請求管理システムとは？選び方のポイントやおすすめサービス7選

2022.09.30

オフィスのミカタ編集部

請求書や見積書といった帳票作成や入金管理など、請求に関わる業務を自動化する「請求管理システム」。請求に関わる業務は多岐に渡る一方で、ミスを起こすと信頼関係の損失につながるため、課題解決や業務効率化のために「請求管理システムの導入を検討したい」と考える担当者もいるだろう。

今回は、請求管理システムを導入するメリットやシステム選定のポイントについて紹介する。おすすめのサービス紹介では無料で資料のダウンロードもできるため、有効に活用してほしい。

請求管理システムとは

請求管理システムとは、請求書や見積書の作成・送付など、請求に関わる経理業務を自動化・効率化するためのシステムのこと。初回に取引先情報などのデータを入力すれば、次回以降の作業が自動化され、業務の負荷やミスの軽減が期待される。

搭載されている機能
請求管理システムに搭載されている基本的な機能は、以下の通りだ。

・請求書発行（メール送信、郵送代行　など）
・納品書発行
・支払明細発行
・請求書発送
・売上レポート
・入金管理

中には、「支払督促」や「入金消込」、「決算書作成」に対応しているものもある。

請求管理システムの種類
請求管理システムは、主に自社のサーバーを利用する「オンプレミス（パッケージ）型」とインターネット上のシステムを利用する「クラウド型」の2種類に分類されるが、現在は料金設定やテレワークとの相性などから、クラウド型の利用が主流となっている。

請求管理システム導入のメリット

請求管理システムを導入することで、企業にはどのような効果があるのだろうか。期待されるメリットを紹介する。

請求業務の効率化
第一に、請求業務の効率化が挙げられる。請求管理システムは自動作成機能が搭載されており、フォーマットの見栄えもよいため、表計算ソフトによる管理に比べ、見やすい請求書を最低限のステップで作成することが可能だ。また、過去に作成した請求書や見積書がデータ化されて保存されているため、過去の帳票の検索も素早く行うことができる。

誤請求や請求漏れの防止
次に、請求業務が自動化されることで、誤請求や請求漏れを防止できることだ。請求先や請求頻度が多いほどヒューマンエラーの可能性が高まり、請求ミスは自社の損失やクライアントの信頼を失うことにつながりかねない。請求管理システムでは事前に入力した情報をもとに書類を発行するため、「宛名と住所が異なる」等の単純なミスを防ぐことができる。また、請求管理機能で請求済みや未請求の件数が表示されるため、請求漏れのリスクも低下するだろう。

情報共有の促進
社内での情報共有が容易になることも、請求管理システムを導入するメリットだ。クラウド上で作業を行うことで、営業担当同士が見積書を共有したり、経理担当が作成した請求書を現場担当がチェックしたりすることも可能になる。情報を一元化することは「担当者の欠勤時に他の担当者が業務を進められる」「引き継ぎをスムーズに進められる」といった効果も見込めるだろう。

コストの削減
請求管理システムを利用した「電子データでのやり取り」や「メールでの送付」は、ペーパーレス化につながるため、コストを大幅に削減することができる。郵送代行を依頼する場合でも1通あたり150円～200円程度と、高額になりにくい点もポイントだ。従来の手間や時間を考慮すると、費用対効果は高いと言えるだろう。

請求管理システムの選び方

請求管理システムの種類は多岐に渡るため、ポイントをおさえたうえで選定する必要がある。ここでは、留意すべきポイントについて紹介する。

搭載されている機能
請求管理システムに搭載されている機能は、提供するサービス会社によって異なる。また、機能が充実しているものほど月々の利用料金が高額になるため、自社の課題にあったものを選ぶ必要がある。例として、「書類の作成から発送までの手間や時間を効率化したい」のであれば請求書若甦から発送までを処理できるシステムで十分だが、「入金管理や支払督促までを行いたい」のであれば広範囲をカバーできるシステムを選択する必要があるだろう。

さらに、郵送代行がオプションになっているサービスもあるため、「どこまでの機能が標準で搭載されているのか」「オプションで追加できる機能は何か」を事前にきちんと把握しておこう。

他システムとの連携
自社で既に使用しているシステムとの連携可否や連携方法も、請求管理システムを選ぶ際の重要なポイントだ。連携の方法には「他システムのデータをCSVファイルで抽出後、インポートする方法」と「APIで直接連携する方法」とがある。請求書の発行頻度や取引先が多い場合は、後者の方がより効率的に請求業務を行えるだろう。

法律や税制への対応
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されるなど、近年は経理業務に関わる法律の整備が進んでいる。そのため、請求管理システムの導入においては、法律や税制に随時対応できるかどうかも確認しておきたい。「最新の税制に対応しているのか」「改正があった際は自動でアップロードが行われるのか」などを事前に把握しておこう。

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おすすめの請求管理システム

ここからは、おすすめの請求管理システムを厳選して7つ紹介する。

BtoBプラットフォーム請求書（株式会社インフォマート）
「BtoBプラットフォーム請求書」は、請求書の発行だけでなく受け取りも行える、汎用性の高い請求管理システムだ。電子帳簿保存法にも対応しているため、帳票の保管にかかる手間やコストを削減できる。契約から導入まででなく、利用開始後のフォローも行われ、24時間365日の監視体制を構築しているため、経理担当者が安心して利用できるだろう。

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請求QUICK（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
「請求QUICK」は月額利用料0円から利用できる請求管理システムだ。請求書発行から、入金消込・仕訳、請求書の買取（オンラインファクタリング）までを行うことができる。導入サポートの他、セミナー参加や電話サポートも無料。無料の範囲を超えた部分は、ユーザー数や発行枚数による従量課金制となっており、不要なコストが発生しない点がメリットだ。

【無料】資料DLはこちら：『毎月の請求管理が驚くほどラクになる！クラウド型請求書発行システム「請求QUICK」』

請求管理ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）
「請求管理ロボ」は、各種顧客管理システムや会計ソフトと連携が可能なクラウド請求管理システムだ。請求書を電子化することに特化した「請求書電子化プラン」と、入金消込にも対応した「請求管理プラン」の2つのプランがあるため、自社のニーズや予算にあわせて導入することができる。多彩な決済手段を活用した代金回収が可能な点も特長だ。

【無料】資料DLはこちら：『請求・債権管理クラウド　「請求管理ロボ」』

board（ヴェルク株式会社）
「board」では、見積書や領収書、支払通知書などのさまざまな帳票の作成をはじめとし、営業管理や支払管理、売上見込の把握、キャッシュフロー予測などの幅広い機能を利用することができる。4つのプランが存在するため、利用人数や登録データ量などから自社にあったプランを選択することが可能だ。

公式HP：『board』

eSeikyu（イージーソフト株式会社）
「eSeikyu」は、「請求書作成」「会計ソフト連携」「承認フロー」などの機能を搭載し、請求業務の完全ペーパーレス化を実現できるクラウドシステムだ。月額費用は利用者数に応じて変動するが、初期費用は無料で、オプションによる機能追加も可能。メールや電話での問い合わせ回数も無制限で、基本選定・教育は訪問サポートも可能としている点が特長だ。

公式HP：『請求管理システム「eSeikyu」』

マネーフォワードクラウド請求書（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワードクラウド請求書」は、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応したクラウド型請求管理システムだ。請求書の発行業務は、郵送やメールでの送付の他、PDFダウンロードや印刷にも対応。会計ソフトや販売管理システムとのAPI連携が可能なため、幅広い業務を効率化することが可能だ。

公式HP：『マネーフォワードクラウド請求書』

＠Tovas（コクヨ株式会社）
「＠Tovas」は、請求書などの帳票を「電子ファイル」「FAX」「郵送」のいずれかの方法で発送することができる帳票Web配信クラウドサービスだ。特定の相手先に用意した私書箱にファイル送信をする「私書箱」、ファイル送信と同時に返信用Webサイトが受信者に提供される「往復便」など、機能も充実している。

【無料】資料DLはこちら：『@TOVAS』

まとめ

請求管理システムを利用することには、業務の効率化やコストの削減、誤請求や請求漏れの防止などのメリットがある。ただし、搭載されている機能や料金はサービスごとに異なるため、事前に社内の課題や導入の目的を明確にしたうえでシステムを選ぶことが重要だ。今回紹介した内容やダウンロード資料を活用しながら、自社にあった請求管理システムを導入してほしい。