【取材記事】社内業務のデジタル化はまずペーパーレスから クラウド型稟議・回覧システム「承認Time」の使いやすさ

作業効率アップ、経費削減のためにもぜひ取り組みたい社内業務のデジタル化。しかし、どこから手を付けていいのか分からずに、ちゅうちょしている企業も多く見られる。そんな中、継続率90％以上という実績の、社内文書ペーパーレス化を実現させるクラウドサービスがある。それが、「承認Time」だ。このシステムを提供するSBI ビジネス・ソリューションズ株式会社の代表取締役 夏川雅貴氏に話を伺った。

中小企業の生産性を著しく阻害する紙文書

「あの契約、どうなってたっけ？」書庫に行き、キャビネットをあさる。たしか、7月くらいだったな。ア・カ・サ・タ・ナ……。

　一つの文書を探すのに、これでは優に10分はかかってしまう。

　1日10分の探し物をするとしたら年間40時間、20分では80時間ものムダが発生する。一人当たりでこれである。会社全体のタイムロスとなると、その何十倍、何百倍にも膨れ上がる。

　社内文書を電子化すれば、このようなムダは一掃できる。しかし、電子化しろと言われても、何から手を付けてよいのか分からないという企業も多いだろう。

　とりあえず有名どころのグループウェアを検討してしまいがちだが、これについて夏川氏は警鐘を鳴らす。

「多機能で網羅的なグループウェアを導入したくなる気持ちは分かります。しかし、ＩＴに詳しい人材や、システムを運用できる人材がいない場合、その機能を使いこなすことができず、メンテナンスも滞ってしまいます。業務のデジタル化に向けて専門のスタッフを確保できないときは、いきなり全ての業務をデジタル化するのではなく、まずはペーパーレス化から取り組むことをお勧めします」

　この社内文書のペーパーレス化に特化したクラウド型稟議・回覧システムが、同社の提供する「承認Ｔｉｍｅ」である。

オンプレミス型類似システムの約半額という圧倒的低価格を実現

　この「承認Ｔｉｍｅ」、まず驚くのはその価格である。サーバーへソフトをインストールするオンプレミス型類似システムに比べ、同程度の機能を持ちながら約半額という低価格を実現している。このようなシステムには、書式や設定変更を行うたびにベンダーを呼ばなければならないことが多く、その都度追加料金がかかるのが一般的。しかし、「承認Ｔｉｍｅ」では、利用者が選択したオプション料金以外、一切追加料金はかからない。

「弊社では、『承認Ｔｉｍｅ』だけでなく、経費精算の仕組みや経理のアウトソーシングも提供しています。製品間のシナジーによって、一つの製品を作るよりもコストを下げることができるのです

　また、弊社は中小企業の支援を事業ドメインにしています。最先端の仕組みを中小企業に使っていただき、中小企業が本来力を発揮すべきところに力を発揮できるような環境を整えていきたい。そのような思いから、あえて価格を抑えて提供しているのです」

スマートフォン対応、多言語翻訳など、充実した機能

　スマートフォンでの使い勝手の良さも魅力である。クラウドシステムなので、モバイルツールからもアクセスできる。スマートフォンでアクセスした際には、スマートフォン用にデザインされた画面表示に切り替わり、ＡｎｄｒｏｉｄやｉＰｈｏｎｅでもタッチがしやすい。

「社外にいてもリアルタイムで使えるようになっています。例えば、時間が押してしまい、駅からタクシーを使いたいとなったとき、電車の中からでも申請することができます。これは、事後申請が認められない会社の方から、大変喜ばれています」

　モバイル対応はオプションとなっているサービスが多い中、「承認Ｔｉｍｅ」では標準仕様として組み込まれている。「モバイル対応は、外回りの多い営業の方に特に喜んでいただいています。車の中で日報や営業報告書を作って送信すれば、そのまま帰宅できるからです。それまでは一旦会社に戻ってＷｏｒｄで報告書を作り、印刷して上司の机の上に置いてから帰っていたのに、それがなくなるわけです。ここは、とてもご好評いただいている点です」

　また、これはオプションになるが、多言語対応機能も見逃せない。

「ワンクリックで40カ国まで対応可能です。書いている文章まで翻訳できるというのが最大の特徴ですね。これは、Ｗｏｖｎ社との提携によって可能となりました。リアルタイムで書かれたものを全て翻訳することができます」

　決まった書式だけを翻訳するというサービスなら見かけるが、入力した文章をその場で翻訳するという機能は、他ではなかなか見当たらない。

90％以上という高い継続率

　２０１０年に販売開始して以降、「承認Ｔｉｍｅ」の継続率は90％を超えているという。
「グループウェアと違い、何をすればいいのか明確なので、導入後、すぐにご活用いただけます。社内文書がいったんデータ化されると、その利便性から、もう紙には戻れないようです」

　低価格でありながらサポート体制がしっかりしていることも、高い継続率につながっている。「低価格のサービスの場合、インターネットでマニュアルをダウンロードし、質問があればチャット対応、というところが大半です。人件費を削減することで低価格にしているのでしょうね。しかし、『承認Ｔｉｍｅ』

　では、対面・電話・メールとサポートをそろえています。人と人とのつながりがあるのです」では、解約されるのはどのような場合なのだろうか。

「これまで解約があったのは、企業の統合があった際、統合先の使っているシステムに統一する必要があるとか、事業自体を畳むといった場合だけです。使いこなせなかったという理由での解約は、今のところ一件もありません」

「承認Ｔｉｍｅ」には解約手数料がかからない。解約する場合も、それまでのデータをダウンロードして他のシステムに簡単に乗り換えることができる。導入しやすく、やめやすいサービスであるのに、解約率は極めて低いのだ。この事実が、「承認Ｔｉｍｅ」の有効性を如実に表している。

ペーパーレスのその先へ

　ペーパーレス化が進むと、稟議を待つ時間が短縮される、文書を探す手間が要らなくなる、といった効果がある。そして、目に見えるところでは、紙文書を保管していたスペースが必要なくなり、オフィスを広く使えるようになる。

「このように分かりやすい成功体験を積むことで、社内業務のデジタル化に対する自信とさらなる意欲が湧いてくるようです。紙のデータ化に成功すると、従業員の方から積極的に、『次は経費精算ができるんじゃないか』という意見が出てくるケースが多く、『社員の意識が変わってきた』という話をよく伺います。」

　同社では、「承認Ｔｉｍｅ」の他に経費精算システムの「経費ＢａｎｋⅡ」も提供している。承認Ｔｉｍｅと連動させることにより、経費が稟議の枠を超えていないか、年度予算を超えていないかといったチェックまで行うことができる。

　まずは社内文書のペーパーレス化、そして次は経費精算と、ステップバイステップで進めていけば、業務のデジタル化は必ず実現する。

「承認Time」３つのポイント

１．クラウドで稟議・回覧業務を行うことでペーパーレス化を実現
２．スマートフォンに対応しているため外回りが多くても利用可能
３．対面・電話・メールでの手厚いサポートが揃っている

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