バックオフィスで電子化できる業務とは？おすすめのサービス4選を紹介！

●バックオフィス業務が抱える課題とは
●バックオフィスの業務効率化には電子化が重要
●バックオフィス業務を電子化に活用したいツールと選定のポイント
●バックオフィス業務の電子化により得られるメリット
●おすすめの電子化サービス4選
●まとめ

バックオフィス業務が抱える課題とは

バックオフィスは企業の根幹を支える重要な部門だ。しかし、ペーパーレス化や業務属人化など、抱える課題も多い。まずは、バックオフィス業務の概要を解説するとともに、バックオフィスが抱える課題を紹介していく。

そもそも、バックオフィス業務とは
バックオフィスとは、総務・経理・人事など、会社内部の業務を担当している業務の総称を指す。バックオフィスに該当する代表的な部門は下記に挙げられる。

・人事
・経理
・法務
・総務
・財務
・情報システム

上記に挙げた代表的なバックオフィス部門に共通しているのは「顧客との直接のやり取りが発生しない」性質の業務を担当するということだ。反対に、顧客との直接のやり取りが発生する営業などの部門は「フロントオフィス」と呼ばれる。

関連記事：『バックオフィス業界とは？業務内容や年間スケジュールを紹介』- オフィスのミカタ

バックオフィス業務が抱える課題
＜業務属人化＞
バックオフィス業務は、専門性の高さゆえに業務の属人化が起こりやすい部門と言われている。特定の人しかできない業務が発生してしまうと、非効率的な業務の見直しを行いにくく、生産性の低下を招く恐れがある。業務属人化の解消はバックオフィス部門の抱える大きな課題と言えるだろう。

＜問い合わせ対応＞
他部署からの問い合わせが多いのも、バックオフィス業務の特徴の一つだ。問い合わせ業務に時間が取られてしまうと、他の業務に支障をきたす恐れがあるため多くの企業で課題となっている。FAQマニュアルを作成するなどして、対策を行う企業もあるが、マニュアルが紙媒体だったり、検索機能が無かったりするなどの理由で、バックオフィスに問い合わせるという構造を変えられない企業も多い。問い合わせ業務の効率化も、検討すべき課題だろう。

＜人出不足＞
バックオフィス部門の業務は直接的に売上や利益に結びつかない。そのため、営業などの部門と比べると配置する人数を絞る傾向が多いことも特徴として挙げられる。これにより、慢性的な人手不足に頭を抱える企業も多く、大きな課題と言えるだろう。

＜アナログな業務＞
請求書や見積書などの紙媒体の書類を大量に扱うことがあるのも、バックオフィス部門の特徴だ。それらの業務を電子化する「ペーパーレス化」に課題を抱える企業も多いだろう。テレワークが普及する近年、紙媒体を主体としたアナログな管理を行っている場合は、出社が前提となることが多く、デジタル化推進は急務だ。

＜業務幅が大きい＞
バックオフィス部門の業務は多岐にわたる。そこに人手不足が加わると、一人当たりの業務量が膨大になり、長時間労働の常態化につながる恐れもある。電子化を進めることで業務効率化を図り、働き方改革を推進することもバックオフィス部門が抱える大きな課題のひとつと言えるだろう。

バックオフィスの業務効率化には電子化が重要

属人化や人手不足、アナログな業務などのバックオフィス部門の抱える課題を解決するには、各種ビジネス用ツールを活用した「業務の電子化」が不可欠だ。電子化を進めることで、業務効率化や標準化を図れるとともに、コスト削減や環境負荷の軽減などにも効果が見込める。ここからは、バックオフィスの効率化に向けて、電子化のポイントや、具体的なツール等を見ていこう。

バックオフィス業務の電子化のポイント

まず、バックオフィスの業務を電子化するにあたってのポイントを紹介していく。

＜ポイント1＞使用ツールとの相性
まずは、既存のツールとの互換性の確認をしておきたい。使用しているツールとの互換性が無いという問題が生じると、かえって業務負担を生むことになりかねない。取り扱うデータ量や作業内容を理解し、業務にマッチするツールを検討することが望ましい。

＜ポイント2＞操作性・サポートの有無
電子化ツールやシステムを導入する場合、「使いやすさ」も重要な選定ポイントだ。多機能なツールやシステムを導入しても、操作性が馴染まなければ効率が落ち、余計な時間を取られることにつながる。事前に無料で試せるトライアルを利用するなどして、操作性の確認や必要なサポートの有無を確認することをおすすめする。

おすすめの電子化サービス4選

実際に、バックオフィス業務の電子化におすすめのサービス4選を紹介する。

会計業務の電子化には「Money Forwardクラウド会計」
株式会社マネーフォワードが提供する「Money Forwardクラウド会計」は、伝票入力から決算書の作成までの一連の業務を電子化できるクラウドサービスだ。日々の取引の入力などを自動化し、データをクラウドに集約することで経営の可視化が図れることなどが大きな魅力だ。

銀行・クレジットカード・電子マネーなどの様々なサービスとの連携で日々の取引データの自動取得も可能なため、会計業務の効率化に役立つサービスだろう。初期費用はかからず、企業規模別で月額2,980円からの利用が可能。また無料で試せるトライアル期間もあるため、まずは試してから利用の判断をすることもできる。詳しくは公式HPを参考にしてほしい。

参考：公式「マネーフォワード クラウド会計 」

人事労務業務の電子化には「楽々労務」
株式会社ラクスが提供する「楽々労務」は、人事労務と従業員の紙のやり取りを電子化できる「従業員情報管理システム」だ。入社時に必要な情報を入社予定者からWeb上で収集し、従業員の個人情報を一元管理することができる。

雇用契約書の締結のオンライン化や、入社書類のペーパーレス化も可能なため、煩雑な書類作成業務の効率化に最適なサービスと言えるだろう。利用料金は月額30,000円からで、利用ユーザー数に応じて変動する仕組みを採用している。詳しくは公式HPを参考にしてほしい。

参考：公式「楽楽労務」

人事労務業務におけるマイナンバー管理には「奉行マイナンバークラウド」
人事労務業務の中でも、情報漏洩などに対するセキュリティ対策が重要なのがマイナンバー管理だ。株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供する「奉行マイナンバークラウド」は、すべてのデータを暗号化して保護するほか、世界トップレベルのセキュリティを誇るマイクロソフト社の「Microsoft Azure」で24時間365日の運用監視が可能だ。

また、マイナンバーと本人確認書類はパソコンやスマートフォンからいつでもどこでも提出可能で、会社へ持参する必要がないのも安心だ。年間利用料金は初年度24,000円からで、月額は1名あたり100円と比較的低コストで利用を開始できることも魅力のサービスだ。詳しい料金形態は公式HPを参考にしてほしい。

参考：公式「奉行Edge マイナンバークラウド」

契約管理業務の電子化には「DocuSign」
米国企業のDocuSignが提供する「DocuSign」は、100万社以上の顧客と数億人のユーザを抱える世界的シェアを誇る電子契約システムだ。契約業務の電子化に最適なサービスで、テンプレート機能による利用頻度の高い文書の準備にかかる時間の短縮や、準備プロセスの合理化が期待できる。

AndroidまたはiOSの無料アプリを使えば、外出先からでも文書の作成や送信、追跡、署名が可能なため、事務処理にかかる時間の削減も可能だ。海外企業からの信頼が厚いため、海外企業と取引がある場合などでは特に利用するメリットがあるだろう。利用料金は月額25ドルからで、最大5ユーザーまで購入可能だ。詳しい料金形態は公式HPを参考にしてほしい。

参考：公式「ドキュサイン」

バックオフィス業務の電子化により得られるメリット

ここでは、バックオフィス業務の電子化により得られるメリットを紹介する。

コスト削減
バックオフィス業務の電子化により、人件費などのコスト削減が見込める。例えば労務管理システムや経費精算システムの導入などで、社内申請処理などの定型作業を自動化することが可能だ。それにより、バックオフィス業務の作業工数が減り、結果的に残業代などの人件費削減にもつながる。

ヒューマンエラーの防止
バックオフィス業務は書類作成などの事務作業が多く、転記ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーが起こりやすい性質がある。電子化により作業を自動化することで、起こりがちなヒューマンエラーの防止が期待できるだろう。

ワークフローの可視化
ワークフローシステムなどを導入し、社内の業務フローを電子管理することで、ワークフローそのものを可視化することができる。ワークフローの可視化により、稟議や申請などの承認状況の把握が可能になるほか、意思決定の高速化やペーパーレス化などのメリットも得られるだろう。

関連記事：『ワークフローシステムとは？機能や導入メリット、導入ステップを解説 - オフィスのミカタ』

生産性の向上
バックオフィス業務の電子化により業務効率化を図ることができれば、企業全体の生産性向上にもつながると考えられる。バックオフィス業務の定型作業が自動化されることで、マネジメントおよびガバナンス強化などといった、より付加価値の高い業務に注力することが可能になるだろう。

まとめ

バックオフィス業務は企業の根幹を支える重要な業務だ。しかし、書類作成などの手間も多く、業務効率化は喫緊の課題だ。バックオフィス業務の課題解決には、効率化に電子化は欠かせない要素になるだろう。紹介したツールやサービスを参考に、バックオフィスの電子化推進を検討してみてはいかがだろうか。