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バックオフィス業界とは?業務内容や年間スケジュールを紹介

2021.12.10

企業活動を内側から支えるバックオフィス業務。その内容は多岐に渡るため、バックオフィス業務の効率化を図るサービスを提供する「バックオフィス業界」に注目が集まっている。担当者としては「サービスを利用してデジタル化を促進したい」「適切なサービスの導入を検討したい」と考えることもあるのではないだろうか。

今回は、バックオフィス業界の概要や注目される理由、バックオフィス業務の種類を紹介する。活用ツールをまとめた「業界相関図」のダウンロードも可能なので、自社のツール選びの参考としてほしい。

目次

●バックオフィス業界とは
●バックオフィス業界が注目される理由
●バックオフィスが担う仕事の種類
●バックオフィスを効率化するための活用ツール
●まとめ

バックオフィス業界とは

「バックオフィス業務」とは、顧客と直接関わらない「総務」「人事」「労務」「経理」「法務」「情報システム」の6つの領域の仕事内容の総称だ。日本の80%を占めると言われる中小企業では、この6つがまとめて部署となっているケースが多い。顧客と触接関わる「フロントオフィス」(営業やカスタマーサポート)に対する言葉で、社内全体の管理やサポートを行うことから、「管理部門」「間接部門」と呼ばれることもある。

「バックオフィス業界」とは、この6つの領域をまとめたバックオフィス部門そのもの、もしくは、バックオフィス業務を支援するためのサービスを指す。

バックオフィス業界が注目される理由

近年バックオフィス業界ではさまざまなサービスが登場し、導入する企業も増加している。ここでは、バックオフィス業界が注目される理由をおさえよう。

● テレワークの普及
バックオフィス業界が注目される大きな背景として、働き方改革や新型コロナウイルスの影響によるテレワークの普及が挙げられる。特に2019年後半以降は新型コロナの感染拡大防止策として多くの企業がテレワーク制度を導入。2020年4月には全国に緊急事態宣言が発令されたことで、テレワークを導入する企業がより広がり、さまざまな業務のシステム化が急務とされた。

その中でもバックオフィス業務は「複数人による書類の押印やチェックが発生する」「紙ベース処理のため出社しないと業務が行えない」などの理由から、テレワークに向かない業務とされていた。しかし、現在では会計や勤怠、人事、給与など、バックオフィス業務を網羅するクラウドサービスが登場。バックオフィス業務は「テレワークの例外」ではなくなり、これを支えるツールも「新型コロナ対策の一時的措置」から「業務の効率化やヒューマンエラーの防止を図る手段」として脚光を浴びることとなった。

● 政府による電子契約の認可と電子申請の義務化
オフィス出社が余儀なくされる要因であるバックオフィスの「対面」「紙」「ハンコ」問題に対し、2020年7月、政府と経済4団体はハンコの押印を含む従来の慣習を一気に転換し、デジタル化を進めることを共同で宣言した。近年の法整備で既に「電子契約」が認められていたこともあり、法律やセキュリティに対応したサービスも増加。これらを導入することで、非対面での書類やデータのやり取り等、自宅でもバックオフィス業務を行うことが可能となった。

また、2020年4月より、特定法人における社会保険の一部手続きについて、電子申請が義務化されたことも大きい。電子申請にはAPIソフトを使用して申請する方法があり、企業内で既に使用しているデータを用いて添付書類を自動作成することができる。

これらの理由により、さまざまなサービスやソフトとの連携機能を備えたバックオフィスサービスを導入する企業が増加。バックオフィスツールを利用して入力作業や対面でのやり取りを必要最低限にすることで、「コストの削減」「業務の効率化」が期待されている。

関連記事: 「今、話題の働き方「テレワーク」特集Vol.6 脱ハンコの実現へ ハンコ文化の課題とは?」
関連記事: 「労働保険の電子申請の手続き方法について解説。ポイントをおさえてスムーズな申請を」

バックオフィスが担う仕事の種類

バックオフィス業務は多岐に渡り、領域によって仕事の内容が異なる。大企業の場合は「総務」「経理」など領域ごとに部署を設けることがあるが、中小企業の場合はいくつかの領域を兼務したり、少人数で全てのバックオフィス業務を担ったりするケースも多い。ここでは、バックオフィスが担う主な仕事内容を紹介する。

【 総務 】
「縁の下の力持ち」「何でも屋」とも言われる「総務」。総務では主に「企業の事務業務や各部門の管理業務」「他の領域に属さない多種多様な業務」を担い、不定期に発生する業務も多い。会社のレベルアップを目的とし、社内全体を俯瞰するという重要な役割を持っている。

総務の主な仕事内容は次の通り。
●株主総会・取締役会の企画・運営
●社内行事の企画・運営
●文書管理
●施設管理
●機器・備品管理
●電話・メール・来客対応 など

関連記事: 「総務とは?業務内容や必要なスキルを紹介」

【 人事 】
「人事」では、4大経営資源のうち主に「ヒト」に関する業務を担う。人材に関する業務を遂行し、人材の持つ力を最大限に活用し、組織を発展させることが最大の目的だ。

人事の主な仕事内容は次の通り。
●人材採用
●従業員の配置・異動
●人材育成・キャリア開発
●人事評価
●人事制度の企画・立案・運用
●労務管理(社会保険手続・勤怠管理・福利厚生業務・安全衛生管理など) など

関連記事: 「人事とは?業務内容や必要なスキルを紹介」

【 労務 】
「人事」と同様に、「ヒト」を対象とした業務を行うのが「労務」だ。企業活動を円滑に進められるよう、従業員をサポートすることが主たる役割となる。人事の領域が「個々の従業員」であるのに対し、労務は「従業員全体」を対象としているのが一般的だが、どのような業務を「労務」とするかは企業によって異なる。

労務の主な仕事内容は次の通り。
●勤怠管理
●給与計算
●福利厚生
●規則・規程の作成、管理
●労働安全衛生

関連記事: 「労務とは?業務内容や必要なスキルを紹介」

【 経理 】
4大経営資源のうち、「カネ」に関する業務を行うのが「経理」だ。経費や人件費などの金の流れを数値として可視化し、記録・管理することを担当。主な業務は「毎日の業務」「月次業務」「年次業務」に分けられる。

経理の主な仕事内容は次の通り。
●請求書や伝票の整理
●経費の精算
●帳簿作成
●月次決算書や財務諸表の作成
●給与計算、年末調整
●会計監査対応 など

関連記事: 「経理とは?業務内容や必要なスキルを紹介」

【 法務 】
「法務」では、企業活動に伴うさまざまな法律業務を担う。近年、企業に厳格なコンプライアンス(法令順守)が求められる中で、企業活動が法令や契約と整合性をもって適正に行われ、企業が健全な発展を遂げることができるようなサポートを目的としている。

法務の主な仕事内容は次の通り。
●契約・取引法務(契約書作成やリーガルチェックなど、他社取引や契約に関わる業務)
●機関法務・組織法務(取締役会・株主総会を合法的に運営するための対応)
●社内規定の整備・コンプライアンス対応(社内ルールの策定、法務相談窓口の設置)
●紛争訴訟対応(顧客とのトラブルによる訴訟対応など) など
●法律に関する社内相談窓口

関連記事: 「法務とは?業務内容や必要なスキルを紹介」

【 情報システム 】
4大経営資源の「情報」に関する業務を担当し、ITを活用して必要な情報を収集・蓄積し、さまざまな仕組みづくりを行うのが「情報システム」だ。社内システムや社内ネットワークの管理等が主たる業務となるが、企業によって内容はさまざまだ。

情報システムの主な仕事内容は次の通り。
●IT戦略の策定
●基幹システムの構築・運用
●情報インフラの構築・運用
●社内ITに関するサポート
●セキュリティ対策 など

バックオフィスを効率化するための活用ツール

バックオフィス業務を効率化するためには、クラウド化やアウトソーシング化を図るのも1つの方法だろう。オフィスのミカタでは、バックオフィス担当者を支えるサービスがひと目でわかる3つの「 業界相関図」を作成しており、無料ダウンロードが可能だ。以下にそれぞれの業界相関図の特徴をまとめた。

■ 総務業界 ■
総務業界では、コロナ禍において「紙ベース作業のための出社」「コミュニケーション不足による認識の違いや連携ミス」に悩まされるケースが多く見られた。

オフィスのミカタ「総務業界相関図」では、そのような状況を受けて2020年版から「電子化」「コミュニケーション」のカテゴリをボリュームアップ。「新しい生活様式」「ニューノーマル」の定着を経て見えてきた自社の課題を解決するサービスを探すことが可能だ。 

▶▶▶ 総務業界相関図のDLは こちら

■ 人事業界 ■
「売り手市場」に加え、新型コロナの影響で採用方法や人材育成、人事評価等、さまざまな業務でこれまでの様式からの変更を求められた人事業界。

オフィスのミカタ「人事業界相関図」では、「求人募集情報」「採用支援」「労務」「人事企画」「採用戦略」の5つのカテゴリに分けて網羅的にサービスをマッピングしているため、担当者が業界の全体像を把握したり、自社の課題を発見したりすることができる。

▶▶▶ 人事業界相関図のDLは こちら

■ 経理業界 ■
日々の業務から将来の資産に至るまで管理しなければならない経理業界でも、働き方改革が進み勤務時間短縮や生産性向上を課題とする中で、効率化やスピード化が求められている。

オフィスのミカタ「経理業界相関図」では、「資産管理」「負債管理」「経営」の3つのカテゴリでサービスをマップ化。経理業界相関図は業界の流行やトレンドに合わせて毎年少しずつ変化しているため、全体像を把握しつつ時代の流れに即した最適なサービスを選択できる。

▶▶▶ 経理業界相関図のDLは こちら

まとめ

コロナ禍は個々人の働き方やオフィスのあり方、業務内容を見直すきっかけとなり、テレワーク勤務はWITHコロナ・AFTERコロナの働き方として今後も定着していくと予想されている。バックオフィス業界も「コスト削減」「ヒューマンエラーの防止」「業務効率化」などでますます注目が高まっていくだろう。バックオフィスツールを導入する際は、「業界相関図」を利用し、自社にとって最適なサービスを検討してほしい。

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