複雑な就業規則、大幅な法改正勤怠管理のDX実現こそが働き方を激変させる

2022.02.28

オフィスのミカタ編集部【PR】

リモートワークの導入が進む一方で、勤怠管理はアナログのままというケースは少なくない。多種多様な場所・時間に働く従業員に対して統一した勤怠管理の実現、繰り返される法改正への対応と課題は山積みだ。では勤怠管理をデジタル化することで現場はどのように変わるのか。勤怠管理シェアNo.1（※）、アクティブユーザー約226万人という「KING OF TIME」の豊田愛美氏に話を伺った。

従業員の属性、勤務先、法改正　さまざまなハードル

働き方に関する法改正や、テレワークなどワークスタイルの多様化に伴い、紙のタイムカードのような従来のアナログ的な勤怠管理だけでは対応できなくなった。しかし勤怠管理はクラウド化が難しいと二の足を踏む企業も多いのではないだろうか。

理由は三つある。一つ目は、就業規則が各社によってバラバラであること。雇用形態や所属ごとに異なる時間制度（原則、フレックス・変形労働）が混在したり、休暇の付与や取得、残業の申請承認等で就業規則は細分化される。自社の就業規則を過不足なく反映できるのかどうかの判断は単純ではなく、特に従業員数の多い企業は、事前検証や稼働後のサポートも重要だ。オンライン省力化を図る傾向が強いクラウドサービスにおいて、どこまでサポートを受けられるのかと不安も残る。二つ目は打刻方法の選択だ。ＰＣを設置できない、ＩＴリテラシーの高くない従業員が多い、衛生面やセキュリティに厳重注意が必要など、一つの打刻方法だけでは対応できないことも多い。そして三つ目は法改正への対応だ。「過去に勤怠管理のクラウド化に挫折した方にこそお試しいただきたい。ＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥでやっとクラウド化できたというお声も頂いています」と豊田氏は話す。

解決したかったのは、自社の勤怠管理における課題

２００３年にサービス提供を始めた当時は、勤怠管理用のシステムがいくつか存在はしたが、コスト面など導入ハードルが高く、中小零細企業が気軽に手を出せるものはなかった。そこでヒューマンテクノロジーズは、勤怠管理システムを低価格で導入できるクラウドサービスとして開発を進めた。

現在はＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥの開発・提供が事業の主軸となっている同社だが、設立時は携帯電話の販売ショップの運営支援も行っていた。販売ショップのスタッフの大半はアルバイトやパートで、全ての店舗で社員が管理できるわけではなかった。すると本人以外のスタッフがタイムカードを打刻するといった不正や、開店時間を守らないといった事態が多々発生した。対策を模索していく中で、同社が日本での販売代理店となっていた生体認証技術活用のソフトウェアがヒントになった。生体認証を使えば不正を防ぐことができるし、正確に打刻できる。そう考えて開発・運用を進めていくと、次々と改善点が見つかった。ＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥの最初のユーザーとして、自分たちの声を反映させていった。

他社の追随を許さない多種多様な打刻方法

ＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥの最大の特徴は、勤怠管理において最も重要な打刻方法の豊富さだ。パスワード認証、各自の端末ブラウザから打刻する「Ｍｙレコーダー」、ＧＰＳ機能を活用したモバイル打刻など、19種類の打刻方法（２０２２年１月現在）が選択できる。

「無料で何人でもお使いいただけるブラウザ打刻、スマホアプリ打刻は多くの方にご利用いただけています。最近では、マスクをした状態でも顔認証打刻と温度検知が同時にできる連携機能は、感染防止対策にもなるのでコロナ禍で人気が出ました。非接触で打刻できるので飲食店様のように衛生面を気にされる現場で喜んでいただいています。その他、パソコンを置くことができない環境でもお使いいただける打刻専用端末も複数種類ご用意があります」（豊田氏）

フィーチャーフォンの時代から携帯端末での打刻には早くから対応していた同サービスだが、スマートフォンの普及に伴い、２０２０年からはＧＰＳ勤怠管理ｆｏｒＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥアプリの提供を開始。ジオフェンシング機能がテレワークの勤怠管理に有効だと好評を得た。例えばリモートワークを行う際に、その場所から半径何ｍ以内でのみ打刻可能、といったように事前に打刻できる範囲を設定できる。

「勤怠管理とは、給与の支払いの根拠となる重要なデータです。会社側が間違いのないようにしっかり管理したいと思うのはもちろんですが、従業員側にとっては毎日朝夕の打刻や申請承認と、接触頻度の高いツールとなりますので、使いやすく手間が増えないものが望ましいです。だからこそ一定の客観性を持ったデータを正確に、かつスマートに残すために、アナログ的な管理から脱することが、企業と従業員、両方を守るために今後はより不可欠になっていくのではと思います」（豊田氏）

ワンプライスが導入ハードルを下げる

ＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥの使用料金は一人につき月額３００円で、無料の打刻方法を選択すれば初期費用は必要ない。また従量課金制なので、休職中などでその月に一度も打刻がなければ使用料金は発生しない。「ユーザー様やパートナー企業様からも評価いただくことが多いのですが、弊社のこだわりは『ワンプライス』でサービスが完結することです」と豊田氏。

打刻はもちろん、法令と就業規則に則った複雑な集計設定が可能で、残業管理、休暇管理・自動付与、スケジュール・シフト管理、給与計算連携、Ｗｉｎｄｏｗｓログオン連携、人事データ管理、簡易な工数管理・交通費申請、データ分析など従来の勤怠管理システムの枠を大きく超えた拡張機能群がワンプライスで利用できる。法改正への対応を正しく反映させるため社労士と密に連携し年３回以上は行われるアップデートも無料で、最低使用人数の制限もない。「従業員数名という企業様にも導入されていますし、打刻だけのために使用されている場合もあれば、変形労働時間制などの複雑な働き方の管理をなさっている企業様もあります。外部ツールとの連携で幅広く使用されている場合もあります」と豊田氏は説明する。労務管理や人事管理など外部ツールとの連携にも積極的だ。

「外部ツールとの連携はバックオフィス業務のデジタル化の推進に寄与できるので強化し続けます。自社サービスで閉じず、お客様の選択肢を狭めないことは一つのこだわりです。と同時に、私たちがワンプライスでご提供できる範囲の拡大にも引き続きご期待いただきたいです」（豊田氏）

導入を検討中の企業から、対面での相談や打刻端末の実機体験を行いたいという声が寄せられたことから、２０２０年に「ＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥショールーム」を開設した。現在はオンラインで実施しているセミナーの開催場所としても活用される。ワンプライスでコストパフォーマンスを追求しながらも、オンライン対応が中心のクラウドサービスが多い中、対面での対応にも応える。自分たちが勤怠管理で苦労した経験が原点にあるからこそ、自分たちが納得できるサービスを形にしたＫＩＮＧＯＦＴＩＭＥの果たす役割は大きい。