オフィスのミカタとは
従業員の働きがい向上に務める皆様のための完全無料で使える
総務・人事・経理・管理部/バックオフィス業界専門メディア「オフィスのミカタ」

オフィス移転時に電話導入作業も費用も大幅削減。日本陸連が、業務革新で「Dialpad」を選んだワケ

2019.08.30
オフィスのミカタ編集部【PR】
写真左:公益財団法人日本陸上競技連盟 管理部長 鈴木 英穂 氏、写真左:同団体 中村 仁 氏
写真左:公益財団法人日本陸上競技連盟 管理部長 鈴木 英穂 氏、写真左:同団体 中村 仁 氏

 社員が増えるごとに、ベンダーに設定してもらう必要がある固定電話。厄介だと感じている管理部門の担当者も多い。公益財団法人日本陸上競技連盟の管理部門担当者も固定電話に頭を悩ませていたが、クラウド型コミュニケーションツール「Dialpad」を導入し、働きやすさが向上した。なぜ Dialpad を導入することに決めたのか? 詳しく話を伺った。

時間もコストもかかる。管理部を悩ませるオフィスの固定電話

 陸上競技を通じてスポーツの普及と振興を図る活動をしている「公益財団法人日本陸上競技連盟」。日本代表選手団の派遣や、日本陸上競技選手権大会などの大会運営、選手・指導者の養成を行い日本の陸上競技を統括している、唯一の団体だ。

 2019年6月にオフィスを移転する前は、PBXの固定電話を使用していた同連盟。ネットワークや電話といった社内インフラの担当をしている、中村氏の手を煩わせていたという。
「オンプレミスのPBXで固定電話を使っていると、台数を増やすときに手間がかかることが問題でした。職員が増えるたび、電話機を購入して、回線を引き、設定のためにベンダーを呼ばなければなりません。電話線だけでなくLAN回線の確認や増設も発生し多方面での調整が必要です」(中村氏)
「依頼から設定までに1~2週間ほどの時間がかかるし、1台設定するごとに数万~十数万円もコストがかかるのです。そのため、職員が10名増えたら、電話機の設置だけで数十~数百万円ものコストが発生してしまいます」(鈴木氏)

「年末年始休業など、留守番電話もベンダーに設定してもらう必要があり非常に手間でした。その設定依頼は、最低でも1週間前にしなければなりません。一度、依頼を忘れてしまった時は、どうにもならずに本連盟の代表番号を私の業務用携帯電話に転送し、留守番電話設定にしていました」(中村氏)

導入初日で不安は消えた。感覚的に使える Dialpad

 オフィスの移転を機に、不便に感じていた社内インフラを一新したいと考えていた、鈴木氏と中村氏。では、なぜ Dialpad に切り替えることを選んだのか。
「移転する上で前提だったのが、設定管理がしやすく、導入時のイニシャルコストが比較的かからない先進的なソリューションであること。Dialpad は、インターネット環境さえあれば各職員のパソコンやスマートフォンで電話応対ができ、デスクの固定電話を設置する必要もなく、設定も自分たちでブラウザから即時に反映させられます。
 また、スマートフォンではインターネット回線だけではなくキャリア回線でも使用できるため、インターネット回線に不具合が起きても電話応対可能な点も、管理する立場として安心感がありました。
 最初にお話を伺った時に『これまで悩まされていた固定電話の問題を解決してくれる』と確信しました」(中村氏)

 Dialpad を導入すると、今まで1人1台デスクに置かれていた固定電話がなくなり、社内インフラの状況が大きく変わる。一斉に切り替えることに、不安はなかったのか。
「これまで当たり前だった固定電話から多機能のアプリケーションに変えることで全ての職員がすぐに使いこなせるか、といった不安はありました。固定電話を残しつつ Dialpad を使える期間を2カ月間設けられたことに加え、導入前に説明会を開いたら、職員たちがすぐに使い始めてくれて。正直こんなにすんなりと受け入れてもらえることに驚き、心配ないと確信しました。
 ほとんどの職員が1週間ほどで使い方に慣れ、固定電話に手を伸ばすこともなくなりました。UIが非常に使いやすいので、アプリケーションのインストールの後はスマートフォンを使うように、感覚的に利用できています」(鈴木氏)

写真:Dialpad の導入で、事績にとらわれない働き方も可能に
写真:Dialpad の導入で、事績にとらわれない働き方も可能に

 

管理の手間がほとんどなく、コスト削減も実現

 2カ月の併用期間を終え、オフィス移転と同時に、PBXを完全撤廃し本格的に Dialpad を導入。オフィス移転前に抱えていた問題は、スムーズに解消できたと話す。
「固定電話がなくなり、職員の業務はもちろん、管理者としてもストレスが大きく軽減されました。長期休みの留守番電話設定などは管理画面ですぐに対応できるし、最初の立ち上げ設定もベンダーを介すことなく連盟内で完結しています。また、本連盟はG Suite機能を活用しており、G Suiteと Dialpad は連携しているので、Googleアカウントでログインすれば、すぐに電話が使えるようになるのです。以前は設定に1~2週間かかっていたと思うと、かなりスピーディになりました。
 コスト削減もできています。電話機の購入や電話回線の工事も必要ありません。費用だけでなくベンダーとのコミュニケーションによるリソースも大幅に削減できました。また、固定電話はもちろん固定電話用のサーバーラックや配線も無くなったため、移転先のオフィスインフラが非常にスマートになり、見た目だけでなくフリーアドレスにも対応出来る環境になりました」(中村氏)

 管理面やコスト面の他にもさまざまなメリットを感じているそう。
「大会開催時にも、利便性を実感しています。以前は、イベントごとの電話番号取得に時間と手間がかかり、さらに電話回線を会場に敷設する必要がありました。また、運用としては『大会2日前まで』は本連盟の代表番号、『前日~大会開催期間』では新規で取得したイベント専用番号といった形で、問い合わせ電話番号が変わっていたのです。その上、会場では固定電話であるために必ず問い合わせ担当者を電話の前で待機させなければなりませんでした。
 しかし、Dialpad では大会専用の電話番号も管理画面ですぐに取得でき、大会担当者の電話番号への紐付けや電話対応時間の設定も簡単に行えます。マルチデバイスで受発信できるので、会場の固定電話前に張り付かずともどこでも通話ができます。期間中に問い合わせ電話番号を変える必要はなく、オフィスでの準備から本番前後の会場入り期間までシームレスに運用できるようになりました。
 また、大会が終了すれば、管理画面からすぐに電話番号を削除できるのもありがたい点です。通常だと削除するのに手続きが必要で、それが手間で電話番号を使い回すことも多くありました。Dialpad であれば大会後に番号を消せば、問い合わせ期間が過ぎてからの電話も防げます」(鈴木氏)

基盤作りはできた。次は『テレワーク導入の可能性』

 2020年の東京オリンピック開催期間中、都内の交通網は大混雑することが予想されている。その混雑への対策として、テレワークを導入する企業が増加している。場所を問わず電話できて、コミュニケーションが取りやすいチャット機能も付いている Dialpad は、テレワークを実施するのに最適なソリューションだといえる。
「今後、テレワークの導入の可能性を検討していきたいです。以前まで、在宅勤務は難しいと思っていました。しかし、Dialpad を使う中で『自宅での仕事も可能になるかもしれない』と感じています。テレワークを実現する基盤は Dialpad で作れたので、時代に則した働き方に対応できるようにしていきたいです」(鈴木氏)

「Dialpad」3つのポイント

1.PBX不要で場所にとらわれない働き方を実現
2.設定は誰でも簡単にでき、管理者の負担も激減
3.1ライセンスわずか800円~と低価格で導入可能

■ お問い合わせ先情報

Dialpad Japan 株式会社
電話番号   :050-1748-7710
メールアドレス:marketing-jp@dialpad.com
対応時間   :平日 9:00~18:00
ホームページ :https://dialpad.com/jp

「Dialpad Japan 株式会社」の企業情報はこちら