポートの充実
・強固なセキュリティ

国内導入数No.1の実績を誇っている経費精算システムだ。

  株式会社ラクス「楽楽精算」の資料はこちら

◆株式会社マネーフォワード【MFクラウド会計】

株式会社マネーフォワードが提供する「MFクラウド会計」は、経費精算のオートメーションを掲げている。大きな特徴の一つとして「脱・エクセル」が挙げられる。具体的にはOCR(自動読み取り機能)を使い、領収書を自動で明細化することが可能だ。手動で入力する必要がない分、大幅に経費精算にかかる時間を短縮することが出来る。

  株式会社マネーフォワード「MFクラウド会計」の資料はこちら

◆クラウドキャスト株式会社【Staple】

クラウドキャスト株式会社が提供する経費精算システム「Staple」。最大の特徴はPCやスマートフォン、WEB、アプリから時間や環境に左右されずに、リアルタイムで経費精算をすることが可能な点だ。また、領収書などをAIによる読み取り機能を使い、大幅に時間を短縮することが可能だ。今後「Stapleカード」という、建て替え払いを不要にすることが可能な”法人プリペイドカード”をリリース予定なので注目していきたい。

  クラウドキャスト株式会社「Staple」の資料はこちら

◆イージーソフト株式会社【ekeihi】

イージーソフト株式会社が提供する経費精算システム「ekeihi」。ニーズに合わせてオンプレミス・クラウドの2種類から選択可能となっており、経費(交通費、出張費、会議費、交際費など)の申請から承認、支払処理まで一元管理を実現する経費精算システムだ。また電子帳簿保存法に完全準拠しており、領収書や請求書を電子データで管理、ペーパレス化出来る点も魅力の一つとなっている。

  イージーソフト株式会社「ekeihi」の資料はこちら

まとめ

「働き方改革」によって業務効率化が求めているが、どこから改善すべきか分からない企業も多いのではないだろうか。それぞれの規模や状況に応じたぴったりのサービスが必ずあるので是非、一度比較してみてはいかがだろうか。