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バックオフィス業務の「ミスなく」「簡単に」をかなえる クラウドサービス「ジョブカン」

2020.01.31

きちんとできて当たり前、ミスが起こったときだけ取り沙汰されるバックオフィス業務。しかし、その当たり前を維持するのは極めて難しい。そんなバックオフィス業務を強力に支援してくれるのが、「ジョブカン」である。このサービスを提供する株式会社Donuts 社の執行役員 ジョブカン統括責任者 石山瑞樹氏と、ジョブカン事業部 パートナー事業責任者 竹間瑠莉氏に話を伺った。

ストレスをなくし、実質的な業務に集中するために

 働き方改革に合わせ、法改正によって「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務付けられた。入社日のそれぞれ違う社員がいる中、誰がいつ有給休暇を使ったのかを管理する必要がある。

 また、残業時間の把握も重要だ。

「全てを網羅することなど、到底、無理な話です」(石山氏)

 働き方自体が多様化している今、どのように勤怠を管理していけばよいのだろうか。

「これまでのようにExcelで管理していたのでは、働き過ぎを事前に見つけることはできません。ジョブカンでは労働基準法に抵触する前にアラートがかかるため、後から残業時間オーバーが発覚するという事態を防ぐことができます」(竹間氏)

リアルタイムに勤務状況を把握でき、過剰勤務を未然に防げるのだ。

「有給休暇取得状況の管理や有給休暇の自動付与もできます。これまで総務が手作業でやっていたことが自動化されるのです」(竹間氏)

「自分たちでやっていると、どうしてもミスが発生してしまいます。それによって社員に不都合が生じた場合、総務課員は大きなストレスを感じてしまいます。日々の当たり前を支えるのが総務の役割ですが、当たり前を維持するのは、大変なこと。システムを導入することによってそれを解決し、もっと会社に向き合った実質的な業務に時間を割いていただきたいのです」(石山氏)

「残業時間80%減」という喜びの声

 ジョブカンは、「勤怠管理」「ワークフロー」「経費精算」「採用管理」「労務管理」「給与計算」といった六つのサービスがある。

 Donuts社が最初に提供したのは「勤怠管理」サービスであった。

「私がDonutsに入った当初、勤怠管理のサービスは既にスタートしていました。とはいえ、まだ一応の機能が何とかそろっているという状態だったのです。なので、あらゆる企業の運営実態に沿えるよう、機能の深掘りに注力しました」(石山氏)

 たとえば、一口に残業設定対応といっても、月ごとにカウントするのか週ごとなのか、それとも日ごとなのか、会社によって残業時間の管理はさまざまだ。勤怠管理システムに月ごとの管理機能しかない場合、導入企業の方がシステムに合わせなければならない。そうではなく、企業がもともと採用していた管理方法に合わせて設定変更できるよう、柔軟で多彩な機能をどんどん付加していったという。

「無料で切り替えができるオプションを200以上ご用意し、皆様のご要望にお応えしています。中でも特に喜ばれているのは、アラート機能です」(竹間氏)

 有給休暇の取得が足りないときや、残業時間がオーバーしそうになったとき、アラートメッセージが届く。事前に知ることができるため、「気づいたら残業時間が超過していた」という事態を防ぐことができる。

「ジョブカンを採用してから社員の残業時間が80%も減少した、というお声も頂いています」(竹間氏)

 オプション機能については表示・非表示を選択できるので、従業員にとって必要のない機能は非表示にするなど、シンプルにカスタマイズすることも可能だ。これなら、パソコンがあまり得意ではない現場の従業員でも簡単に扱うことができる。

「初期導入支援パックも始めました。初期設定は機能が多いほど難しくなるという側面があります。しかし、設定というのは一度やってしまえばその後は必要ありません。直接ヒアリングしながらこちらが設定していきますので、より簡単に導入していただけます」(竹間氏)

シリーズ累計導入実績7万社以上

 ジョブカンで提供されている「勤怠管理」「ワークフロー」「経費精算」「採用管理」「労務管理」「給与計算」の六つのサービスは、自由に組み合わせて導入が可能である。必要な機能だけを選択的に導入することで、コストカットにもつながる。

「IDひとつで管理できるという一元性やサービス同士の連携は保ちながらも、それぞれが独立したサービスとして存在しています。なので、1種類だけの導入も可能です」(竹間氏)

「六つのサービスがそろってジョブカン、という考え方はしていません。一つ一つを完成品と捉えておのおのについて最高を目指し、機能を深堀りしています」(石山氏)

 それが、シリーズ累計導入実績7万社以上という圧倒的な結果につながっているのだろう。

「口コミからの集客も多く、毎月5000社以上の企業から導入検討のお問い合わせを頂いています。また、社会保険労務士の皆様からのご紹介も多く、大きな信頼を寄せられていることを実感しています」(石山氏)

ジョブカンの目指す未来の業務支援

 来春には、七つ目となる新サービスが提供される予定だ。

「カスタマイズできる業務構築アプリがローンチされます。営業支援や労務支援について、40を超えるアプリの中から好きなものを選択して導入いただけるサービスです。バックオフィスだけでなく営業向けツールも充実しており、より一層業務の効率化に貢献いたします。もちろん、既存のジョブカンサービスとの連携も可能です」(竹間氏)

 ジョブカンの描く業務支援は、さらに先を見据えている。「3年後には社員100名ほどの会社であれば、バックオフィスを一人で回せるという状態を実現したいと考えています。できれば、専門知識を持たないスタッフで回せるまでにしたいところです」(石山氏)

 バックオフィス一人体制の実現に向けて、着々と開発は進んでいるという。

「バックオフィス業務は、本来、属人的であってはならないと思っています。担当が抜けたら途端に回らなくなったということでは困ります。しかし、これまでは個人の能力に頼らざるを得ないという実情がありました。そこを、テクノロジーの力でフォローしていきたい。今後はモバイルでも使いやすく工夫を重ね、場所の制約からも解放できるように貢献していきます。」(石山氏)

「ジョブカン」3つのポイント

1.シンプルで誰でもかんたんに操作ができる
2.多彩な機能を活用し、残業時間を大幅に抑制
3.高いカスタマイズ性で自社に合わせた運用が可能に

■ お問い合わせ先情報

株式会社Donuts
電話番号   :050-3155-5640
メールアドレス:jobcan-alliance@donuts.ne.jp
対応時間   :10:00〜12:00、13:00〜17:00(土日祝除く)
ホームページ :http://all.jobcan.ne.jp/